Kuvan luotto: Jupiterimages/Pixland/Getty Images
Microsoft Word tarjoaa käyttäjille toiminnon luoda yksinkertaisia lomakkeita ja kerätä tietoja vakiomuodossa. Word-asiakirjojen taulukot voivat myös järjestää tietoja. Word voi viedä nämä tiedot tiedostomuotoon, jota voi käyttää Microsoft Excelillä tai tietokantaohjelmilla, kuten MS Accessilla. ".TXT" ja ".RTF" tarkoittavat yleisiä tiedostomuotoja tekstille ja Rich Text Formatille. Kopion tiedoista tallentaminen kummassakin muodossa varmistaa, että tiedot voidaan tuoda Excel-laskentataulukkoon. Wordin ja Excelin ohjatut vienti- ja tuontitoiminnot tarjoavat käyttäjille vaihtoehtoja ja esikatseluita tietojen muotoilusta.
Word-asiakirja
Vaihe 1
Käynnistä Microsoft Word ja avaa haluamasi tietodokumentti valitsemalla ylävalikkopalkin "Tiedosto"-kohdasta "Avaa" (tai Office 2007 -nauhan alta), valitsemalla tiedosto ja napsauttamalla "Avaa"-painiketta.
Päivän video
Vaihe 2
Tarkista, että Word-asiakirjan jokainen tietoyksikkö on erotettu sarkaimella tai pilkulla ja että jokainen tietue on erotettu rivinvaihdolla.
Vaihe 3
Muunna taulukot tekstiksi valitsemalla ylävalikkopalkin "Taulukko"-kohdasta "Valitse" ja valitsemalla "Taulukko". Valitse "Työkalut"-kohdasta toiminto "Muunna taulukko tekstiksi" ja valitse vaihtoehto tietojen erottamiseksi joko "sarkaimella" tai "pilkulla", ennen kuin napsautat "OK"-painiketta valintaikkunassa laatikko.
Vaihe 4
Valitse ylävalikkopalkin "Tiedosto"-kohdasta "Tallenna nimellä" ja kirjoita asiakirjan nimi.
Vaihe 5
Valitse Muoto-kohdan vieressä olevasta avattavasta valikosta "Rich Text Format (.rtf)" tai "Text File (.txt)" ja napsauta "Tallenna"-painiketta.
Tiedot Word Formista
Vaihe 1
Käynnistä Microsoft Word ja avaa lomake valitsemalla ylävalikkopalkin "Tiedosto"-kohdasta "Avaa", valitsemalla haluamasi tiedosto ja napsauttamalla "Avaa"-painiketta.
Vaihe 2
Valitse ylävalikkopalkin "Työkalut"-kohdasta "Asetukset" ja napsauta "Tallenna"-välilehteä.
Vaihe 3
Valitse "Tallenna tiedot vain lomakkeille" -valintaruutu ja napsauta "OK"-painiketta.
Vaihe 4
Valitse ylävalikkopalkin "Tiedosto" -kohdasta "Tallenna kopio".
Vaihe 5
Kirjoita asiakirjan nimi ja valitse tiedostotyypiksi "Tekstimuoto (.txt)", ennen kuin napsautat "Tallenna"-painiketta. Ohjattu tiedostojen muunnostoiminto avautuu, jotta tiedot kartoitetaan tarkasti.
Vaihe 6
Tarkista ohjatussa tiedostomuunnostoiminnossa näkyvät tiedot ja varmista, että jokainen tietoyksikkö on merkitty lainausmerkeillä ja erotettu pilkulla. Varmista, että tyhjät tietokentät on rekisteröity kahden lainausmerkin väliin, ennen kuin napsautat "OK"-painiketta.
Tuo tiedot Exceliin
Vaihe 1
Käynnistä Microsoft Excel ja avaa tyhjä työkirja.
Vaihe 2
Napsauta laskentataulukon ensimmäistä solua ja valitse ylävalikkopalkin "Data" -kohdasta "Tuo ulkoiset tiedot".
Vaihe 3
Valitse vaihtoehto "Tuo tiedot" ja käynnistä ohjattu tekstin tuontitoiminto.
Vaihe 4
Tarkista ohjatun tekstin tuontitoiminnon jokainen vaihe varmistaaksesi, että kentät on kartoitettu oikein valitsemalla "Rajalliset" vaihtoehdot ja laskentataulukon tietojen jakamisen esikatselu esikatseluruudussa valintaikkuna. Napsauta "Seuraava" -painiketta navigoidaksesi ohjatun tekstin tuontitoiminnon läpi ja napsauta "Valmis" -painiketta sulkeaksesi ohjatun toiminnon ja siirtääksesi tiedot.
Vaihe 5
Tallenna muunnetut tiedot Excel-muotoon valitsemalla ylävalikkopalkin "Tiedosto"-kohdasta "Tallenna", kirjoittamalla tiedoston nimi, valitsemalla tiedostomuodoksi "Excel-työkirja" ja napsauttamalla "Tallenna"-painiketta.
Kärki
Yksittäiset tietojoukot, kuten lomakkeista, tuodaan Excel-laskentataulukkoon ja tuottavat käytöstä poistetun toisen rivin. Jos haluat jatkaa tietojen tuontia, ComputorCompanion.com suosittelee yksinkertaisesti valitsemaan laskentataulukon kolmannen rivin tietojen lisäämistä varten ja poistamaan toisen, käyttökelvottoman rivin. Microsoft Office 2007 (eli Word ja Excel) käyttäjät voivat käyttää toimintoja sovellusten ylätyökalupalkin ja Office-nauhan kautta.
