7 asiaa, joita et tiennyt voivasi tehdä Outlookissa

Todennäköisesti olet käyttänyt Microsoft Outlookia tavalla tai toisella sähköpostin lähettämiseen tai tapaamisen ajoittamiseen. Mutta vaikka nämä ovat yleisimpiä Outlookissa suoritettavia tehtäviä, voit parantaa käyttökokemustasi käyttämällä joitain temppuja.

Sähköpostin muistaminen on yksi, jota olemme käsitelleet aiemmin, mutta siellä on myös värikoodattuja sähköposteja tai eri aikavyöhykkeiden asettamista. Olemme viettänyt jonkin aikaa valikoiden kaivamiseen puolestasi ja näyttääksemme sinulle kaiken ja paljon muuta.

Tässä on ilman pitkiä puheita seitsemän asiaa, joita et tiennyt voivasi tehdä Outlookissa työpöydällä ja Outlookissa verkossa.

Aseta kaksi aikavyöhykettä

Aloitamme ensin aikavyöhykkeillä, koska aika on kaikki kaikessa! Tästä on hyötyä, jos toimit eri paikassa kuin työsi – oletetaan, että olet New Yorkissa ja työpaikkasi sijaitsee Portlandissa, Oregonissa. Voit auttaa pitämään sähköpostisi samalla sivulla ja välttääksesi myöhästymisen kokouksiin asettamalla useita aikavyöhykkeitä Outlook-työpöytäsovelluksessa.

Tämä on yksi helpoimmista asioista, jotka voit määrittää Outlookissa. Sinun tarvitsee vain siirtyä Outlook-työpöytäsovelluksen kalenterijuomaasi ja käydä sitten osoitteessa Tiedosto valikosta. Napsauta sieltä Vaihtoehdot ja napsauta sitten Kalenteri. Haluat sitten etsiä Aikavyöhykkeet vaihtoehto. Sinun pitäisi nähdä valintaruutu Näytä toinen aikavyöhyke. Napsauta valintaruutua ja valitse sitten haluamasi toinen tai kolmas aikavyöhyke. Näet tämän nyt Outlookissa.

Aseta värit tietyiltä ihmisiltä tuleville sähköposteille

Haluatko, että sähköpostisi näyttävät hieman erilaisilta, jotta postilaatikkosi olisi mukavampaa tai helpompi lukea? Outlook tukee niin sanottua ehdollista muotoilua. Tämä ominaisuus on tapa saada viestit, jotka täyttävät omat määrittelemäsi ehdot, erottumaan viestiluettelosta käyttämällä värejä, fontteja ja tyylejä. Se laskeutuu listallamme sijalle 2.

Voit pyytää Outlookia muuttamaan tiettyjen viestien väriä lähettäjän nimen tai sähköpostiosoitteen perusteella. jos haluat, että kaikki pomosi sähköpostit näkyvät punaisina.

Voit määrittää ehdollisen muotoilusäännön siirtymällä Saapuneet-kansioon Outlook-työpöytäsovelluksessa ja siirtymällä Näytä-välilehdelle. Valitse sieltä Nykyinen näkymä asetusta. Valitse sitten sen jälkeen Näytä asetukset. Haluat sitten napsauttaa sisään Näkymän lisäasetukset valintaikkuna ja valitse Ehdollinen muotoilu. Microsoftilla on luettelo vaiheista, joita voit seurata täällä, mutta keskitymme siihen, kuinka voit saada tiettyjen ihmisten viestit näyttämään tietyllä värillä.

Suorita tämä napsauttamalla Lisätä ja anna sitten säännön nimi. Valitse Fontti, ja sitten alle Väri valitse haluamasi väri ja napsauta sitten OK. Valitse sen jälkeen Kunto ja valitse ehto. Kirjoita Lähettäjä-ruutuun yhteystiedon tai lähettäjän nimi, jonka haluat näkyvän eri värillä postilaatikossasi. Sitten sisään Suodatin, ehdollinen muotoilu ja näkymän lisäasetukset valintaikkunat, valitse OK.

Käytä Outlookin pikanäppäimiä

Olet todennäköisesti perehtynyt pikanäppäimiin, kuten CTRL+C ja CTRL+V, mutta tiesitkö, että Outlook-työpöytäsovelluksessa on myös joukko pikanäppäimiä, joita voit käyttää? Nämä näppäimet voivat auttaa sinua säästämään aikaa kiireisenä päivänä, sillä sinun ei tarvitse vetää hiiren osoitinta kuvakkeiden ja valikkojen päälle suorittaaksesi yleisiä tehtäviä, kuten viestien kirjoittamista, vastaamista tai edelleenlähetystä. Keräsimme suosikki Outlook-pikanäppäimet numerolle kolme luettelossamme. Muista, että nämä ovat Windows 10:lle.

Keräsimme jälleen joitain yleisimmistä pikanäppäimistä. Microsoft on täydellinen luettelo verkkosivuillaan, joka kattaa Outlookin pikakuvakkeet MacOS: lle sekä Webin. Heidän luettelonsa on hieman kattavampi, ja se kattaa sanelun, kansiot, lukuruudut, tulostuksen ja paljon muuta.

Muuta tiedostojen kokoa lähettääksesi suuria liitetiedostoja

Yleinen esto, jota saatat kohdata lähettäessäsi kuvia sisältäviä sähköposteja, on se, että tiedostot, jotka haluat vastaanottajan vastaanottavan, ovat hieman liian suuria verkon rajoituksiin nähden. Kun näin tapahtuu, voit yrittää muuttaa kuvaliitteiden kokoa Outlook-työpöytäsovelluksen kautta, jotta ne eivät ole liian suuria.

Voit muuttaa kuvaliitteiden kokoa muutamassa vaiheessa. Kun olet kirjoittanut uuden viestin, sinun on ensin yritettävä liittää kaikki kuvat, jotka haluat lähettää. Saat todennäköisesti virheilmoituksen, mutta älä huoli. Suuntaa vain sisään Tiedosto sähköpostin välilehti ja etsi sitten virheilmoitus ylhäältä. Valitse vaihtoehto, jossa lukee Muuta suurten kuvien kokoa, kun lähetän tämän viestin.

Outlook yrittää lähettää viestin pakkaamalla kuvat pienemmäksi. Jos viesti ei vieläkään mene perille, voit yrittää Pakkaa tiedostot Windows 10:ssä tai Mac käyttöjärjestelmä pienentääksesi niitä ja liittämällä sitten ZIP-tiedoston sähköpostiviestiin.

Aloita Teams-kokoukset, avaa Sticky Notes ja OneNote suoraan Outlookista verkossa

Vaikka olemme keskittyneet Outlook-työpöytäsovellukseen, Outlookin verkkoversiolla on myös joitain salaisuuksia. Kun todennäköisesti vietät aikaasi kalenterin tai sähköpostien lajitteluun Outlookissa Webissä Microsoft liitti joitain integraatioita Sticky Notesiin sekä siellä olevaan OneNoteen, liian.

Integraation avulla, jos kirjaudut sisään samalla Microsoft 365 -sähköpostilla, jota käytät työssäsi (tai jopa henkilökohtaisella Microsoft-tilin sähköpostilla) Muistilapuissa Windows 10:ssä tai OneNote-sovelluksessa pääset nopeasti käsiksi samoihin asioihin kyseisen tilin Outlookissa web. Tämä tunnetaan OneNote-syötteenä.

Voit vaihtaa tähän milloin tahansa siirtymällä ylös ja napsauttamalla OneNote-kuvaketta näytön oikealla puolella. Tämä toimii sekä henkilökohtaisten Microsoft-tilien että työ Microsoft 365 -tilien kanssa. Joten, kokeile sitä ja tee muistiinpanoja lähettäessäsi sähköpostia!

Haluamme myös huomioida kyvyn "Tapaa nyt". Tämä vaihtoehto näkyy Outlookin verkkoversion postilaatikon yläosassa. Jos napsautat tätä, voit aloittaa välittömästi Teams-kokouksen (työtileillä) tai Skype-kokouksen (henkilökohtaisilla tilit.) Se on nopea tapa hypätä läpi, eikä sinun tarvitse käydä läpi monia valikoita päästäksesi kokoukseen oikein pois.

Siirry postilaatikon nollaan keskustelun puhdistamisen avulla

Jos postilaatikkosi on täynnä viestejä, sinun kannattaa kokeilla Outlookin keskustelun uudelleenjärjestämistä. Se on jälleen yksi ominaisuus, jonka olemassaolosta et ehkä tiennyt.

Kuten Microsoft selittää, Keskustelun puhdistustoiminto Outlookissa on suunniteltu auttamaan sinua vähentämään kansioissasi olevien viestien määrää. Keskustelun aikana siivotut ylimääräiset viestit siirretään Poistetut-kansioon. Muista vain, että tämä koskee keskusteluja sähköpostiketjussa tai viestikokoelmassa.

Voit käyttää keskustelun siivoamista siirtymällä työpöydän Outlook-postilaatikkoon ja napsauttamalla sitten Koti -välilehti. Sieltä voit valita Poistaa ryhmä ja valitse sitten Siivota.

Voit valita Puhdista keskustelu puhdistaaksesi nykyisen keskustelun. Valitse sitten Puhdista kansio puhdistaaksesi koko kansion ja poistaaksesi tarpeettomat viestit. Voit myös valita Puhdista kansio ja alikansiot. Tällä vaihtoehdolla kaikki valitussa kansiossa ja sen sisältämissä kansioissa olevat keskustelut tarkistetaan ja tarpeettomat viestit poistetaan.

Aseta säännöt sähköpostiviestien siirtämiseksi, merkitsemiseksi ja niihin vastaamiseksi automaattisesti

Keskustelun puhdistaminen on yksi tapa päästä puhtaaseen postilaatikkoon, mutta sääntöjen asettaminen on toinen tapa. Voit siirtää, merkitä sähköposteja ja vastata niihin automaattisesti, jos asetat säännöt Outlook-työpöytäsovelluksessasi. Näitä sääntöjä voidaan käyttää jopa tiettyjen äänien toistamiseen, kun saat myös viestejä.

Jos haluat määrittää säännön, sinun tarvitsee vain napsauttaa hiiren kakkospainikkeella viestiä postilaatikossasi ja valita säännöt Sieltä voit valita yhden vaihtoehdoista. Outlook ehdottaa automaattisesti säännön luomista lähettäjän ja vastaanottajien perusteella. Jos haluat luoda lisää sääntöjä, voit napsauttaa sitä hiiren kakkospainikkeella ja valita Luo sääntö.

Seuraa näytön ohjeita ja valitse Luo sääntö -valintaikkunassa yksi tai useampi kolmesta ensimmäisestä valintaruudusta. Microsoftilla on täydellinen opas Outlookin säännöistä tässä jos tarvitset lisäapua.

Toimittajien suositukset

• Käytätkö Officea? Tietokoneesi saattaa olla vaarassa tämän Microsoftin muutoksen vuoksi
• Paper Laptop voi olla sähköinen paperilaite, jota et tiennyt tarvitsevasi
• 5 hyödyllistä Windowsin pikakuvaketta, joista et tiennyt
• Kuinka tehdä tabletistasi parempi työväline
• Näin voit maksimoida tuottavuuden Windows 10:ssä