Käytä tietokonettasi PDF-tietokannan luomiseen.
Portable Document Format (PDF) -tiedostoa käytetään usein toisessa ohjelmassa luodun asiakirjan, kuten Word-asiakirjan, laskentataulukon tai monimutkaisen suunnittelutiedoston muotoilun säilyttämiseen. PDF-tiedostoja luodaan ja hallitaan Adobe Acrobatin avulla. Jos haluat määrittää PDF-tietokantatiedoston, sinun on parasta luoda se ensin tietokannan tai taulukkolaskentaohjelman avulla, kuten Microsoft Excel. Sitten voit muuntaa tiedoston PDF-tiedostoksi ja lisätä Adobe Acrobatin hakupalkin ja hakemistoominaisuudet, jolloin käyttäjien on helppo hakea tietokannasta.
Muunna tietokanta PDF-muotoon (viite 1, 2)
Vaihe 1
Avaa taulukkolaskentaohjelma tietokoneellasi ja kirjoita kaikki tiedot, jotka haluat sisällyttää tietokantaan. Jos käytät tietokantaohjelmaa, pystyt syöttämään tiedot paljon tehokkaammin kuin jos aloittaisit PDF-tiedoston tyhjästä. Tallenna tiedosto, kun se on valmis.
Päivän video
Vaihe 2
Tallenna tiedosto PDF-muodossa, jos käytät ohjelmaa, joka sallii sen. Kaikki Microsoft Office -ohjelmat tarjoavat tämän mahdollisuuden, kunhan sinulla on jo asennettu Adobe Acrobat tietokoneellesi. Napsauta esimerkiksi Excelissä "Microsoft Office -painiketta", vieritä "Save As" -kohdan päälle ja valitse "PDF tai XPS". Kirjoita tiedoston nimi ja napsauta "Julkaise". Muissa ohjelmissa voit ehkä tulostaa PDF-muotoon Adobe PDF: n avulla Tulostin. Avaa PDF-tiedosto Adobe Acrobatissa.
Vaihe 3
Muunna tiedosto Adobe Acrobatin avulla, jos vaihe 2 ei ole mahdollista. Avaa Acrobat ja napsauta "Tiedosto, Luo PDF, tiedostosta". Valitse laskentataulukkotiedosto "Avaa"-valintaikkunasta ja napsauta "Avaa". Tiedosto muuntaa ja avaa uuden PDF-dokumentin. Napsauta "Tiedosto, Tallenna nimellä" tallentaaksesi tiedoston.
Lisää hakuominaisuuksia (viite 3, 4)
Vaihe 1
Käytä Adobe Acrobatin Etsi-työkalupalkkia. Se on oletuksena avoinna, mutta voit aina löytää sen uudelleen valitsemalla "Muokkaa, etsi". Käytä sitä löytääksesi minkä tahansa sanan asiakirjasta.
Vaihe 2
Käytä "Haku"-ikkunaa salliaksesi monimutkaisempi haku. Napsauta "Muokkaa, etsi" näyttääksesi sen tai napsauta "Etsi"-työkalupalkin vieressä olevaa nuolta ja napsauta "Avaa koko Acrobat-haku". Tämä ominaisuus on myös Adobe Reader -käyttäjien käytettävissä.
Vaihe 3
Luo PDF-tiedostolle hakemisto, jotta käyttäjät voivat tehdä hakuja tietokannasta. Lisää hakemisto napsauttamalla "Lisäasetukset, Asiakirjojen käsittely, Hallitse upotettua hakemistoa". Napsauta "Upota hakemisto". Seuraa ohjeet ja napsauta "OK". Hakemisto sisällytetään PDF-tiedostoon, kun jaat sen vastaanottajat.
Asiat, joita tarvitset
Adobe Acrobat
Taulukkolaskentaohjelma
