Kuinka tehdä sähköpostista tuottavampaa ja vähemmän stressaavaa

Sähköposti on kiistatta hyödyllinen viestintäväline, mutta väärin käytettynä se voi muuttua aikaa vieväksi, huomiota vieväksi, jatkuvasti päällä olevaksi stressin aiheuttajaksi, joka on enemmän taakka kuin hyöty. Jos huomaat pelkääväsi postilaatikkoasi joka päivä, tutustu tähän luetteloon ammattilaistekniikoista, joiden avulla voit kääntää käsikirjoituksen ja muuttaa sähköpostin takaisin tuottavuustyökaluksi, jonka sen pitäisi olla.

Aseta (ja lähetä) vapaa-aikasi

Jotta sähköposti ei hiipiisi elämäsi muuhun kuin työaikaan, on hyvä idea määrittää vapaa-ajat – ei pelkästään sitoutumalla henkisesti siihen, että sähköpostit eivät lue tiettyinä aikoina. päivän aikana tai jopa ottamalla käyttöön Älä häiritse -asetukset sähköposti-ilmoitusten estämiseksi (mikä on myös hyvä idea), mutta myös asettamalla poissaolo-vastaus käynnistymään töiden jälkeen tuntia. Tämä auttaa hallitsemaan odotuksia ja auttaa määrittämään rajoja työtovereiden kanssa, mutta estämättä viestintää kokonaan, jos jotain kiireellistä ilmaantuu.

Se voi olla aluksi hieman ahdistavaa, jos olet tottunut tarkistamaan sähköpostisi kaikkina vuorokauden aikoina, mutta ajan myötä huomaat, että sähköpostin tarkistaminen tiettyinä vuorokaudenaikoina rohkaisee sinua olemaan keskittyneempi ja tehokkaampi eston aikana vinossa.

Ota poljinnopeus hallintaan

Vastaavasti kuin sähköpostin tarkistaminen työajan ulkopuolella, ei myöskään ole ihanteellinen tarkistaa postilaatikkoasi jatkuvasti koko päivän. Sähköpostia ei pidä käyttää reaaliaikaisena chat-sovelluksena – juuri sitä Slack ja Microsoft Teams ovat. Jos sähköpostien nopea vastaanottaminen ei ole tärkeää, voi olla viisasta säätää postilaatikon asetuksia niin, että uudet viestit tulevat vain ennalta määrättyinä aikoina. Useimmat nykyään suositut sähköpostiohjelmat antavat sinun muokata sitä, kuinka usein postilaatikkosi hakee uusia viestejä, ja taajuuden vähentäminen voi tehdä ihmeitä tuottavuudellesi. Sen lisäksi, että sähköposti ei häiritse sinua, poljinnopeuden strateginen asettaminen mahdollistaa tehokkaamman osien sulkemisen sähköpostikirjeenvaihdon aikataulusta.

Näin se tehdään Näkymät ja Mail Macille.

Peruuta aggressiivisesti listojen tilaus

Ei-toivotut, asiaankuulumattomat sähköpostit postituslistoilta ovat ärsyttävää elämää, mutta jos tapasi käsitellä niitä on vain painaa poistopainiketta, teet itsellesi karhunpalvelun. Sen sijaan, että poistaisit nämä viestit, kannattaa käyttää muutama ylimääräinen sekunti postituslistan tilauksen poistamiseen. Se vie hieman enemmän aikaa, mutta nämä ylimääräiset napsautukset maksavat tulevaisuudessa kymmenkertaisen hyödyn, sillä sinun ei tarvitse poistaa yhä useampia ei-toivottuja sähköpostiviestejä, jotka tukkivat postilaatikkosi.

Jotkut nykyaikaiset sähköpostiohjelmat tekevät tästä prosessista helppoa, ja ne tunnistavat automaattisesti postituslistan viestit ja tarjoavat helposti löydettävän tilauksen peruutuspainikkeen. Mutta vaikka sähköpostiohjelmassasi ei olisi tätä ominaisuutta, kannattaa silti vierittää viestin alareunaan ja etsiä tilauksen peruutuslinkki manuaalisesti. Jos mikään muu ei auta eikä tilauksen peruutuslinkkiä ole, kannattaa usein lähettää lyhyt vastaussähköposti, jossa pyydetään selvästi lähettäjää "poistakaa minut listaltasi".

Käytä automaattista täydennysohjelmaa

Automaattisen täydennyksen ehdotukset (esim Gmailin älykäs kirjoittaminen) ovat luultavasti yksi parhaista ominaisuuksista, jotka on lisätty sähköpostiohjelmistoon viime aikoina. Jos et ole tuttu, ne toimivat periaatteessa ennustamalla yleisiä sanoja ja lauseita, joita sinulla on tapana käyttää, ja toimittamalla ne sitten ehdotuksina, jotka voit syöttää yhdellä näppäinpainalluksella. Hyvät oppivat kirjoitustyylisi, mitä enemmän käytät niitä, ja ne voivat muuttua ajan mittaan melkein kammottavan tarkkuuden.

Ollakseni täysin rehellinen, automaattisen täydennyksen ehdotukset eivät todennäköisesti säästä sinua enempää kuin muutaman ylimääräisen minuutin viikossa, mutta ne voivat toimia. ihmeitä vähentääksesi sähköpostin kirjoittamiseen vaadittavaa henkistä vaivaa – varsinkin jos sinulla on vaikeuksia löytää oikea tapa kirjoittaa jotain. Ehdotukset voivat myös toimia hyödyllisenä muistutuksena pitää asiat lyhyinä ja suloisina.

Opi milloin ohittaa sähköposti ja nostaa puhelin

Yksi parhaista sähköpostitaidoista, joita voit kehittää, on kyky tunnistaa, milloin sähköposti on – ja mikä tärkeintä, milloin se ei ole – ihanteellinen viestintätapa tietyssä tilanteessa käytettäväksi. Monissa tapauksissa sähköposti on suositeltavampi, koska se on asynkroninen, mahdollistaa harkitsemmat vastaukset ja jättää paperin jälkiä – mikä tekee siitä erinomaisen tietyntyyppisille viesteille. Mutta vähemmän muodollisissa keskusteluissa sähköposti ei ehkä ole paras viestintäpaikka. Aina kun viestintääsi ei välttämättä tarvitse kirjata lokiin, on usein nopeampaa ja tehokkaampaa lähettää lyhyt Slack-viesti tai jopa nostaa puhelin. Ihmisten soittaminen on joskus paheksuttavaa tietyissä työtilanteissa, mutta strategisesti käytettynä se hyötyy (ylimääräinen nopeus, selkeys ja kyky käyttää sävyä ja taivutusta tiedon välittämiseen) ovat tärkeämpiä kuin kustannuksia.

Toimittajien suositukset

• 10 selainlaajennusta, jotka auttavat maksimoimaan tuottavuuden
• Yksinkertainen GPU-hakkerointi tekee RTX 3080 -kannettavastasi 20 % tehokkaamman, jos uskallat

Päivitä elämäntapasiDigital Trends auttaa lukijoita pysymään tekniikan nopeatempoisessa maailmassa uusimpien uutisten, hauskojen tuotearvostelujen, oivaltavien toimitusten ja ainutlaatuisten kurkistusten avulla.