Mikä on taulukko Microsoft Accessissa?

Microsoft Access on ohjelmistosovellus, jota käytetään tietokantojen luomiseen. MS Access toimitetaan Microsoft Office Suiten mukana, mutta sen voi ostaa erikseen. MS Access -tietokannat tallentavat tiedot taulukoihin ja voivat olla yhtenä tiedostona, joka mahdollistaa perustietojen tallennuksen ja haun. Jokainen tietokantatiedosto koostuu objekteista, mukaan lukien taulukot, kyselyt, lomakkeet ja raportit.

Tietokannat palvelevat tiedonkeruun, -hallinnan ja -tallennustehtävää. MS Access -tietokantoja käytetään henkilökohtaiseen ja/tai liiketoimintaan usein osoitekirjojen, asiakastietojen, postituslistojen tai luetteloiden tallentamiseen. Tietokannan sisällön palauttaminen on intuitiivista ja siitä voidaan tehdä kyselyitä, tulostaa tai julkaista Internetissä.

MS Access -taulukot ovat Access-tiedoston avainobjekteja, koska ne sisältävät tietokantaan tallennetut tiedot. Taulukot koostuvat riveistä ja sarakkeista ja mahdollistavat tietojen suoran syöttämisen ruudukkoihinsa. Rivi on tietue, joka sisältää yksittäiset tietueen muodostavat yksittäiset tietopalat. Sarakkeet, joita kutsutaan myös kentiksi, koostuvat luokitelluista tiedoista. Kentät ovat esimerkiksi sarakkeita, jotka koostuvat luokitelluista tiedoista, kuten puhelinnumeroista.

Rivi on tietue, johon puhelinnumero on syötetty. Tiedot ovat lajiteltavissa ja suodatettavissa. Tiedot Excelistä voidaan tuoda tai leikata ja liittää Access-taulukkoon. Yksi tiedosto voi sisältää useita taulukoita, jotka voidaan linkittää kyselyjen, raporttien ja lomakkeiden kautta.

Taulukon luomiseen on useita tapoja: suunnittelunäkymässä, mallin tai ohjatun toiminnon avulla tai syöttämällä tietoja. Käyttäjä valitsee haluamansa menetelmän korostamalla sen ja valitsemalla "Avaa" tiedoston objektiruudusta. Kun taulukko on luotu, käyttäjä voi syöttää tietoja taulukkoon.

Kun olet syöttänyt ensimmäisen tietueen ja painanut "Enter"-painiketta, seuraava rivi tulee näkyviin toisen tietueen tietojen syöttämistä varten ja niin edelleen. Kun tiedot on syötetty, käyttäjä sulkee taulukon kuten minkä tahansa ikkunan. Taulukko tallennetaan tiedoston objektiluettelon kohtiin "Objects" ja "Table". Kun tiedosto avataan, objektiluettelo tulee aina näkyviin.

MS Accessin versiosta riippuen ohjatun toiminnon tai mallin käyttäminen on helpoin tapa luoda taulukko, joka on valmis tietojen syöttämiseen. MS Access 2007:ssä taulukkomallit ovat tyhjiä taulukoita, joita voidaan käyttää sellaisenaan tai mukauttaa tarpeen mukaan. Mallit sisältävät yhteystiedot, tehtävät, ongelmat, tapahtumat ja resurssit. Yhteystietotaulukko muodostaa tietokannan yhteystiedoille, kuten postituslistoille ja puhelinnumeroille. Sarakkeet on helppo luoda vetämällä ehdotettujen kenttien luettelosta.

MS Access 2003:ssa ja sitä vanhemmissa versioissa ohjatut toiminnot ovat ominaisuus, joka ohjaa käyttäjää alusta loppuun halutun objektin luomisessa. Muutamalla napsautuksella voit luoda taulukon, joka on valmis tietojen syöttämiseen. Vaikka ohjatun toiminnon taulukkokentät ovat ennalta määritettyjä, käyttäjä voi muuttaa niitä ohjatun toiminnon aikana ja taulukon luomisen jälkeen.

MS Accessin avulla käyttäjä voi mukauttaa taulukon kenttiä, tietoja ja muotoilua. Käyttäjällä on mahdollisuus muotoilla taulukon fonttia, rivin korkeutta, sarakkeen leveyttä, pysäyttää ja/tai piilottaa sarakkeita. Käyttäjällä on mahdollisuus muokata keskeisiä taulukon elementtejä, kuten nimetä uudelleen taulukkokenttiä ja muokata taulukkotietueita lennossa melkein mistä tahansa sovelluksesta.