Mutta onko tällä digitaalisella tiedolla säilyvyysaikaa? Kuinka varmistamme, että arvokkaimmat digitaaliset tiedostomme säilyvät ja ovat käytettävissä silloin, kun tarvitsemme niitä? Mitä heille tapahtuu, kun emme voi enää päästä niihin itse sairauden tai kuoleman kautta?
Suositellut videot
Fyysisessä maailmassa säilytyksen ja säilytyksen välillä ei ole eroa. Sinulla saattaa olla ullakolla laatikko vanhoja valokuvia tai papereita, jotka kuuluivat isoisoisällesi, ja jos niitä on säilytetty hyvissä olosuhteissa, ne ovat luettavissa vielä tänään. Samaa ei voi sanoa digitaalisesta datasta.
"Säilönnässä on todella kyse pitkäaikaisesta saatavuudesta", selittää tohtori Micah Altman, tutkimus- ja tutkimusjohtaja MIT-kirjastojen tietotieteen ohjelman päällikkö/tutkija, "Kyse on kommunikaatiosta tulevaisuuden kanssa osoitteessa jossain vaiheessa."
Menetyksen uhka
”Yksi uhka on, että media epäonnistuu. Kiintolevy vioittuu, DVD vioittuu tai levyä ei voida lukea", sanoo tohtori Altman. "Toinen uhka on, että voit nähdä bitit, mutta et voi enää tietää, mitä ne tarkoittavat, koska saatavilla ei ole ohjelmistoa, joka hahmontaisi sen asiakirja. Sinulla saattaa olla Microsoft Word -tiedosto, jonka kirjoitit 15 vuotta sitten, ja se näyttää hyvältä, mutta kun avaat sen, et ehkä ymmärrä, mitä siinä lukee, koska tätä muotoa ei enää tueta."
Kuluttajille myytävää mediaa ei todellakaan ole rakennettu pitkäaikaista säilytystä varten.
Oletamme, että digitaaliset tiedostot kestävät ikuisesti, koska ne eivät hajoa, mutta media, jolle ne tallennetaan, voi ja tekee.
"Eri tietovälineillä on valtavasti vaihtelevat säilyvyysajat", selittää tohtori Altman. "On mahdollista hankkia arkistooptiikka mediaa ja kirjoita se ammattimaisesti, niin että odotat sen kestävän 100 vuotta, jos se on tallennettu oikein paikka. Mutta kun tallennat muille asioille, kuten satunnaiselle kiintolevylle, CD-levylle tai flash-asemalle, ja kiinnität sen hyllyyn, voit palata kolmen vuoden kuluttua havaitsemaan tietojen merkittävää heikkenemistä.
Säilyttämällä tavaroita oikein voit vaikuttaa merkittävästi todennäköiseen säilyvyyteen. Jos laitat CD-levyn kaapin takaosaan, jossa se on suhteellisen viileä ja kuiva, se kestää paljon kauemmin kuin jos jättäisit sen aurinkoon tai jonnekin kosteaan paikkaan. Väärissä ympäristöolosuhteissa se voi tuhoutua vuodessa tai jopa kuukaudessa.
Kaikkea tallennustilaa ei ole luotu tasa-arvoisesti
"Yksi haasteista on se, että media, jota yleensä myydään kuluttajille, kuten kovalevyt tietokoneita, ei todellakaan ole suunniteltu pitkäaikaista säilytystä varten", tri Altman sanoo. "Näin ne eivät todellakaan ole suunniteltu. Ne on suunniteltu ehkä kolmen, neljän tai viiden vuoden käyttöikään."
Jokainen, joka on kokenut kiintolevyvian, tietää sen liiankin hyvin. Myös kovalevyn laadussa on paljon vaihtelua, ja levyjä valmistetaan erissä. Jotkut merkit ja erät kestävät pidempään kuin toiset.
1000 vuoden M-levy. Elämäsi, Kiveen kaiverrettu.
On mahdollista ostaa arkistolaatuisia optisia levyjä, jotka on suunniteltu kestämään 100 vuotta. Sony ja Panasonic ovat työstäneet Archival Disc -standardia. Vaihtoehtoja on myös mm M-levy (Millennial Disc), jonka väitetään kestävän jopa 1000 vuotta, mutta kuten arvata saattaa, ne ovat huomattavasti kalliimpia kuin tavalliset levyt. Tarvitset myös oikean laitteiston lukeaksesi niitä tulevaisuudessa, eikä voi sanoa, kuinka vaikeaa voi olla saada käsiisi DVD-soitin sadan vuoden kuluttua.
Jokaisella pilvellä on hopeareunus
"Varmuuskopion tekeminen erilliselle levylle, flash-asemalle tai varmuuskopionauhalle - kaikki nämä ovat hienoja, mutta sinun on tehtävä se joka kuukausi ja päivittää se", ehdottaa tohtori Altman. "Jo parempi olisi käyttää pilvitallennusjärjestelmän varmuuskopiointijärjestelmää ja ottaa tavarat automaattisesti ja ladata ne ulkoiseen palvelimia. Yleensä nämä eivät ole offline-tallennusjärjestelmissä, ne ovat online-tallennustilaa, joten ne replikoidaan useille pyöriville levyille, ja hyvä pilvitallennuspalvelu tarkistaa niiden kopiot säännöllisesti.
Jos valitset pilvireitin, siirrät tietojesi säilyttämisen selvittämisen pilvipalveluntarjoajaltasi. Valitse hyvä, niin he säilyttävät useita kopioita tiedostoistasi tekniikalla, jota päivitetään usein. Voit myös määrittää varmuuskopiointiaikataulusi ja unohtaa sen. Tiedostosi ovat turvassa, jos kodissasi tapahtuu murto tai tulipalo, joka saattaa pyyhkiä pois paikallisesti tallennetut tiedot.
Sinun on maksettava tilausmaksu, mutta jos haluat mielenrauhaa tietojesi suhteen, saatat tuntea sen kannattavan. Pari palvelua, joita tri. Altman suosittelee ovat Backblaze ja CrashPlan, koska ne soveltavat parhaita käytäntöjä ja ovat avoimia toimintansa suhteen.
Pilvitallennustilan puutteet
Valitettavasti pilvitallennus ei ole idioottivarma säilytystapa, ja luotat suuresti valitsemaasi palveluntarjoajaan.
"He voivat mennä konkurssiin", tohtori Altman sanoo, "tai he voivat vahingossa lähettää vanhentuneen luottokorttiviestisi väärään sähköpostiin ja lopulta peruuttaa tilisi, tai joku voi väittää, että sinulla on tekijänoikeudella suojattua materiaalia ja hän voi saada määräys."
Voit pienentää näitä riskejä kaksinkertaistamalla palvelut ja käyttämällä kahta pilvitallennusratkaisua, koska kahden itsenäisen yrityksen samanaikaisten ongelmien mahdollisuus on paljon pienempi.
Myös yksityisyyttä koskeva kysymys on pohdittava. Monilla pilvitallennuspalveluntarjoajilla on vaikeasti ymmärrettäviä tietosuojakäytäntöjä.
"Yksityisyys on toinen syy, miksi saatat haluta hallita asioita paikallisesti", tri Altman selittää. "Jos olit todella huolissasi, saatat haluta salata asiat ennen kuin tallennat ne minne tahansa. Se on luultavasti yksi parhaista tavoista suojata tiedot muiden pääsyltä ja käytöltä, mutta säilyttämisen kannalta – jos kadotat salausavaimen, olet kadottanut tiedot."
Asiat, jotka haluat varmistaa, että välität eteenpäin, tulee olla standardoidussa muodossa.
Toinen pilvitilien ongelma on pääsy. Jos joudut onnettomuuteen, vakavaan sairauteen tai sekoitat tämän kuolevaisen kierteen, miten perheesi aikoo päästä käsiksi pilvitileillesi? Kuinka kauan ennen kuin tilisi tyhjennetään? Oikeudellisesti perheenjäsenten voi olla hankalaa käsitellä tätä jo nyt erittäin vaikeana aikana.
"Jotkin suunnitelma siitä, mitä tileillesi tapahtuu, kun et pysty käyttämään niitä, on erittäin tärkeää tässä digitaalisessa maailmassa, jossa nyt elämme", tohtori Altman ehdottaa.
Haluat ehkä jakaa salasananhallintasi jonkun kanssa ja varata digitaaliset tiedostosi testamentissasi.
Myös formaateilla on väliä
"Vaikka laittaisit tavarasi Googleen ja Amazoniin ja antaisit kopion salasanasi haltijasta lapsillesi tai asianajajallesi, osa tiedostoista vaikea lukea ja ymmärtää myöhemmin", selittää tohtori Altman. "Voit ajatella, että asioita, jotka todella haluat varmistaa, että siirryt eteenpäin, voisit ajatella standardoimista kopioita. Asiat, jotka ovat nähtävissä suoraan verkkoselaimessa ilman laajennuksia, kuten JPEG-tiedosto. Ne eivät ehkä ole kuvan paras laatu, mutta ne on luultavasti helppo renderöidä avoimien standardien perusteella."
Kaksi muuta hänen suosittelemaa muotoa ovat TIF ja PDF-A. Löydät todella yksityiskohtaisen luettelon suositelluista muotomäärityksistä tietojen säilyttämiseen osoitteessa Kongressin kirjaston verkkosivusto.
"Näytössä oleva nyrkkisääntö olisi se, että näytät verkkoselaimessa muodostamatta yhteyttä Internetiin tai asentamatta ylimääräistä laajennusta, ja se on todennäköisesti luettavissa pitkään", tohtori Altman sanoo.
Viimeinen sana
Ei ole lopullista vastausta siihen, kuinka voit varmistaa, että digitaaliset tiedostosi kestävät ikuisesti, mutta voit suojata vetosi ja keksiä monitahoisen strategian antaaksesi tiedoillesi suurimmat mahdollisuudet selviytyä.
"Suosittelen käyttämään jonkin aikaa pilvitallennuspalvelujen tutkimiseen. Valitse kaksi itsenäistä. Sinulla on salasananhallinta tai tilivastaava. Tee suunnitelma siitä, kuka käsittelee digitaalista omaisuuttasi, jos sinulle tapahtuu jotain, olipa kyseessä poikasi tai tyttäresi tai asianajajasi, mutta tee selvä perintösuunnitelma", sanoo Tohtori Altman: "Ne muutamat asiat, jotka ovat erittäin tärkeitä ja jotka tiedät haluavasi säilyttää, laita ne digitaaliseen muotoon, kuten TIF- tai GIF- tai PDF-A-tiedostoon, jotta ne ovat keskimääräistä kestävämpiä tiedosto. Tee useita kopioita ja jaa ne ihmisten kanssa, joihin luotat."
