Avery 5160 -tarrojen käyttäminen Excelissä

Avery-tarrat ovat hyvin tunnettu vakiotoimistotuote, ja 5160-tarrat (muiden kokojen ohella) ovat yhteensopivia Microsoft-tuotteiden kanssa. Voit tulostaa Avery-tarroja Excelistä, mutta prosessi vaatii viime kädessä yhdistämisen tarrakenttien luokittelemiseksi ja niiden tuomiseksi tarramuotoon.

Yhdistämisen aikana määrität tietosarakkeet Exceliin ja yhdistät ne sitten Microsoft Wordin muotoilukenttien kanssa. Prosessi ei ole monimutkainen, mutta muotoilun oikea määrittäminen vaatii aikaa. Suuret yhteystietoluettelot tai muut tiedot Excelissä vaativat myös enemmän aikaa.

Vaihtoehto Excelin käyttämiselle Wordin kanssa on kirjoittaa kukin tarra manuaalisesti tai suorittaa yhdistäminen toisen yhteensopivan ohjelman, kuten Microsoft Outlookin, kautta. Microsoft Outlook -vaihtoehto on houkutteleva vain, jos käytät palvelua jo sähköpostin hallinnassa.

Avery-tarrat ovat vakiona Microsoft Word -tarramuotoilussa, ja mitoitus on jo tallennettu esiasetuksiin, joten ne ovat erinomainen valinta etikettiprosessiin. Myös muut yleiset tarramerkit ja asettelut on tallennettu Microsoftin tarramuotoiluun.

Ennen kuin siirryt Exceliin ja käytät ohjelmaa tietojesi isännöintiin, harkitse, onko Excel paras käyttötapa sinun tilanteessasi. Jos teet pienen määrän tarroja – esimerkiksi alle 100 minimaalisella tiedolla – tietojen kirjoittaminen suoraan tarramuotoiltuun Word-asiakirjaan on parempi vaihtoehto. Tämä pätee erityisesti kertakäyttöluetteloon.

Excel on ihanteellinen isännöimään suuria määriä tietoa, kuten yhteystietoluettelo, jossa on nimi, osoite ja muut tiedot sadoille tai jopa tuhansille ihmisille. Jatkuvasti kasvavia ja kehittyviä luetteloita on helppo hallita Excelissä.

Excel-työkirja ei ole hyvä valinta hallitun luettelon tarrojen tulostamiseen, mutta muotoilun ansiosta tietojen siirtäminen muihin ohjelmiin ja muotoihin on helppoa. Voit esimerkiksi ladata yhteystietoluettelon sähköpostin hallintaan helposti Excelistä.

Käytä Exceliä, jos tiedot ovat tärkeitä ja niitä käytetään jatkuvasti. Muussa tapauksessa harkitse tietojen kirjoittamista manuaalisesti suoraan Word-asiakirjaan.

Muotoile Excelissä tarrakentät sarakeotsikoiden avulla. Esimerkiksi otsikkoon jokainen sarake tietyllä kentällä, kuten etunimi, sukunimi, osoite, kaupunki, osavaltio, postinumero, sähköpostiosoite ja kaikki muut tiedot, jotka säilytät yhteystiedoissa. Sarakkeen määrittäminen kullekin tietylle tietojoukolle on tärkeää, kun on aika muotoilla tarrat.

Jokainen rivi vastaa yhtä yhteystietoa tai tietojoukkoa. Kun käytät sarakeotsikkoa kullekin tiedolle, voit maksimoida kykysi sijoittaa tiedot tarrojen paikkaan myöhemmin, kun käytät yhdistämisprosessia. Tallenna tässä vaiheessa Excel-laskentataulukko ja poistu ohjelmasta. Avaa sitten Microsoft Word suorittaaksesi yhdistämisen ja tulostaaksesi lopulta tarrat.

Suuntaa kohteeseen Postitukset -välilehti uudessa Word-asiakirjassa ja valitse Aloita yhdistäminen vaihtoehto. Valitse Tarrat ja napsauta Label Options. Tässä muotoilet Word-asiakirjan Aver 5160 -tarroille.

Valitse jatkuvan syöttötavan tulostin tai sivutulostin käyttämäsi mallin mukaan. Tulostinvaihtoehtojen alla ovat tarravaihtoehdot. Valitse avattava valikko nähdäksesi toimittajat ja valitse Avery tästä listasta.

Toinen luettelo luodaan kaikilla Avery-tarratyyleillä. Klikkaa 5160 mallitarrat ja valitse OK. Word-asiakirja kokoaa tarrat vastaamaan tarkasti tarvittavaa etäisyyttä ja suunnittelua.

Nyt, napsauta Tiedosto ja valitse Pitkälle kehittynyt vaihtoehto yhdistää Excel Wordiin. Merkitse Vahvista tiedostomuodon muunnos valintaruutu ja valitse OK. Palata Postitukset ja napsauta Valitse Vastaanottajat löytääksesi Excel-tiedostosi. Valitse tiedosto yhdistääksesi tiedot Wordiin.

Muotoile myös se, miltä tietojesi pitäisi näyttää tarroissa Postitus-asetuksissa. Käytä <> tyyli tietojen asettelemiseksi. Tämä korreloi aiemmin Excelissä luomiesi sarakkeiden kanssa. Voit määrittää nämä tiedot haluamallasi tavalla.

Osoitetarrassa on yleensä nimi, katuosoite, kaupunki, osavaltio ja postinumero. Voit myös lisätä yrityksen nimen tai minkä tahansa mukautetun kentän, kunhan se on olemassa Excel-sarakkeessa. Muotoile jokainen sarakeotsikko tarkasti haluamallasi tavalla. Tämä sisältää sanojen välit ja rivin, jolla se esiintyy.

Säädä myös tämän alueen fonttiasetuksia. Excelistä kartoitetun oletusfontin käyttäminen toimii hyvin, mutta mukautettu tyyli on helppo vaihtoehto tarroille. Suorita tulostuksen esikatselu yhdistämisen jälkeen varmistaaksesi, että fontti ja tekstikoko sopivat tarraan.

Nyt Avery-tarrat on muotoiltu ja tiedot on yhdistetty. Klikkaus Ottelukentät alla Postitukset ja varmista, että Excelin sarakeotsikot vastaavat <> aiemmin käyttämäsi muotoilu. Jos kaikki osuu kohdalleen, siirry eteenpäin. Jos ei, käytä avattavia valikoita säätääksesi, kunnes kaikki kentät täsmäävät. Tämä yhdistää Excel-sarakkeet tarroihin.

Klikkaus Viimeistele ja yhdistä Viestit-välilehdellä suorittaaksesi prosessin loppuun. Klikkaus Tulosta lähettääksesi työn tulostimellesi. Aseta Avery-tarrat tulostimen lokeroon ennen tulostustoiminnon suorittamista.

Tee myös tulostuksen esikatselu tarkistaaksesi kohdistuksen ja välit ja paikantaaksesi mahdolliset virheet. Tarrat ja tulostimen muste ovat kalliita, ja tiedoston tarkistaminen varmistaa, että sinun ei tarvitse tulostaa useammin kuin kerran.

Excelin ja Wordin välisen yhdistämisen suorittamiselle on vaihtoehto. Outlook-vaihtoehto on nimenomaan yhteystietoluetteloita varten, mutta se tarjoaa helpon tavan ladata yhteystiedot Excelistä Outlookin yhteystietojen hallintaan.

Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, jos ylläpidät sähköpostia kenen tahansa luettelossa olevaan henkilöön. Kirjoita Outlook ja valitse Lisää yhteystieto ja valitse Tiedostosta. Voit käyttää Exceliä tai tavallista CSV-tiedostoa saavuttaaksesi saman tuloksen. Valitse tiedosto ja tuo kaikki Outlook Manageriin.

Nyt yhdistämisen suorittaminen Wordissa on paljon lyhyempi prosessi. Valitse kaikki haluamasi yhteystiedot käyttämällä Siirtää+Ohjaus näppäimistökomento useiden yhteystietojen korostamiseksi.

Siirry kohtaan Koti -välilehti Outlookissa ja valitse Yhdistäminen jonka jälkeen Vain valitut yhteystiedot. Valitse tarroihin haluamasi yhteystietokentät tai napsauta Kaikki yhteyskentät siirtää kaiken. Valita Uusi asiakirja ja valitse asiakirjan tyyppi. Postitustarrat on luettelon ilmeisin valinta.

Tämä toiminto käynnistää Word-asiakirjan avaamisen, ja kaikki yhteystiedot on kartoitettu ja valmiina. Sinun on silti käytettävä Wordia valitaksesi Avery-tarratyylin, mutta prosessi on sama kuin edellä.

Jos olet varovainen, kirjoita Kirjoittaa ja LisääKentät -osio Wordissa tarkistaaksesi kartoitus. Voit myös suorittaa esikatselun varmistaaksesi, että kaikki on asetettu oikein ja valmiina tulostettavaksi. Muuten olet valmis ja voit tulostaa tarrat nopeasti Outlookin yhdistämisprosessin avulla.