Sähköpostien tulee olla kohteliaita, mutta ei jäykkiä ja töykeitä.
Kuvan luotto: Devonyu/iStock/Getty Images
Vaikka sähköposti ei ole yhtä muodollinen kuin paperityökirje, se ei myöskään ole yhtä rentoa kuin keskustelu ystävien kanssa. Vaikka sähköposti on ollut olemassa jo vuosia, sen oikean käytön etiketti ei ole aina selvä. Tarvitset oikean tervehdyksen asettaaksesi oikean sävyn lähettämällesi sähköpostille.
Ammattimaiset kirjeet
Yrityssähköpostissa on parempi erehtyä muodollisuuden puolelle. Jos sinulla on joku, jolle et ole aiemmin lähettänyt sähköpostia, käytä hänen virallista otsikkoaan - esimerkiksi "Dear Dr. Smith" tai "Dear Ms. Jones". "Rakas" on paljon vähemmän käytetty sähköpostitervehdyksissä kuin ennen, mutta etiketin asiantuntijat suosittelevat sitä silti ensimmäiseen liikekontaktiin. Jos vastaanottaja ei tunne sinua ollenkaan, seuraa tervehdystä esittelyllä – kuka olet ja miksi otat häneen yhteyttä.
Päivän video
Business casual
Jos toinen osapuoli tervehtii sinua sähköpostissa etunimelläsi tai pyytää sinua käyttämään etunimeään, olet turvallisesti etunimipohjalla. Varaa rento avaus, kuten "hei", kollegoille, jotka tunnet todella hyvin ja joiden kanssa olet tyytyväinen. Varmista myös satunnaisessa sähköpostissa, että toisen osapuolen nimi on kirjoitettu oikein. Jos lähetät useita sähköposteja yhdessä viestiketjussa, vain ensimmäinen tai kaksi tarvitsevat tervehdyksen.
Joukkopostitus
Jos lähetät viestin useille ihmisille, ensimmäinen sähköposti tarvitsee silti tervehdyksen - esimerkiksi "Rakas Tom, Dick ja Mary". Jos sinulla on liian monta vastaanottajaa luettelemaan heidän nimiään, "Dear Team" on käytännöllinen vaihtoehto. Kuten yksittäisille vastaanottajille, jos lähetät sähköpostia edestakaisin, voit lopettaa tervehdysten käyttämisen ensimmäisen kirjaimen jälkeen.
Henkilökohtainen posti
Sinulla on paljon enemmän joustavuutta kirjoittaessasi henkilökohtaista sähköpostia. Etunimi tai yksinkertainen "hei" tai "hei" on hyvä, ellet tiedä vastaanottajalla olevan vahva mieltymys. Rento sähköposti voi turvallisesti hylätä "rakas", koska se kuulostaa usein tylyltä. Jopa intiimissä sähköpostissa "rakas" voi kuulostaa enemmän muodollisuudelta kuin vilpittömältä ilmaisulta. Henkilön nimen tai jonkin ylellisemmän, kuten "rakkain" käyttäminen voi toimia paremmin.
Aihelinjat
Kiinnitä tervehdyksesi ohella huomiota aiheriviin. Se on ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja näkee, joten haluat hänen tietävän, mistä kirjoitat hänelle. Älä koskaan jätä sitä tyhjäksi tai käytä harhaanjohtavaa aiheriviä saadaksesi huomiota. Älä missään nimessä kirjoita siihen sanaa "kiireellinen", jos ongelma ei ole todella kiireellinen.
