Outlookin tehtävät auttavat sinua hallitsemaan tärkeitä tehtäväluetteloasi.
Kuvan luotto: Andreas Rodriguez/iStock/Getty Images
Voit integroida David Allenin Getting Things Done -menetelmän Microsoft Outlook 2013:een käyttämällä luokkia, seurantalippuja ja prioriteetteja. Vaikka voit määrittää PC: n Outlookin manuaalisesti toteuttamaan GTD-metodologian, useat Outlook-apuohjelmat tarjoavat edistyneitä GTD-integrointityökaluja. Voit luoda tehtäviä suoraan muista Outlook-kohteistasi, kuten sähköpostista ja tapaamisista, ja määrittää ne sitten projekteihin ja toimintoluetteloihin, jotta voit käsitellä postilaatikkoasi tehokkaammin.
Outlook for GTD: n manuaalinen määrittäminen
Vaihe 1
Kirjoita jokainen projektisi Outlookiin luokkiksi, jotta voit liittää kohteita tiettyihin projekteihin. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sähköpostia, tapaamista tai tehtävää, napsauta "Luokat" ja sitten "Kaikki luokat". Napsauta "Uusi…" -painiketta. Lisää kunkin projektin nimi ja määritä väri.
Päivän video
Vaihe 2
Muunna muut Outlook-kohteet tehtäviksi, kun ne tulevat tietoosi. Voit esimerkiksi muuntaa sähköpostiviestin tehtäväksi. Luo uusi tehtävä automaattisesti kohteen sisällöstä vetämällä ja pudottamalla tapaaminen, sähköpostiviesti, yhteystieto tai huomautus siirtymisruudun Tehtävät-kohdan päälle.
Vaihe 3
Määritä tehtävillesi liput ja prioriteetit. Avaa tehtävä ja napsauta sitten Tehtävien Koti-nauhan Seuranta-ryhmän komentoja lisätäksesi lipun. Napsauta Tunnisteet-ryhmän "Prioriteetti"-painiketta merkitäksesi kohteen "Korkean tärkeäksi". Voit käyttää tätä ilmaisinta toimintokohteiden merkitsemiseen GTD-metodologian mukaisesti.
Vaihe 4
Tarkastele tehtäväluetteloasi projektin, päivämäärän tai tärkeyden mukaan. Napsauta navigointiruudussa "Tehtävät". Napsauta Näytä-välilehteä. Valitse Järjestely-ryhmän avattavasta valikosta käytettävissä olevista näkymävaihtoehdoista. Valitse esimerkiksi "Luokat", jos haluat järjestää tehtävät projektin mukaan, "Aloituspäivä" tai "Määräpäivä" järjestää tehtävät päivämäärän mukaan tai "Priority" järjestääksesi tehtävät tärkeysjärjestyksen mukaan.
NetCentrics GTD Outlook -apuohjelman käyttäminen
Vaihe 1
Lataa ja asenna NetCentricsin Getting Things Done Outlook -apuohjelman ilmainen kokeiluversio. Tämä apuohjelma on suunniteltu yksinkertaistamaan kykyäsi käsitellä Outlook-kohteita David Allenin menetelmiä noudattaen.
Vaihe 2
Prosessoi Outlook-kohteet tehtäviksi valitsemalla NetCentrics-työkalupalkin avaintoiminnot. Valitse esimerkiksi yksi näistä toiminnoista Aloitus-nauhan Asioiden tekeminen -ryhmästä: "Toiminto", "Seuraava toiminto", "Delegoita", "Lykkää" tai "Jonain päivänä." Kun valitset jonkin näistä komennoista postilähetyksestä, tehtävä tallennetaan vastaavaan kansioon ja toiminto määritetään tehtävä.
Vaihe 3
Hallitse kaikkia käynnissä olevia projektejasi Project Centralin avulla. Napsauta "Projektikeskus" -painiketta Koti-nauhan Getting Things Done -ryhmässä. Tämän ikkunan avulla voit järjestää tehtäviä tiettyihin projekteihin.
Vaihe 4
Luo projektiraportti. Napsauta Project Centralissa "Projekti"-valikkopainiketta ja napsauta sitten "Luo raportti...". Valitse raporttiin sisällytettävät vaihtoehdot. Valitse esimerkiksi "Eräpäivä" avattavasta Lajittele tehtävät -valikosta. Luo raportti napsauttamalla "OK". Napsauta Tulosta-painiketta tulostaaksesi raporttisi – se on merkitty tulostinta muistuttavalla kuvakkeella.
TaskCracker for Outlook -apuohjelman käyttäminen
Vaihe 1
Lataa ja asenna TaskCracker for Outlookin ilmainen 30 päivän kokeiluversio. TaskCracker auttaa sinua järjestämään Outlook-kohteet käyttämällä visuaalista esitystä tehtävistäsi ja projekteistasi vetämällä ja pudottamalla.
Vaihe 2
Napsauta "Open TaskCracker" -komentoa TaskCracker-nauhan Open-ryhmässä. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa "TaskCracker" vasemmalla olevan Kansiot-ruudun alaosassa.
Vaihe 3
Järjestä tehtäväsi tärkeysjärjestyksen mukaan. Napsauta tehtävää, vedä se toiseen kvadranttiin TaskCracker-näytön sisällä ja vapauta se määrittääksesi tehtävän tälle prioriteetille. Tämän menetelmän avulla voit määrittää nopeasti toimintoja tehtäväluetteloosi ilman, että sinun tarvitsee avata jokaista yksittäistä tehtävää.
