Määritä monimutkaisia sääntöjä useilla ehdoilla tai poikkeuksilla sähköpostisi hallitsemiseksi.
Kiireinen sähköpostilaatikko voi pian täyttyä yhdistelmällä kiireellisiä ja tärkeitä tai täysin merkityksettömiä ja triviaaleja viestejä. Yksi tapa lajitella sähköpostit akanoista on määrittää säännöt, jotka suodattavat viestit automaattisesti eri kansioihin, kun ne saapuvat postilaatikkoosi. Outlook tarjoaa monia sääntövaihtoehtoja viestien suodattamiseen avainsanojen, lähettäjän, aiheen, tilin tai osoitekentän mukaan. Yksi yleisimmin käytetyistä suodatinsäännöistä ohjaa sähköpostit tietyltä henkilöltä tai ihmisryhmältä – esimerkiksi esimieheltäsi, asiakkaalta tai projektitiimin jäseniltä – postilaatikosta erityiseen kansioon. Käytä Outlook 2013:n Säännöt ja varoitukset -ominaisuutta suodattaaksesi ja järjestääksesi sähköpostisi automaattisesti.
Vaihe 1
Napsauta "Tiedosto"-välilehteä.
Napsauta "Tiedosto"-välilehteä päävalikon nauhassa missä tahansa Outlookin näytössä.
Päivän video
Vaihe 2
Valitse "Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä".
Valitse Tietonäytöstä "Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia" -painike.
Vaihe 3
Napsauta "Uusi sääntö".
Napsauta "Uusi sääntö" -painiketta Säännöt ja varoitukset -valintaikkunassa. Voit myös muuttaa olemassa olevien sääntöjen asetuksia tästä valintaikkunasta.
Vaihe 4
Valitse sääntömalli.
Valitse haluamasi sääntömalli Ohjatun sääntöjen valintaikkunan "Valitse malli" -osan luettelosta. Outlook tarjoaa sääntömalleja, jotka kattavat monet sähköpostin suodatustehtävät. Yksi yleisimmin käytetyistä säännöistä suodattaa viestit henkilöltä tai ihmisryhmältä tiettyyn kansioon. Valitse "Siirrä viestit joltakulta kansioon" ja napsauta sitten alleviivattua "ihmiset tai julkinen ryhmä" -linkkiä säännön kuvausruudussa.
Vaihe 5
Valitse yhteystieto.
Kaksoisnapsauta jokaista yhteystietoa Outlook-osoitekirjassasi lisätäksesi ne Lähettäjä-kenttään. Napsauta "OK"-painiketta.
Vaihe 6
Määritä kansio.
Napsauta "määritetty" kansiolinkkiä säännön kuvausruudussa Ohjattu sääntöjen valintaikkunassa.
Vaihe 7
Valitse kansio.
Napsauta valitaksesi Outlook-kansion, jota haluat käyttää säännön mukaan suodatettujen viestien tallentamiseen. "Valitse kansio:" -ruutu näyttää kaikki käytettävissä olevat Outlook-kansiot. Napsauta "OK"-painiketta.
Vaihe 8
Napsauta "Seuraava".
Tarkista sääntöasetukset. Voit lisätä tai poistaa ihmisiä tai muuttaa kansion kohdetta napsauttamalla näitä linkkejä säännön kuvausruudussa. Napsauta "Seuraava", kun olet valmis jatkamaan.
Vaihe 9
Valitse sääntöehdot.
Napsauta valitaksesi muut ehdot, jotka haluat sisällyttää sääntöön; Esimerkiksi vain minulle lähetetyt -valintaruudun ottaminen käyttöön tarkoittaa, että Outlook soveltaa sääntöä vain sinulle lähetettyihin sähköposteihin.
Vaihe 10
Valitse sääntöpoikkeukset.
Valitse sääntösi poikkeukset; Esimerkiksi "paitsi jos lähetetään vain minulle" valitseminen tarkoittaa, että Outlook ei noudata sääntöä, joka koskee vain sinulle lähetettyjä sähköposteja. Monet poikkeuksista ja ehdoista sisältävät määritettäviä toimintoja. Jos esimerkiksi valitset poikkeuksen "paitsi jos aihe sisältää tiettyjä sanoja", napsauta alleviivattua "tietyt sanat" -linkkiä ja valitse sääntöön lisättävät sanat. Napsauta "Seuraava"-painiketta.
Vaihe 11
Lisää säännön nimi.
Kirjoita säännölle nimi sovellettavaan kenttään. Napsauta ja valitse "Suorita tämä sääntö nyt viesteille, jotka ovat jo Saapuneet-kansiossa", jos haluat soveltaa sääntöä kaikkiin olemassa oleviin postilaatikon viesteihin. Napsauta "Valmis"-painiketta viimeistelläksesi asennuksen ja poistuaksesi ohjatusta sääntötoiminnosta.
Vaihe 12
Ota muutokset käyttöön.
Valitse "Käytä" ja sitten "OK" ottaaksesi säännön käyttöön ja poistuaksesi Säännöt ja varoitukset -valintaikkunasta.
Kärki
Outlook tarjoaa myös suodatusvaihtoehdon, jonka avulla voit etsiä sähköposteistasi viestejä tiettyjen kriteerien, kuten vastaanottopäivämäärän, tärkeystilan tai liitteen perusteella. Napsauta "Etusivu"-välilehteä, napsauta "Suodata sähköposti" Etsi työkalut -ryhmässä ja valitse sitten haluamasi sähköpostihakusuodatin avattavasta luettelosta.
Outlookin roskapostisuodatin siirtää automaattisesti epäillyt roskapostiviestit Roskaposti-kansioon. Voit säätää näitä asetuksia estääksesi lähettäjät tai lisätäksesi lähettäjät turvallisten luetteloon. Siirry kohtaan "Home", "Junk" ja sitten "Junk Email Options" tarkistaaksesi ja muuttaaksesi Outlookin roskapostiasetuksia.
