5 Microsoft Word -temppua, jotka mullistavat työnkulkuni

Microsoft Word on tärkeä osa monien päivittäistä työelämäämme, mutta se ei tarkoita, että käytämme sitä aina kaikella sen arvolla. Ajan myötä, Microsoft on lisännyt uusia ominaisuuksia jotka tekevät Wordista kestävämmän, mutta sinulla ei aina ole tietoa uusista ominaisuuksista tai edes hyödyllisistä piilotetuista työkaluista.

Parantaaksesi työnkulkuasi Microsoft Wordia käytettäessä, tässä on viisi temppua, jotka paransivat huomattavasti omaa aikaani sovelluksen parissa. Vuosien mittaan nämä ovat säästäneet aikaa, vähentäneet virheiden riskiä ja tehostaneet Wordin käyttöä.

Seuraa vain muutoksiasi

Jos teet yhteistyötä muiden kanssa Word-asiakirjoissasi, saatat tuntea Track Changes -toiminnon. Tämän kätevän ominaisuuden avulla näet helposti kaikkien tekemät lisäykset tai muutokset asiakirjaan.

Kanssa päivitys Wordiin vuoden 2021 lopulla, Microsoft lisäsi mahdollisuuden seurata vain muutoksiasi. Tämä on loistava ominaisuus silloin, kun sinun ei tarvitse kaikkien seurata omiaan ja haluat vain nähdä omasi.

Vaihe 1: Avaa Word-dokumentti ja siirry kohtaan Arvostelu -välilehti.

Vaihe 2: Klikkaa Seuranta avattava nuoli.

Vaihe 3: Napsauta sitten Jäljitä muutokset nuoli ja valitse Vain minun.

Tämän jälkeen voit muokata dokumenttejasi, lisätä kommentteja ja hyväksyä itse tekemäsi muutokset ilman yhteistyökumppaneitasi.

Hyödynnä leikepöytää enemmän

Officen leikepöytä on ominaisuus, jota voit käyttää Wordin lisäksi muissa Office-sovelluksissa, kuten Excelissä ja Outlookissa. Sen avulla kaikki kopioimasi jää leikepöydälle, kunnes kopioit jotain muuta.

Leikepöydästä niin hyödyllisen työkalun tekee se, että voit käyttää sen historiassa olevia tietoja uudelleen jopa 24 kohteeseen. Tämä sisältää sekä tekstiä että kuvia. Lisäksi se toimii, vaikka käytät sitä Muokata > Kopio, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja Kopio, tai pikanäppäinCtrl+ C.

Voit tarkastella leikepöytää siirtymällä kohtaan Koti -välilehti ja napsauta Leikepöytä-valintaikkunan käynnistysohjelmaa. Tämä on pieni nuoli nauhan Leikepöytä-osan oikeassa alakulmassa.

Näet leikepöydän tehtäväruudun avautuvan vasemmalla puolella ja luettelon kopioimistasi kohteista. Valitse kohde liittääksesi sen asiakirjaan. Voit myös napsauttaa kohteen oikealla puolella olevaa nuolta ja valita Liitä tai poista se valitsemalla Poistaa.

Tehtäväruudun yläosassa näet lisätoiminnot Liitä kaikki tai Tyhjennä kohteita, jotka molemmat ovat käteviä.

Tämä säästää todella aikaa, jos käytät Word-asiakirjoissasi usein kopioi- ja liitätoimintoja.

Lisää satunnainen teksti paikkamerkkiä varten

Jos olet joskus joutunut käyttämään aikaa asiakirjan luomiseen ilman tekstiä, arvostat tätä seuraavaa Microsoft Wordin temppua. Voit kirjoittaa yksinkertaisen rivin ja Word lisää satunnaisen tekstin puolestasi. Tämä on ihanteellinen paikkamerkeille, kunnes sinulla on tarvitsemasi teksti.

Voit lisätä tämän tekstin asiakirjaan kahdella tavalla.

Tapa 1: Jos kyseessä on satunnainen teksti, jossa P on kappaleiden määrä ja S on haluamasi lauseiden määrä, kirjoita seuraava:

=RAND(P, S)

Esimerkiksi =RAND(2,3) antaa sinulle kaksi kappaletta, joissa kussakin on kolme lausetta.

Tapa 2: Jos kyseessä on lorem ipsum (yleinen paikkamerkkiteksti), kirjoita alla oleva komento. Kuten RAND, käytä numeroita lisättävien kappaleiden (P) ja lauseiden (S) määrään.

=LOREM(P, S)

Joten =LOREM(4,2) tarjoaa neljä kappaletta, joissa kussakin on kaksi lausetta.

Heti kun kirjoitat komennon, teksti ponnahtaa dokumenttiin, jota voit käyttää paikkamerkkinä Word-malli tai asiakirja.

Tallenna ja käytä uudelleen tekstiä, kuvia ja muuta

Aina kun voit käyttää jotain uudelleen dokumenttia luodessasi, kuten yllä olevaa leikepöytää, se on tervetullut ominaisuus.

Microsoft Word tarjoaa pikaosia ja AutoText, jotka toimivat samalla tavalla, jolloin voit tallentaa ja käyttää uudelleen tekstiä, kuvia, taulukoita, allekirjoituksiaja muita kohteita. Jos huomaat kirjoittavasi tai lisääväsi samaa asiaa toistuvasti, nämä työkalut ovat sinua varten.

Vaihe 1: Valitse teksti, kuva tai muu elementti, jonka haluat tallentaa.

Vaihe 2: Siirry kohtaan Lisää -välilehteä ja napsauta Nopeat osat avattava nuoli.

• Jos haluat tallentaa sen pikaosana, valitse Tallenna valinta Quick Part Galleryyn.
• Jos haluat tallentaa sen automaattisena tekstinä, siirry kohtaan Automaattinen teksti ja valitse Tallenna valinta automaattiseen tekstigalleriaan.

Vaihe 3: Näyttöön tulevassa ponnahdusikkunassa voit antaa sille merkityksellisen nimen, valita, mihin galleriaan haluat tallentaa sen, lisätä luokan ja täyttää muut tiedot haluamallasi tavalla.

Vaihe 4: Klikkaus OK tallentaaksesi merkinnäsi.

Kun olet valmis käyttämään tallennettua valintaasi, aseta kohdistin asiakirjaan haluamaasi kohtaan. Palaa kohtaan Lisää -välilehteä, napsauta Nopeat osat avattavasta nuolesta ja valitse kohde. Se ponnahtaa sitten asiakirjaasi kohdistimella määrittämääsi kohtaan.

Pää erot Quick Partsin ja AutoTextin välillä AutoText on osa Quick Parts -ominaisuutta ja niillä jokaisella on oma galleriansa tallennettuja kohteita varten.

Valitsetpa kumpaa tahansa tai ehkä molempia, arvostat tätä mahtavaa tapaa säästää aikaa ja vähentää virheitä, jotka aiheutuvat saman sisällön uudelleenkirjoittamisesta tai lukemisesta.

Ota ja lisää kuvakaappauksia

Toinen mainitsemisen arvoinen tuottavuustemppu Wordille on Screenshot-työkalu. Sen avulla voit nopeasti ja lähes vaivattomasti lisätä kuvakaappauksen asiakirjaasi. Voit valita toisen avoimen ikkunan työpöydälläsi tai lisätä kuvakaappauksen jostain käsin ottamasi kuvakaappauksen.

Jos haluat käyttää työkalua, siirry kohtaan Lisää -välilehteä ja napsauta Kuvakaappaus avattava nuoli.

Näet muut avoimet ikkunat laatikon yläosassa. Valitse yksi, joka lisää se asiakirjaan ja muotoile tai muokkaa sitä kuten mitä tahansa muuta Wordin kuvaa.

Vaihtoehtoisesti voit kaapata tietyn osan näytöstäsi tai toisesta ikkunasta. Valitse Näytön leikkaus. Näet kursorisi muuttuvan hiusristoksi. Vedä tallentaaksesi haluamasi osan ja vapauta, kun olet valmis. Leike näkyy automaattisesti asiakirjassasi staattisena kuvana.

Kun tarvitset kuvakaappauksia tietokoneeltasi, voit poistaa tarpeen avata kuvakaappaustyökalua, tallentaa tarvitsemasi, kokoaa ja tallentaa sen ja palata sitten asiakirjaan lisäämään se. Käytä vain Wordin sisäänrakennettua Screenshot-työkalua.

Toimittajien suositukset

• Tämä pinottu pystysuora näyttö mullisti työnkulkuni
• 5 ominaisuutta, joita haluan kokeilla Microsoftin ChatGPT-pohjaisessa Edge-selaimessa
• Microsoft saattaa laittaa ChatGPT: n Outlookiin, Wordiin ja PowerPointiin
• Microsoft Edgellä on uusi temppu suorituskyvyn parantamiseksi
• Käytätkö Officea? Tietokoneesi saattaa olla vaarassa tämän Microsoftin muutoksen vuoksi