Sähköpostista on tullut olennainen yritysviestinnän muoto. Vaikka henkilökohtainen sähköposti on epävirallinen, yrityssähköpostin lähettäminen vaatii ammattimaisuutta ja kohteliaisuutta. Paperisen liikekirjeen perusosat koskevat myös Internet-kirjeenvaihtoa.
Aihe
Tee aiherivistä lyhyt ja tarkka. Vältä käyttämästä nimityksiä, jotka voivat laukaista vastaanottajan roskapostisuodattimen, kuten "Re", joka on perinteinen toimistomuistion lyhenne sanoista "Regarding" tai "Fwd", joka tarkoittaa edelleenlähetettyä sähköpostiviestiä. Täytä aina aiherivi; Jos jätät sen tyhjäksi, viestisi voi myös mennä roskapostikansioon.
Päivän video
Tervehdys
Käytä ammattimaisia tervehdyksiä yrityssähköpostiviesteissä. "Dear Mr. Foster" luo paljon paremman vaikutelman kuin "Hei, Bob" ja heijastaa mielikuvaasi liikemiehenä. Jätä tyhjä rivi tervehdyksen jälkeen ja aloita sitten sähköpostin runko. Tämä kuvio tekee koko viestin vastaanottajan helpompi lukea.
Runko
Noudata sähköpostisi yleisiä liikekirjeohjeita. Käytä kohteliasta kieltä esittääksesi pyynnön tai selittääksesi asian. Jos et ole varma, että vastaanottaja muistaa sinut tai jos otat yhteyttä ensimmäistä kertaa, esittele itsesi ensimmäisellä rivillä. "Kiitos, että puhuitte kanssani viime torstaina Johnsonin sopimuksesta" tulee hölkkäämään vastaanottajan muistia ennen kuin pääset käsillä olevan yrityksen yksityiskohtiin.
Allekirjoitus
Lisää tyhjä rivi sähköpostin tekstiosan jälkeen, jotta viesti on silmille helpompaa, ja lopeta sitten viesti kohtelias allekirjoitus, kuten "Ystävällisin terveisin", "Ystävällisin terveisin" tai jopa "Kiitos". Lisää nimesi jälkeen sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi määrä. nimikkeesi yrityksen kanssa ja halutessasi jopa toimiston osoite. Tämä tarjoaa vastaanottajalle kaikki yhteystietosi yhdessä paikassa.
Lue kahdesti, lähetä kerran
Ennen kuin painat "Lähetä", lue sähköposti uudelleen etsiäksesi ongelmia: Onko vastaanottajan sähköpostiosoite oikein Vastaanottaja-kohdassa -kentässä, onko "Aihe"-kentässä sopiva rivi ja onko viesti vailla oikeinkirjoitusta, kontekstia tai kielioppia virheitä. Tarkista myös allekirjoituksesi ja yhteystietosi.
Pysy ammattilaisena
Käytä vain mustaa tekstiä valkoisella taustalla. Valitse asiallinen kirjasin, kuten Times New Roman tai Courier. Älä käytä värillisiä, kaarevia fontteja, raskasta grafiikkaa sisältävää taustaa, hymiöitä tai Internetin slangia, kuten "LOL" (nauraa ääneen). Vältä kirjoittamasta viestiä isoilla kirjaimilla, sillä sitä pidetään huutamisena tekstimuodossa. Jos lähetät yrityssähköpostia suurelle määrälle vastaanottajia, käytä BCC (Blind Carbon Copy) -vaihtoehtoa. Näin jokaisen lukijan sähköpostiosoite on suojattu, ja se ei todennäköisesti pääty roskapostilistalle.
