Avaa tai luo diaesitys ja valitse dia, johon haluat sijoittaa kuvakkeen. Vaihda "Lisää"-välilehteen ja napsauta "Objekti" Teksti-osiossa. Ohjelmaikkunan koosta riippuen "Objekti" saattaa näkyä joko täysikokoisena painikkeena tai pienenä, nimeämättömänä kuvakkeena.
Valitse "Luo tiedostosta" ja paina "Selaa" valitaksesi Excel-työkirjan.
Valitse "Näytä kuvakkeena" -ruutu, mutta jätä "Linkki" valitsematta, jos haluat upottaa työkirjan. Jos valitset linkin, sinun on säilytettävä alkuperäinen Excel-tiedosto nykyisessä kansiossa, jotta linkki toimii edelleen. Linkit katkeavat myös lähetettäessä diaesitystä toiselle tietokoneelle, ellet lähetä mukanasi myös työkirjaa ja sinun vastaanottaja tietää sijoittavansa sen samaan paikkaan suhteessa PowerPoint-tiedostoon kuin se oli luodessasi linkki.
Paina "Vaihda kuvaketta" ja valitse kuvake, jonka haluat näyttää diassa. Jos haluat käyttää vaihtoehtoista kuvaketiedostoa tavallisen Excel-kuvakejoukon sijaan, paina "Selaa" ja valitse kuvakkeita sisältävä ICO-, EXE- tai DLL-tiedosto. Muuta kuvatekstiriviä muuttaaksesi kuvakkeen otsikkoa. Napsauta "OK" molemmissa avoimissa valintaikkunoissa luodaksesi työkirjan kuvakkeen.
Sijoita kuvake dialle vetämällä ja käytä kuvakkeen kulmien kahvoja muuttaaksesi sen kokoa. Voit tarkastella tai muokata työkirjan sisältöä kaksoisnapsauttamalla kuvaketta.
Jos aiot käyttää diaesitystä vain yhdessä tietokoneessa, linkittäminen toimii yhtä hyvin kuin upottaminen. Linkin avulla voit myös muokata työkirjaa Excelissä tavalliseen tapaan sen sijaan, että joutuisit avaamaan sen PowerPointin kautta. Toisaalta, jos upotat työkirjan ja muokkaat sitten alkuperäistä Excel-tiedostoa, se ei päivity PowerPointissa, ellet poista kuvaketta ja luo sitä uudelleen.
Napsauta työkirjan kuvaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Muotoile objekti" muokataksesi kuvakkeen ulkoasua lisäämällä taustavärin tai ääriviivan.
PowerPoint 2007, 2010 ja 2013 voivat upottaa sekä XLS- että XLSX-työkirjoja, kun taas PowerPointin vanhemmat versiot eivät voi lukea XLSX-tiedostoja. PowerPoint toimii myös vaihtoehtoisten Excelin tukemien laskentataulukkomuotojen kanssa, kuten pilkuilla eroteltujen CSV-tiedostojen ja binääristen XLSB-tiedostojen kanssa.
Noudata samoja vaiheita Excelissä kääntääksesi prosessin päinvastaiseksi ja upottaaksesi PowerPoint-kuvakkeen laskentataulukkoon.
