Voit lisätä muistutuksen vain, jos merkitset sähköpostin.
Käynnistä Microsoft Outlook 2013 ja napsauta "Uusi sähköposti" -painiketta luodaksesi uuden sähköpostin. Kirjoita sähköpostisi, napsauta "Seuranta" Viesti-välilehden Tunnisteet-ryhmässä ja valitse "Lisää muistutus". Mukautettu-ikkuna tulee näkyviin.
Valitse Merkitse minulle -ruutu luodaksesi muistutuksen itsellesi. Valitse lipun tyyppi "Flag to" -ruudusta. Voit valita "Seuranta", "Tietojasi", "Lähetä edelleen", "Ei tarvitse vastata", "Lue", "Vastaa", "Vastaa kaikille" tai "Tarkista". Valitse lipun alkamispäivä "Aloituspäivä"-ruudusta ja eräpäivä "Eräpäivä"-ruudusta. Lippujen avulla ihmiset löytävät nopeasti tärkeät sähköpostit; sähköpostit voidaan lajitella lipun tilan mukaan. Valitse "Muistutus"-ruutu ja valitse muistutuksen päivämäärä ja aika kahdesta avattavasta valikosta.
Valitse "Merkitse vastaanottajille" -ruutu ja sitten "Muistutus" -ruutu merkitäksesi sähköpostin vastaanottajille ja lisäät heille muistutuksen. Valitse lipun tyyppi "Flag to" -ruudusta ja aseta sitten muistutuksen päivämäärä ja aika käyttämällä kahta avattavaa ruutua. Napsauta "OK" lisätäksesi muistutukset sähköpostiin ja napsauta sitten "Lähetä" lähettääksesi viestin.
Napsauta "Tehtävät" Outlook 2013 -ikkunan vasemmassa alakulmassa ja napsauta sitten "Tehtävät" nähdäksesi kaikki tehtäväsi. Tehtävät voidaan lajitella aiheen, eräpäivän, luokan tai lipun mukaan.
Napsauta "Uusi tehtävä" -painiketta Aloitus-välilehden Uusi-ryhmässä luodaksesi uuden tehtävän ja napsauta sitten "Assign Task" -painiketta Tehtävä-välilehden Hallitse tehtävää -ryhmässä.
Valitse tehtävän aloituspäivä ja eräpäivä "Aloituspäivä"- ja "Määräpäivä"-ruuduista. Valitse tehtävän prioriteetti "Priority"-luettelosta. Voit valita prioriteetiksi "Korkea", "Normaali" tai "Matala".
Valitse tehtävän tila "Tila"-ruudusta. Voit valita tilan "Ei aloitettu", "Käynnissä", "Valmis", "Odottaa jotakuta toista" tai "Läkätty".
Valitse "Säilytä tämän tehtävän päivitetty kopio tehtäväluettelossani", jos haluat lisätä tehtävän tehtäväluetteloosi ja päivittää sen automaattisesti. Valitse "Lähetä minulle tilaraportti, kun tämä tehtävä on suoritettu" -ruutu, jos haluat saada ilmoituksen, kun vastaanottaja on suorittanut tehtävän.
Kärki
Voit lähettää muistutuksia sekä itsellesi että vastaanottajille samassa sähköpostissa, jos Merkitse minulle- ja Merkitse vastaanottajille -ruudut ovat molemmat valittuina.
Poista muistutukset ja liput avaamalla sähköposti, napsauttamalla "Seuranta" ja valitsemalla sitten "Lisää muistutus". Poista liput ja muistutukset poistamalla valinnat Lippu minulle- ja Merkitse vastaanottajille -ruuduista. Jos haluat poistaa vain muistutukset, poista valinta Muistutus-ruuduista. Huomaa, että sinulla ei voi olla muistutusta ilman lippua.
Jos haluat lähettää olemassa olevan tehtävän, avaa se ja napsauta "Assign Task". Voit muokata tehtävää ennen sen lähettämistä.
Voit toistaa tehtävän napsauttamalla "Toistuvuus"-painiketta Toistuvuus-ryhmässä ja valitsemalla sopivat toistumisvaihtoehdot.
Toistuvat tehtävät pysyvät tehtäväluettelossasi, mutta eivät koskaan päivity. Voit kuitenkin saada tilaraportin jokaisesta suoritetusta tapahtumasta, jos valitset "Lähetä minulle tilaraportti, kun tämä tehtävä on suoritettu" -ruudun.
Varoitus
Ole varovainen lähettäessäsi muistutuksia sähköpostien mukana. Jotkut ihmiset saattavat ärsyyntyä, kun muistutus soi, varsinkin jos he ovat töissä. Voit kiertää tämän mahdollisen ongelman merkitsemällä sähköpostin vastaanottajalle merkitsemättä Muistutus-ruutua.
Et voi antaa tehtävää useille ihmisille. Voit kuitenkin jakaa tehtäväsi useisiin pienempiin tehtäviin ja antaa jokaisen tehtävän eri henkilölle.
