Henkilökohtaisen tai yritysasiakirjan skannaus ja lähettäminen sähköpostin liitteenä voi säästää aikaa ja rahaa, koska sinun ei tarvitse huolehtia tulostus- tai postikuluista. Vaikka oikean tiedostomuodon valitseminen on tärkeää, prosessi ei ole vaikea, ja skannaustoimenpiteet ovat yleensä samat riippumatta siitä, käytätkö erillistä skanneria tai monitoimitulostinta. Sama pätee skannatun asiakirjan liittämiseen sähköpostiin, koska liitemenettelyt ovat yleensä samat useimmissa sähköpostiohjelmissa.
Valitse tiedostotyyppi
Useimmat skannerit antavat sinun valita PDF- tai JPEG-tiedoston välillä. PDF-tiedosto on paras valinta sellaisten asiakirjojen skannaamiseen, jotka sisältävät tekstiä tai vektorigrafiikkaa, joka sisältää pisteitä, viivoja, muotoja ja käyriä. Tämän muodon käyttäminen mahdollistaa myös useamman kuin yhden sivun asiakirjojen yhdistämisen yhdeksi tiedostoksi. JPEG-tiedostomuoto on hyvä valinta valokuville, sillä sen avulla voit pakata kuvatietoja ja pienentää suuren tiedoston kokoa.
Päivän video
Skannaa asiakirja
Puhdista skannerin lasi puhtaalla pehmeällä liinalla. Aseta asiakirja skannaustasolle kuvapuoli alaspäin. Kohdista se käyttämällä ohjausmerkkejä lasin kehää pitkin ja laske sitten kansi. Valitse tulostinvalikosta "skannaa", valitse tietokone, johon haluat skannata asiakirjan, valitse tiedostotyyppi ja aloita skannaus. Vaihtoehtoisesti avaa asennuksen aikana asentamasi ohjelmisto ja skannaa asiakirja tietokoneeltasi.
Tallenna ja nimeä uudelleen skannattu tiedosto
Kun tarkistus on valmis, joko Windowsin Resurssienhallinta tai Omat asiakirjat avautuvat automaattisesti. Juuri suorittamasi skannaus on luettelon viimeinen. Avaa ja tarkista asiakirja varmistaaksesi, että se on skannattu oikein, ja napsauta sitten "Tallenna" -painiketta. Nimeä tiedosto uudelleen sen nykyisestä nimestä, kuten Scan0001.jpg, kuvaavammaksi, kuten "Yrityksen puhelinluettelo", ja tallenna tiedosto sopivaan paikkaan.
Liitä asiakirja sähköpostiin
On kaksi tapaa liittää asiakirja sähköpostiin. Ensimmäisessä menetelmässä napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedoston nimeä sen nykyisestä sijainnista. Valitse näkyviin tulevasta ponnahdusvalikosta "lähetä" ja sitten "postin vastaanottaja". Uusi viesti-ikkuna avautuu, ja asiakirja on jo liitetty. Toinen tapa on avata sähköpostiohjelmasi ja kirjoittaa uusi viesti. Kun olet valmis, valitse "liitä tiedosto" -painike viestiikkunan yläosassa. Siirry kohtaan, johon tallennat asiakirjatiedoston, valitse se ja napsauta "Lisää". Tiedosto liitetään ilman lisätoimia, minkä jälkeen voit lähettää sähköpostin.
