Paras tapa tallentaa sähköpostit Outlookista

Kun käytät Microsoft Outlookia sähköpostitililläsi, haluat varmistaa, että voit seurata kaikkia viestejäsi ja että voit palata niihin aina tarvittaessa. Tästä syystä on tärkeää ymmärtää, mikä on paras tapa tallentaa ja tallentaa sähköpostiviestisi Outlook-tililtäsi.

Microsoftin mukaan paras käytäntö on säilyttää saapuneet viestit, jotka sinun on luettava ja käsiteltävä itse, ja luoda muita kansioita, joita voit käyttää tietyntyyppisille sähköpostiviesteille. Luo "1-Reference" -kansio. Pudota manuaalisesti viestit, joihin sinun täytyy palata myöhemmin tai et ole vielä ehtinyt lukea. Laita "1" sen eteen, jotta se näkyy suoraan postilaatikon alla. Luo muita kansioita, kuten "Henkilökohtainen", tallentaaksesi henkilökohtaiset sähköpostit ja pitämällä ne erillään työsähköposteistasi. Tällä tavalla sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että työtoverit katsovat olkapääsi yli henkilökohtaisia ​​viestejä. Voit luoda joukon kansioita postituslistasähköpostiviesteille, jotta viestit ohjataan uudelleen kansioon. Tällä tavalla sinun ei tarvitse täyttää postilaatikkoasi tonneilla viestejä, joita sinun ei ehkä tarvitse edes lukea.

Aseta kaikki kansiosi automaattisesti arkistoitavaksi vuosittain. Arkistointijärjestelmän avulla voit tallentaa tärkeät sähköpostit ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään. Outlook saattaa pyytää sinua vastaamaan, haluatko arkistoida kaikki viestisi automaattisesti. Napsauta "Kyllä" ja arkistointi alkaa. Viestisi siirretään Saapuneet-kansiosta tai muista kansioista "Arkisto"-kansioon, johon pääset milloin tahansa. Kaikki kansiosi jäljitellään "Arkisto"-kansiossa. Jos sinulla on esimerkiksi viite-, henkilökohtaisia ​​ja yrityskansioita, näet samat kolme kansiota Arkisto-kohdassa.

Outlookin automaattinen arkistointitoiminto on oletusarvoisesti käytössä, mutta voit myös mukauttaa arkistointijärjestelmää. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Työkalut" -valikkoa. Napsauta "Asetukset" ja napsauta "Muu"-välilehteä. Valitse "Automaattinen arkistointi". Valitse "Suorita automaattinen arkistointi n päivän välein" ja määritä, kuinka monta haluat sen olevan (esimerkiksi 14 päivän välein). Valitse muut asetukset, joita haluat muuttaa. Jos haluat ottaa muutokset käyttöön kaikkiin kansioihin, valitse "Käytä näitä asetuksia kaikkiin kansioihin".