Gmail: 11 hyödyllistä vinkkiä ja temppua

Lähetä ja arkistoi yhdessä vaiheessa

Tässä on temppu, jolla voit säästää paljon aikaa. Napsauta ensin rataskuvaketta ja valitse asetukset tuloksena olevasta avattavasta valikosta. Etsi Lähetä ja arkistoi -osio ja valitse vieressä oleva valintaruutu Näytä "Lähetä ja arkistoi" -painike vastauksessa. Tämä lisää uuden painikkeen, kun vastaat sähköpostiin. Napsauttamalla sitä voit lähettää vastauksesi ja arkistoida sähköpostin automaattisesti, jolloin se poistetaan postilaatikostasi. Se on jumalan lahja niille, jotka saavat loputtoman määrän sähköposteja, ja se pitää postilaatikkosi puhtaana.

Ota välilehdet käyttöön ja poista ne käytöstä

Gmailissa on kolme välilehteä Ensisijainen, Sosiaalinen, ja Edistäminen - ja järjestää sähköpostisi automaattisesti puolestasi. Mutta tiesitkö, että voit mukauttaa näitä välilehtiä? Jos haluat tehdä niin, napsauta rataskuvaketta oikeassa yläkulmassa ja valitse Määritä postilaatikko avattavasta valikosta. Tämän avulla voit lisätä uusia välilehtiä, kuten Päivitykset ja Foorumittai poista välilehdet, joista et pidä tai joita et halua. Se on kätevä automaattinen järjestely, kun tunnet olosi ylikuormittuneeksi.

Katso lisää Compact-asetuksella

Kun napsautat rataskuvaketta Gmailin oikeassa yläkulmassa, yksi ensimmäisistä asioista, jotka näet avattavassa valikossa, on vaihtoehto vaihtaa Kodikas, Mukava, ja Kompakti katselutilat. Vaihdetaan kohteeseen Kompakti poistaa paljon tilaa, jolloin voit nähdä enemmän sähköpostitietoja jokaisella rivillä. Se on hyvä asetus, jos haluat maksimoida tehokkuutesi ja nähdä mahdollisimman paljon tietoa yhdellä silmäyksellä.

Ota takaisin valitettava sähköposti

Aina kun lähetät sähköpostin Gmailissa, huomaat keltaisen laatikon, jossa sanotaan, että sähköposti on lähetetty. Jos saat sen kuitenkin tarpeeksi nopeasti kiinni, voit itse asiassa peruuttaa sähköpostin sen lähetyksen aikana. Jos se on jo lähetetty, tämä vaihtoehto tulee voimaan Kumoa lähetys, jonka avulla voit korjata virheesi muutamalla napsautuksella. Jos et näe ominaisuutta, napsauta rataskuvaketta oikeassa yläkulmassa ja valitse asetukset avattavasta valikosta. Valitse sitten vieressä oleva valintaruutu Ota Kumoa lähetys käyttöön Kumoa lähetys -osiossa. Täällä voit myös asettaa 5, 10, 20 tai 30 sekunnin peruutusajan.

Lähetä rahaa välittömästi

Aina kun alat kirjoittaa sähköpostia Gmail, voit lyödä dollarin merkkiä – tai punnan merkki, jos asut Yhdistyneessä kuningaskunnassa – käyttääksesi kyseistä sähköpostia välineenä rahan lähettämiseen. Sen avulla voit asettaa summan ja syötteen tai valita maksutavan. Kun vastaanottaja saa sähköpostin, hän voi "aktivoida" maksun ja tapahtuma tapahtuu. Voisitko käyttää vain PayPalia? Kyllä, mutta tämä vaihtoehto on yhtä hyödyllinen, kun on kyse nopeiden, pienten maksujen suorittamisesta.

Käytä Smart Replyä säästääksesi aikaa vastauksiin

Gmailin mobiiliversiossa on tällä hetkellä ominaisuus nimeltä Smart Reply. Se käyttää Googlen tekoälytekniikkaa luomaan automaattisesti muutaman nopean vastauksen (jossain määrin sähköpostikäyttäytymisesi mukaan), jotka voit lähettää välittömästi. Nämä vaihtelevat perus "kiitos!" monimutkaisempiin kysymyksiin sähköpostin perusteella, johon vastaat. Se ei aina toimi, mutta yksinkertaisissa vastauksissa se voi auttaa sinua säästämään paljon aikaa mobiililaitteellasi.

Säästä tilaa Drivella

Jos sinä tiedostoa ei mahdu sähköpostiin tai et halua sekoilla liitteiden kanssa, käytä sen sijaan Google Drivea. Jokaisessa kirjoitusikkunassa on Drive-kuvake, jonka avulla voit nopeasti liittää Drive-tiedostoja selaimesta. Se on myös kätevä, jos haluat jakaa tiedostoja, joita ei ole tallennettu käyttämällesi laitteelle… kunhan Drive on yksi yleisimmistä tallennusvaihtoehdoista.

Synergioi LinkedInin kanssa

Yksi hienoista laajennuksista käytettäväksi liike-elämässä on Raportiivinen, Gmail-laajennus, joka linkittää lähettäjän yhteystiedot sosiaaliseen mediaan, erityisesti LinkedIniin. Avaa sähköposti henkilöltä, jolla on a LinkedIn-tili ja työkalu näyttävät heti profiilitietonsa sivupalkissa sekä linkit heidän eri sosiaaliseen mediaan tilit. Se on yksi parhaista käytettävissä olevista verkkotyökaluista, jos käytät Gmailia säännöllisesti.

Käytä valmiita vastauksia säästääksesi entistä enemmän aikaa

Gmail Labs ovat kokeellisia laajennuksia, jotka voit ottaa käyttöön ilmaiseksi. Labs ei aina pysy paikallaan, mutta Canned Responses on ollut tukossa jo vuosia, joten suosittelemme sitä luottavaisin mielin. Siirry rataskuvakkeeseen ja valitse asetuksetja napsauta Labs -välilehti. Yhden laboratorion pitäisi sanoa Valmiit vastaukset. Ota se käyttöön, niin voit luoda sähköpostimalleja, jotka voit kopioida välittömästi sähköpostiin ja muokata tarpeen mukaan. Se on ihanteellinen asiakaspalveluun tai liidien jäljittämiseen.

Siirrä osa sähköposteistasi

Gmail tarjoaa palvelun, jonka avulla voit perustaa joukon edustajia. Nämä edustajat voivat lukea sähköpostisi ja vastata niihin ja jopa hallita yhteystietojasi, vaikka he eivät voikaan keskustella tai muuttaa asetuksiasi. Edustajien määrittäminen on hyödyllistä, jos olet kiireinen ammattilainen ja tarvitset työntekijän tai tiimin jäsenen tarkistamaan viimeisimmät vastaukset, kun sinulla ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi aikaa.

Kokeile IFTTT-kokoonpanoja

IFTTT eli "If This Then That" on älylaitealusta, jonka avulla voit mukauttaa erilaisia ​​​​vastauksia ja kohtauksia älykotillesi. Se toimii myös monien muiden asioiden kanssa, mukaan lukien Gmail. Tässä on joitain esimerkkejä IFTTT-ideoista ihmisten jo luoma ja valmis käytettäväksi. Oikealla reseptillä voit tallentaa tiedostoja suoraan Driveen, synkronoida automaattisesti Evernoten ja Todoistin, käynnistää ilmoituksia ja suorittaa joukon muita hyödyllisiä toimintoja. Löydä elämäsi kannalta parhaat vaihtoehdot ja voit muuttaa Gmail-kokemuksesi kaksi kertaa hyödyllisemmäksi.

Toimittajien suositukset

• Google teki juuri tästä tärkeästä Gmail-suojaustyökalusta täysin ilmaisen
• Nämä ovat uusia tekoälyominaisuuksia, jotka tulevat Gmailiin, Google Docsiin ja Sheetsiin
• Voit nyt käyttää ChatGPT: n tehoja Google Slidesissa
• Gmail on saamassa suuren visuaalisen muutoksen, mutta voit kieltäytyä käytöstä
• Käytä tätä temppua tehdäksesi online-tileistäsi erittäin turvallisia

Päivitä elämäntapasiDigital Trends auttaa lukijoita pysymään tekniikan nopeatempoisessa maailmassa uusimpien uutisten, hauskojen tuotearvostelujen, oivaltavien toimitusten ja ainutlaatuisten kurkistusten avulla.