Nimeä ja luo uusi tietokanta "Tiedosto"-välilehden "Uusi"-komennolla. Valitse "Koti"-välilehti, ja uusi taulukko avautuu. Vaihda "suunnittelunäkymään".
Kirjoita "Primary Key" -avaimen nimi "Kentän nimi" -sarakkeeseen rivillä 1. "ID" on oletusarvo ja "AutoNumber" on "Data Type" -sarakkeessa. Tämä voidaan säilyttää tai muuttaa toiseksi yksilölliseksi tietuetunnisteeksi, kuten työntekijän tunnusnumeroksi tai sosiaaliturvatunnukseksi. "Tietotyyppi" voidaan säilyttää "AutoNumber"-arvona tai muuttaa manuaaliseksi syötteeksi, kunhan "Indeksoitu"-ominaisuuden arvo on "Kyllä (ei kaksoiskappaleita)."
Luo kentät kaikille uusilta työntekijöiltä vaadittaville tiedoille. Tämä sisältää: 1. Etu- ja sukunimet, nimikirjaimet tai keskinimet halutessasi 2. Kotiosoitteet ja postiosoitteet 3. Työ-, koti- ja matkapuhelinnumerot 4. Liittovaltion ja osavaltion tuloveron pidättämistä koskevien vähennysten määrä 5. Sosiaaliturvatunnus 6. Ajokortti tai muu valtion tunnusnumero 7. Valintaruutu, joka varmistaa, että "todiste työstä" -kelpoisuus on vahvistettu 8. Tekstilaatikko vahvistettujen asiakirjojen tallentamiseen 9. Virallinen työsuhteen alkamispäivä 10. Virallinen työsuhteen päättymispäivä (täytetään työntekijän lähtiessä) 11. Palkkaprosentti 12. Työnimike ja muut työnantajan toivomat tiedot Ansioluettelot ja hakemukset voidaan haluttaessa digitoida ja liittää tietueeseen
Määritä jokaiselle kenttään tietotyyppi määrittämällä tarvittavat ominaisuudet numeroiden muotoiluun, määrittämällä kentässä sallittujen merkkien määrä ja määrittämällä, indeksoidaanko tiedot. Tietokantaa rakennettaessa on myös järkevää lisätä sen tarkoitusta määrittelevä kenttäkuvaus, toiminto, jolla muistetaan myöhemmin, kun tietokantaa on muokattava tai tarkistettava.
Valitse "Luo"-välilehti ja napsauta "Lomake"-ryhmässä "Lomake"-painiketta. Lisää lomakkeeseen kaikki kentät tai jotkin kentät ja tallenna se. Muotoile kentän ominaisuudet vastaamaan taulukon ominaisuuksia. Tallenna se vielä kerran, ennen kuin palaat "Lomakenäkymään" "Koti"-välilehden "Näytä"-painikkeessa. Käytä lomaketta tietojen syöttämiseen.
Valitse "Luo"-välilehti ja napsauta "Report"-painiketta "Raportti"-ryhmässä. Lisää kaikki kentät tai osa niistä ja vaihda sitten "Asettelu"-näkymään. Muokkaa sarakkeiden leveyksiä ja muotoile kenttiä ja tarroja. Muokkaa fontteja, värejä tai valitse valmiiksi muotoiltu kuvio "Design"-pudotusvalikosta. Tallenna raportti. Raporttimallin avulla voit tulostaa palkkaraportteja.
Salaa tietokanta turvallisuuden vuoksi. Sulje tietokanta, avaa uudelleen Exclusive-tilassa "Avaa tiedosto" -ikkunan "Avaa"-painikkeen alanuolta ja valitse "Open Exclusive." Napsauta "Tiedosto"-välilehteä, valitse Info-komento ja napsauta sitten "Salaa salasanalla" "Tiedoissa" ruutuun. Kun "Aseta tietokannan salasana" -valintaikkuna tulee näkyviin, aseta salasana ja kirjoita se toisen kerran vahvistusta varten. Napsauta OK. Kun tietokanta avautuu seuraavan kerran, salasana vaaditaan. Kirjoita salasanasi Salasana-ruutuun, kirjoita se uudelleen Vahvista-ruutuun ja napsauta sitten OK.
Kärki
Vahvat salasanat ovat vähintään kahdeksan merkin pituisia ja sisältävät numeroita, isoja ja pieniä kirjaimia, ja erikoismerkki, kuten "!" tai "&". Käytä "Teksti"-ominaisuuksia antaaksesi kentille selkeän kielen nimet. Kentän nimen "FirstName" muuttaminen muotoon "Etunimi" näyttää ammattimaismmalta raporteissa. On online- ja valmiita palkanlaskentaohjelmistopaketteja, jotka käsittelevät aikakortti- ja palkkalaskelmia. Tämän tekeminen Accessissa vaatii erittäin hienostuneita ohjelmointitaitoja ja ymmärrystä yhteenvetoartikkelin sisällön lisäksi.
