Kuinka käyttää Google Drivea

Google Drive on pilvitallennusratkaisu, jossa on 15 Gt tallennustilaa ilmaisiin ja maksullisiin paketteihin sekä lisätallennustilaa ja -ominaisuuksia. Google Drive on käyttäjäystävällinen vaihtoehto yksinkertaisen käyttöliittymänsä ja integroinnin ansiosta Google Docs.

Jos olet uusi Google Driven käytössä, tutustu seuraavaan oppaaseen saadaksesi selville, kuinka voit luoda tilin, ladata ja ladata asiakirjoja, jakaa tiedostoja ja saada kaikki irti palvelusta.

Päästä alkuun

Google Driven käyttö

Vaihe 1: Jos sinulla ei vielä ole sellaista, sinun on tehtävä sellainen hanki Google-tili ennen kuin jatkat Driven kanssa. Rekisteröityminen on ilmaista, ja näin saat sujuvan, synkronoidun pääsyn kaikkiin Googlen palveluihin. Sinun on tehtävä maksaa maksu jos haluat enemmän kuin 15 Gt tallennustilaa, mutta sen valinta ei vaikuta mahdollisuuteesi käyttää palvelua. Ladataan Google Chrome ei myöskään haittaa, koska suositussa verkkoselaimessa on useita laajennuksia ja työkaluja, jotka integroituvat hyvin Driveen.

Vaihe 2: Kun olet rekisteröitynyt (tai kirjautunut nykyiselle tilillesi), voit käyttää Drivea selaimesi tai erillisen mobiilisovelluksen kautta, joka on tällä hetkellä saatavilla molemmille. Android ja iOS.

Navigointi

Kun olet kirjautunut Driveen, klikkaa moniväristä plusmerkkiä Uusi -painiketta vasemmassa yläkulmassa tai Minun ajoni, joka sijaitsee näytön keskellä. Paina mobiilisovelluksessa ympyrää, jossa on plusmerkki oikeassa alakulmassa. Tämä avaa valikon, jonka avulla voit luoda tai lähettää tiedoston Driveen. Voit luoda laskentataulukon, Word-asiakirjan, diaesitysesityksen, lomakkeen, piirroksen ja joukon muita asioita kolmannen osapuolen sovellusten kautta.

Emme mene tässä syvällisesti näiden ilmaisten ohjelmien käyttöön, mutta tässä on muutamia vinkkejä näiden palvelujen nopean käytön oppimiseen:

Vinkki 1: Driven painikkeet ovat melko yksinkertaisia, mutta jos et ole koskaan varma, mitä painikkeet tekevät, vie hiiri sen päälle. Näkyviin tulee ponnahdusikkuna, joka selittää painikkeen toiminnon.

Kärki 2: Jos olet joskus käyttänyt Microsoft Officea – eli Exceliä, Wordia tai PowerPointia –, Googlen Sheets-, Docs- ja Slides-ohjelmistojen pitäisi näyttää tutuilta. Ne toimivat samalla tavalla ja ovat luultavasti intuitiivisempia. Et löydä niin paljon edistyneitä ominaisuuksia kuin Microsoftin ohjelmistoista, mutta Drive on ilmainen, joten se on odotettavissa.

Kärki 3: Vaikka voit mennä esikouluun Asiakirjat, Arkkia, tai Diat -sivulla nähdäksesi kaikki tämän tyyppiset tiedostot yhdessä paikassa. Kansioiden luominen saattaa olla parempi tapa pitää järjestyksessä. Luo kansio napsauttamalla Uusi -painiketta vasemmassa yläkulmassa, valitse Kansio, ja nimeä tiedostohakemisto. Vedä sitten tiedostosi valitsemaasi kansioon Driven pääsivulta.

Voit myös merkitä tähdellä tiedostot, joita haluat käyttää myöhemmin, napsauttamalla Lisää tähti kohteen valikossa, mutta muista, että ne voivat nähdä vain ne lisännyt henkilö, eivät ne, joiden kanssa olet jakanut tietyn kohteen.

Kärki 4: Toinen tapa löytää kohde nopeasti Drivesta on käyttää Hae Drivesta toiminto. Jokaisen sivun yläosassa on kenttä, josta voit etsiä tiedostoa sen nimen tai tiedostotyypin perusteella. Jos painat alaspäin osoittavaa nuolta tässä kentässä tai Lisää hakutyökaluja, voit määrittää vielä enemmän ja etsiä tiedostoja tiettyjen kriteerien perusteella, kuten päivämäärän tai kenen kanssa olet jakanut tiedoston.

Ota kaikki irti Google Drivesta

Asiakirjojen lähettäminen ja jakaminen

Lataa asiakirja Driveen napsauttamalla jompaakumpaa Lataa tiedostoja tai Tiedoston lataus alla olevaa painiketta Uusi tai Minun ajonija valitse tiedosto tietokoneeltasi. Drive sopii erinomaisesti henkilökohtaiseen käyttöön, mutta se erottaa sen muista pilvipalveluista sen tehokkaat yhteistyötyökalut. Jos sinun on työskenneltävä etänä jonkun kanssa projektin parissa, voit jakaa asiakirjan hänen kanssaan ja tehdä muutoksia yhdessä reaaliajassa.

Jos haluat jakaa asiakirjan sen luomisen jälkeen, napsauta Jaa -painiketta oikeassa yläkulmassa, lisää yhteiskäyttäjät heidän sähköpostiosoitteidensa avulla ja napsauta sinistä Tehty -painiketta. Kun heille on myönnetty käyttöoikeus, asiakirjan pitäisi näkyä alla Jaettu kanssani -välilehti Driven hallintapaneelissa, ja linkki jaettuun dokumenttiin lähetetään myös heidän sähköpostiinsa.

Voit käyttää jaettavaa linkkiä sivun alaosassa Jaa ihmisten ja ryhmien kanssa -valikosta voit lähettää tiedoston teksti- tai muun viestipalvelun kautta. Napsauta vain Kopioi linkki sen valikon alareunassa.

Kun olet jaetussa asiakirjassa, näet, ketkä muut muokkaavat sitä parhaillaan katsomalla ikkunan oikeasta yläkulmasta. Yhteistyökumppaneiden nimet näkyvät eri väreillä (tai tilikuvan kanssa), jotta voit erottaa heidät nopeasti toisistaan. Vie hiiren osoitin minkä tahansa värin päälle nähdäksesi ketä se edustaa.

Asiakirjojen lataaminen ja tiedostojen käyttäminen offline-tilassa

Toinen hyödyllinen Drive-ominaisuus on mahdollisuus tarkastella ja muokata tiedostoja, vaikka sinulla ei olisi Internet-yhteyttä. Sinun tarvitsee vain ladata Google-dokumentit offline-tilassa laajennus Google Chromelle. Kun se on ladattu ja otettu käyttöön Aseman asetukset – voit käyttää tiettyjä tiedostoja (Docs, Sheets ja Slides) myös ollessasi matkoilla tai ilman internetiä muutaman tunnin ajan. Tiedosto-ikkunassa tiedostonimesi viereen ilmestyy harmaa ympyrä, jonka läpi on salama, ilmoittaen, kun olet offline-tilassa.

Yksi tämän huonoista puolista on kuitenkin se, että voit käyttää vain luomiasi tiedostoja, joita et ole jakanut kenenkään kanssa. Sinun on myös oltava jo avannut Google Driven selaimessasi, jotta voit tehdä niin. Tietoja voidaan käyttää offline-tilassa myös mobiilisovelluksen kautta, jos olet ottanut toiminnon käyttöön asetukset etukäteen.

Useiden yhteiskäyttäjien lisääminen Google-ryhmän kautta

Jos haluat jakaa asiakirjan suuren ryhmän kanssa, voit välttää jokaisen sähköpostiosoitteen syöttämisen erikseen jakamalla asiakirjan koko Google-ryhmä. Jokainen kyseisessä ryhmässä oleva henkilö (sekä ryhmään myöhemmin lisätyt ihmiset) pääsee sitten jakamasi sisältöön.

Useiden tiedostojen jakaminen kerralla

Haluatko jakaa useita tiedostoja kerralla? Sen sijaan, että jaat jokaisen tiedoston erikseen, voit siirtää ne kansioon ja jakaa kansion. Jokaisella, jonka kanssa jaat kansion, on pääsy kaikkiin sen sisältämiin tietoihin.

Muilla ohjelmilla luotujen asiakirjojen muuntaminen

Jos sinulla on dokumenttitiedosto, joka on luotu toisessa ohjelmassa, mutta sinun on muutettava se Google Driveksi, olet onnekas. Voit tehdä muutoksen nopeasti, kunhan asiakirjat on muotoiltu oikein. Kun olet siirtänyt tiedoston Google-dokumentteihin, voit jakaa sen välittömästi kaikkien yhteiskäyttäjien kanssa. Aloita lataamalla valitsemasi tiedosto. O. kirjoittamalla se Driveen, niin asiakirjan esikatselunäyttö tulee näkyviin. Valitse avattavasta valikosta Avaa sovelluksella. Tiedostotyypistä riippuen Google saattaa ehdottaa automaattisesti, millä ohjelmalla se avataan. Tee valinta luettelosta ja muunna tiedosto Google Docs -muotoon. Alla on tiedostomuodot, jotka voit tällä hetkellä muuntaa Google Driveksi.

Palataan asiakirjan vanhaan versioon

Yksi yhteistyöprojektien merkittävimmistä haitoista on, että voi olla tuskaa löytää yhteistyökumppanin muokkaus ja korjata se, jos hän tekee virheen. Se voi olla hankalaa tehdä live-tiedostoissa, joissa useat ihmiset voivat tehdä muutoksia samanaikaisesti. Google on ottanut merkittäviä askeleita minimoidakseen yhteistyökumppaneiden ongelman. Drive tallentaa dokumenttien jokaisen päivitetyn version 30 päivän tai 100 version ajan sen mukaan, kumpi tulee ensin. Tämän automaattisen tallennusominaisuuden avulla on helppo palauttaa tiedoston vanhempaan versioon, vaikka sinun pitäisi palauttaa useita kertoja.

Jos haluat palauttaa asiakirjan aiemman version, avaa tiedosto, jota haluat muuttaa. Klikkaus Tiedosto ja Versiohistoria, valitse sitten Katso versiohistoria. Uusi näyttö avautuu, ja asiakirjan oikealle puolelle tulee palkki. Tämä palkki on avain: se listaa kaikki aiemmat versiot kronologisessa järjestyksessä. Napsauta mitä tahansa niistä saadaksesi esikatselun kyseisestä versiosta. Kun löydät korjauksen, johon haluat palata, napsauta sinistä Palauta tämä versio -painiketta, joka tulee näkyviin näytön yläreunaan, ja se muuttuu välittömästi. Tämä versiohistoria on myös hyödyllinen, koska se näyttää tarkalleen, kuka teki mitkä muutokset. Jos huomaat yhden henkilön olevan ongelmallisempi, voit muuttaa hänen muokkausoikeudet vain luku -oikeuksiksi.

Toimittajien suositukset

• GPT-4: kuinka käyttää AI-chatbotia, joka saa ChatGPT: n häpeään
• Kuinka muuntaa VHS-nauhat DVD-, Blu-ray- tai digitaalisiksi
• Google teki juuri tästä tärkeästä Gmail-suojaustyökalusta täysin ilmaisen
• Wi-Fi ei toimi? Kuinka korjata yleisimmät ongelmat
• Google peruuttaa kiistanalaisia ​​muutoksia Google Driveen