Estä lomat Outlookissa, jotta työtoverit tietävät, että olet poissa.
Kuvan luotto: Robert Daly / OJO Images / Getty Images
Microsoft Outlook 2013:lla voit sulkea loma-ajan kalenteristasi yksinkertaisesti varaamalla tapaamisen itsellesi. Jos toimistosi käyttää Microsoft Exchangea, voit mukauttaa automaattisia vastausviestejä, jotka menevät vain sisään tuleville ihmisille organisaatiollesi ja samalla lähettää eri viestin kenelle tahansa, joka lähettää sinulle sähköpostin, kun olet poissa. Jos et käytä Exchangea, voit silti lähettää automaattisia vastauksia viesteihin Outlookista, mutta sinun on jätettävä tietokoneesi päälle, kun olet poissa.
Varaa aika kalenterissasi
Vaihe 1
Avaa kalenteri Outlook 2013:ssa, vedä kohdistinta lomapäivien yli ja napsauta korostettua aikalohkoa hiiren kakkospainikkeella. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa "Uusi tapaaminen" -painiketta ja syöttää aloitus- ja lopetusajat asianmukaisiin valikoihin.
Päivän video
Vaihe 2
Kirjoita "Loma!" tai muu vapaa-ajallasi soveltuva nimike "Aihe"-kentässä. Kirjoita halutessasi sijainti "Sijainti"-kenttään. "Hawaii" toimii aina hyvin, vaikka olisit vain viikon kotona katsomassa Netflixiä.
Vaihe 3
Napsauta Tapaamis-välilehden Asetukset-ryhmässä olevaa Näytä nimellä -ruutua ja valitse "Poissa", jotta kaikki, joilla on pääsy kalenteriasi, näkevät, milloin olet poissa. Napsauta "Tallenna ja sulje" viimeistelläksesi lomasuunnitelmasi - ainakin mitä tulee Outlook-kalenterisi.
Automaattiset vastaukset Exchangen kautta
Vaihe 1
Napsauta Outlook 2013:n Tiedosto-valikkoa ja valitse Automaattiset vastaukset (poissa toimistosta). Jos tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, sinulla ei ole Microsoft Exchange -tiliä. Automaattiset vastaukset -ikkuna avautuu.
Vaihe 2
Napsauta "Lähetä automaattiset vastaukset" -vaihtoehtoa. Huomaa, että "Inside My Organisation" -välilehti on valittuna.
Vaihe 3
Napsauta suurta tekstikenttää ja kirjoita viesti, jonka haluat lähettää kenelle tahansa organisaatiossasi, kun olet poissa. Tämän tulee yleensä sisältää päivämäärä, jolloin palaat. Jos joku suojaa sinua ollessasi poissa, voit liittää mukaan kyseisen henkilön yhteystietosi tai halutessasi hätäyhteystietosi. Käytä tekstikentän yläpuolella olevia muotoiluvaihtoehtoja muokataksesi muotoilua aivan kuten minkä tahansa sähköpostiviestin.
Vaihe 4
Napsauta Organisaationi ulkopuolella -välilehteä, jos haluat Outlookin vastaavan automaattisesti myös ihmisille, jotka eivät työskentele yrityksessäsi. Napsauta "Automaattinen vastaus organisaationi ulkopuolisille ihmisille" -vaihtoehtoa. Valitse joko "Vain yhteystietoni" tai "Kaikki organisaationi ulkopuoliset" -vaihtoehto. Organisaatiossasi automaattisissa vastauksissa käyttämäsi teksti näkyy automaattisesti viestin tekstikentässä. Muokkaa tätä viestiä haluamallasi tavalla tai poista se ja kirjoita toinen viesti.
Vaihe 5
Napsauta "Aloitusaika"- ja "Päättymisaika" -valikkoa valitaksesi päivämäärän ja kellonajan, jolloin lähdet lomalle ja milloin palaat toimistoon. Outlook lähettää automaattisen vastauksesi tänä aikana.
Vaihe 6
Poista automaattiset vastaukset käytöstä, jos palaat aikaisin napsauttamalla "Tiedosto"-valikkoa ja napsauttamalla sitten "Poista käytöstä" -painiketta Automaattiset vastaukset -vaihtoehdon alla.
Automaattiset vastaukset ilman vaihtoa
Vaihe 1
Napsauta Outlook 2013:n Uusi sähköposti -painiketta. Kirjoita sopiva otsikko "Aihe"-riville, kuten "poissa tällä viikolla", ja kirjoita sitten "Pois-toimisto" -viesti "Viesti"-kenttään.
Vaihe 2
Valitse Tiedosto-valikosta "Tallenna nimellä". Napsauta "Tallenna nimellä" -valikkoa ja valitse "Outlook-malli". Oletusarvoisesti tiedoston otsikko on sama kuin aiherivilläsi, mutta voit muuttaa tätä tarvittaessa. Napsauta "Tallenna" -painiketta.
Vaihe 3
Napsauta "Säännöt" -painiketta, joka sijaitsee nauhan Etusivu-välilehdessä. Valitse avattavasta valikosta "Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia". Säännöt ja varoitukset -ikkuna avautuu.
Vaihe 4
Napsauta "Uusi sääntö" -painiketta. Tämä avaa ohjatun uusien sääntöjen toiminnon. Napsauta "Käytä sääntöjä vastaanottamiini viesteihin" -vaihtoehtoa Aloita tyhjästä säännöstä -osiossa. Napsauta "Seuraava". Näkyviin tulee luettelo vaihtoehdoista, joiden avulla voit suodattaa, kenen pitäisi tai ei pitäisi saada poissaoloviestisi. Voit esimerkiksi määrittää, että viesti lähetetään vain viesteihin, kun nimesi on "Vastaanottaja" -kohdassa. -kenttään eikä "CC"-kenttään, tai voit määrittää, että vastaus lähetetään vain viesteihin, joissa on korkea merkitys.
Vaihe 5
Valitse vaihtoehdot määrittääksesi, kuka saa tai ei saa automaattista vastausta. Jos jätät vaihtoehdot tyhjiksi, automaattinen vastaus lähetetään kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostin. Napsauta "Seuraava".
Vaihe 6
Napsauta "Vastaa käyttämällä tiettyä mallia" -vaihtoehtoa Vaihe 1 -osiossa ja napsauta sitten "Tietytty malli" -linkkiä Vaihe 2 -osiossa. Navigointiikkuna avautuu. Napsauta "Katso sisään" -valikkoa ja valitse "Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä" ja kaksoisnapsauta sitten muutama minuutti sitten luomaasi automaattista vastausviestimallia.
Vaihe 7
Napsauta "Seuraava" -painiketta, tarkista valintasi ja napsauta "Seuraava" uudelleen. Napsauta "Valmis". Jätä Outlook käynnissä tietokoneellasi. Jos tietokone menee nukkumaan, sammuu tai jos Outlook suljetaan, automaattista vastausviestiä ei lähetetä kenellekään.
Vaihe 8
Napauta "Haku" -kuvaketta Windows 8.1:n aloitusnäytössä, kirjoita "sleep" ja valitse "Virta- ja lepotilaasetukset". Klikkaus "Sleep"-valikko ja valitse "Ei koskaan". Kannettavassa tietokoneessa tämä on käytettävissä vain kohdassa "Kun kytkettynä, sammuta sen jälkeen" valikosta.
Vaihe 9
Sammuta automaattinen vastaus, kun palaat lomalta palaamalla Säännöt-painikkeen "Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä" -vaihtoehtoon. Napsauta säännön vieressä olevaa valintamerkkiä poistaaksesi automaattisen vastauksen käytöstä ja napsauta "Käytä". Älä unohda palauttaa tietokoneesi lepotila-asetusta normaaliksi.
Kärki
Jos toimistosi käyttää Microsoft Exchangea, voit tehdä työtoveristasi sähköpostien ja kalenterin edustajan, kun olet poissa. Napsauta Outlook 2013:n "Tiedosto"-välilehteä, valitse "Tilin asetukset", napsauta "Delegoita käyttöoikeus" ja napsauta sitten "Lisää". Kirjoita työkaverisi nimi, valitse se ja napsauta "Lisää". Voit sitten määrittää, mitä valtuutettu voi tehdä, kuten hyväksyä kokouksia puolestasi, Valtuutetun luvat -kohdassa. valintaikkuna. Edustajasi voi sitten käyttää tiliäsi.
