Valitse kuukauden päivä, jolle haluat asettaa muistutuksen. Kun olet avannut kalenterivälilehden, kaksoisnapsauta Microsoft Outlookin vasemmassa alakulmassa päivämäärää, jolloin toiminto tapahtuu. Nimetön tapahtuma avautuu. Nimettömässä tapahtumanäytössä voit valita tapahtumamuistutukseen tarvitsemasi tietyt parametrit. Se voi syöttää tietoja, mukaan lukien tapahtuman aihe, sijainti ja alkamis- ja päättymisaika. Sieltä voit kutsua osallistujia ja valita tapahtuman tärkeyden.
Anna tapahtuman nimi ja aika. Nimettömässä tapahtumassa voit kirjoittaa tapahtuman otsikon Aihe-kenttään ja voit myös syöttää toimintojen sijainnin. Aihe on se, mitä kalenterissa näytetään. Voit valita toiminnon alkamis- ja päättymisajan. Aloitus- ja lopetusajan syöttämiseksi poista koko päivän tapahtuma -vaihtoehdon valinta napsauttamalla sitä ja valitse haluamasi aika kentistä. Aika näkyy ennen aihetta kalenterinäytössä.
Aseta muistutuksen aika. Tapahtumanäytössä voit valita, kuinka paljon etukäteen haluat saada muistutuksen. Saatavilla on useita vaihtoehtoja, jotka alkavat 0 minuutista ja jatkuvat jopa 2 viikkoa etukäteen. Aseta muistutus niin, että sinulla on tarpeeksi aikaa suorittaa tehtävä, kun muistutus on vastaanotettu. Voit asettaa muistutuksen toistamaan myös äänen napsauttamalla äänipainiketta ja valitsemalla sen luettelosta.
Valitse, toistuuko muistutus vai ei. Voit asettaa Microsoft Outlook -kalenterin tapahtumat toistumaan tarpeidesi mukaan. Kun tapahtuma on auki, napsauta "Toistuminen" -painiketta, joka sijaitsee lähellä näytön yläreunaa. Sieltä voit valita laajasta valikoimasta toistumisvaihtoehtoja, mukaan lukien päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai vuosittain, ja muotoilla myös tietyn päivän. Voit esimerkiksi määrittää tapahtuman toistumaan joka maanantai tai joka kuukauden toinen maanantai.
Tallenna tapahtuma. Kun olet valinnut kaikki tapahtumasi tiedot, napsauta "Tallenna ja sulje" -painiketta vasemmassa yläkulmassa. Näet tapahtuman kalenterissa. Jos asetat tapahtuman toistumaan, jokainen toistuminen luetellaan niiden tiettyjen päivämäärien alla. Muistutukset tulevat näkyviin, kun avaat Microsoft Outlook -ohjelman. Voit asettaa muistutukset näkymään myöhemmin, kun muistutusnäytöt avautuvat, tai voit hylätä ne.
