Vinkkejä suoran ja epäsuoran yrityssähköpostin kirjoittamiseen

Liikeviestit noudattavat yleensä joko suoraa tai epäsuoraa kaavaa. Se on tapa järjestää viestissä välitettävää tietoa sen mukaan, onko pääideana hyvä, huono vai neutraali uutinen. Valitse tehokkain malli yrityssähköpostillesi sen mukaan, kuinka luulet lukijasi reagoivan pääideaan.

Suorissa sähköpostiviesteissä pääasia menee alkuun, jota seuraa yksityiskohdat, selitykset tai sitä tukevat todisteet. Tällä tavalla järjestetty sähköposti säästää lukijan aikaa, sillä viestin tarkoitus on heti perillä. Se myös auttaa lukijaa asettamaan seuraavat yksityiskohdat kontekstiin ja perspektiiviin. Tämä estää lukijaa turhautumasta, kun hänen täytyy kahlata tietokappaleiden läpi löytääkseen pääasia. Suora malli toimii parhaiten, jos lukijasi on vastaanottavainen pääasialle, ei vastusta.

Jos lukijasi on tyytyväinen, lievästi kiinnostunut tai neutraali (ei tunne siitä tavalla tai toisella), käytä suoraa mallia. Harkitse sähköpostin lähettämistä asiakkaalta sopimuksen täyttämistä koskevan tarjouksen jälkeen. Jos voitat sopimuksen, kirje alkaa seuraavasti: "Tarjouksesi on tarkistettu ja meillä on ilo tarjota sinulle tee sopimus." Kun pääasia on hyvä uutinen tai neutraali uutinen, ilmoita siitä välittömästi ja ota yhteyttä yksityiskohdat. Useimmat sähköpostit käyttävät tätä lähestymistapaa, mukaan lukien rutiinitehtäviä, tilauksia ja kuittauksia koskevat sähköpostit.

Epäsuorassa sähköpostissa pääasia menee viestissä myöhemmin yksityiskohtien, selitysten tai todisteiden jälkeen. Epäsuoran kaavan käyttäminen sähköpostissa osoittaa, että kunnioitat lukijasi tunteita, joita pääasia voi loukata. Rakentamalla sitä, annat lukijasi olla valmiimpi vastaanottamaan sen. Se on myös yritys kannustaa lukijaa kuulemaan, jos sanot heti viestin alussa pääidean, joka järkyttää lukijan, hän saattaa lopettaa lukemisen. Kaiken kaikkiaan tavoitteena on minimoida lukijasi negatiivinen reaktio.

Jos lukijasi ei ole kiinnostunut, tyytymätön tai vihamielinen, käytä epäsuoraa mallia. Harkitse asiakkaan lähettämää sähköpostia uudelleen. Jos et voittanut, kirje alkaa eri tavalla: "Kiitos, että lähetit tarjouksen sopimuksemme työstämiseksi. Tarkistimme jokaisen tarjouksen huolellisesti jne." Pääasia, jonka luulet jo tietäväsi, mutta jatka silti lukemista, tulee paljon myöhemmin. Käytä epäsuoraa sähköpostia, kun pääasia on huonot uutiset, kuten hylkääessäsi pyynnön tai hylätessäsi vaatimuksen. Tämä lähestymistapa toimii hyvin myös silloin, kun yrität myydä jotain tai jaat arkaluonteisia tietoja.