Microsoft Teamsin käyttäminen

Microsoft Teamsin oikean käytön oppiminen voi säästää paljon aikaa. Siinä on sisäänrakennettu valkotaulu, videokeskustelutoiminto, tiimin organisointityökalut, ja se integroituu hyvin Microsoft 365:n tuottavuuspilven ja sen kanssa. sarja hyödyllisiä sovelluksia.

Sekä koulutus- että yritysvuorovaikutusten siirtyessä yhä enemmän verkkoon, on entistä tärkeämpää viestiä tehokkaasti ja järjestäytyä suurten ryhmien kanssa yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi, tiedon välittämiseksi ja tuottavan työ- ja oppimisympäristön luomiseksi. Lue lisää saadaksesi lisätietoja käytöstä Microsoft Teams.

Mikä on Microsoft Teams?

Microsoftin yhteistyösovellukseksi luoma Teams yhdistää Microsoft Classroomin ja Skype for Businessin parhaat ominaisuudet ohjelman luomiseksi. pystyy tiedostojen tallentamiseen, sovellusten integrointiin, videoneuvotteluihin, pikaviestintään, VoIP-puheluihin sekä tiimien ja yhteistyökumppaneiden rakeisiin organisointiin.

Teamsilla on enemmän kuin 270 miljoonaa käyttäjää ympäri maailmaa ja on suosituin yhteistyösovellus yritysten kanssa. Se ei kuitenkaan ole vain yrityssovellus. Yli miljoona ihmistä käyttää Teamsia myös ensisijaisena viestintäsovelluksenaan.

Itse sovellus on täynnä toimintoja. Ensinnäkin ihmiset voivat yhdistää elämänsä eri osia itsenäisiksi tiimeiksi. Esimerkiksi henkilöllä voi olla toisistaan ​​riippumattomia henkilökohtaisia ​​​​ja työkeskusteluja. Nämä ovat Microsoft Teamsin mutterit ja pultit.

Jokaisella tiimillä on kahdenkeskisiä keskusteluja (kutsutaan chateiksi), ryhmäkeskusteluja (kutsutaan Teams-kanaviksi), tiedostojen jakamiseen, ryhmätauluihin ja videopuheluihin jopa 100 henkilön kanssa. On myös mahdollisuus ajoittaa tapahtumia suoraan sovelluksessa, jotta kaikki mukana olevat saavat ne kalentereihinsa ja käyttäjät voivat asettaa muistutuksia sovelluksessa.

Lopuksi on mahdollisuus muokata profiilikuvia sekä yksilöille että kokonaisille ryhmille, ja käyttäjät voivat määrittää saatavuustilansa suoraan sovelluksessa, jotta muut tietävät, ovatko he lähellä tai ei.

Kuinka asentaa Microsoft Teams PC: lle

Microsoft Teamsin käyttö on ilmaista. Jos kuitenkin haluat avata kaikki toiminnot saumattomalla synkronoinnilla OneDriven, Kalenterin, To Do ja muiden Microsoft-sovellusten välillä, tarvitset Microsoft 365 -tilin. Jos käytät mobiililaitteita, siirry App Storeen ja hae "Microsoft Teams" ja asenna sovellus.

Useimmissa nykyaikaisissa Windows-tietokoneissa Teams on esiasennettu. Jos tietokoneessasi ei kuitenkaan ole sitä, prosessi on yksinkertainen.

Vaihe 1: Lataa Teams osoitteesta Microsoft.

Vaihe 2: Suorita ladattu tiedosto ja asenna sovellus noudattamalla näytön ohjeita.

Vaihe 3: Kirjaudu sisään Microsoft-tililläsi, kun Teams avautuu.

Kuinka perustaa Teams yksilöille

Teams on loistava viestintäväline jokapäiväiseen käyttöön. Sen lisäksi, että voit soittaa videopuheluita rakkaimpien kanssa, voit myös lähettää heille tekstiviestejä suoraan Teamsista!

Sen määrittäminen on yksinkertaista ja kestää vain minuutin tai kaksi.

Vaihe 1: Avaa Windowsissa alkaa valikko ja valitse Joukkueet. Avaa Macissa Launchpad ja napsauta Joukkueet.

Vaihe 2: Kirjaudu sisään Microsoft-tililläsi.

Teamsin perustaminen organisaatioille

Yritykset ja organisaatiot voivat perustaa tiimejä yhtä helposti kuin yksityishenkilöt. Erona on, että organisaation on kutsuttava jäseniä liittymään tiimiinsä. Tämä prosessi on riittävän yksinkertainen, mutta jokaisen tiimin henkilön on asennettava ja määritettävä Teams omassa päässään.

Organisaatiot tarvitsevat myös aktiivisen Microsoft 365 Business- tai Enterprise-tilauksen toimiakseen, ja ne tarvitsevat voimassa olevan toimialueen nimen. Toinen huomionarvoinen asia on se, että Teamsin täydet Business- tai Enterprise-versiot eivät ole saatavilla korkeakouluille.

Kun kaikki tiimin jäsenet ovat asentaneet Teamsin, Teamsin asettaminen kaikkien käyttöön on helppoa. Näin:

Vaihe 1: Avata Joukkueet Käynnistä-valikosta tai Launchpadista (Macissa).

Vaihe 2: Valitse Ilmoittaudu Teamsiin.

Vaihe 3: Anna organisaatiosi identiteetti ja paina Seuraava.

Vaihe 4: Anna tietosi ja valitse sitten Määritä Teams.

Vaihe 5: Kutsu tiimisi liittymään organisaatioosi.

Microsoft lähettää sinulle sähköpostitse linkin, jonka avulla voit kutsua tiimisi jäseniä, tai voit napsauttaa Joukkueet -kuvaketta vasemman reunan valikosta ja valitse Kutsu ihmisiä pohjalla.

Kuinka keskustella Teamsissa

Chataaminen on kiistatta Teamsin vahvin puku. Olitpa sitten yksittäisenä käyttäjänä tai osana organisaatiota, chatit pitävät sinut yhteydessä.

Microsoft Teamsilla on samat chat-ominaisuudet, joita voit odottaa muissa chat-sovelluksissa, kuten WhatsAppissa ja iMessagessa. Se on myös Slackin vahva kilpailija joukkuepohjaisissa keskusteluissa. Sovelluksen käyttö on melko yksinkertaista.

Vaihe 1: Valitse Chat vasemmanpuoleisesta valikkopalkista.

Vaihe 2: Valitse Uusi Chat pienestä laatikosta, jonka yläpuolella on kynä. Löydät tämän Chat-ikkunasta valikkopalkin oikealla puolella.

Vaihe 3: Kirjoita "vastaanottaja"-kenttään sen henkilön tai henkilöiden nimi, joiden kanssa haluat keskustella.

Teams ehdottaa automaattisesti ihmisiä organisaatiossasi tai yhteystietoluettelossasi.

Vaihe 4: Kirjoita viestisi kohtaan Kirjoita uusi viesti ala.

Löydät helposti kaikki keskustelusi Chat valikosta. Teams säilyttää ne heti, kun aloitat uuden chatin.

Kanavien käyttäminen Teamsissa

Kanavat ovat tiimisi osia, joissa voit järjestää kaiken aiheen, projektien jne. mukaan. Niitä kutsutaan kuitenkin tiimeiksi, ei kanaviksi. Mutta mitä tulee käyttöön, Microsoft kutsuu niitä kanaviksi, ja yleinen organisaatio on "tiimi". Se on hämmentävää, tiedämme.

Kanavat (tai tiimit) ovat suuria ryhmäkeskusteluja, joissa kokonaiset ryhmät ihmisiä (se on taas) voivat lähettää toisilleen viestejä, jakaa tiedostoja, liittyä videoneuvotteluihin ja paljon muuta. Järjestelmänvalvojat voivat määrittää rooleja tiimissä, kuten tiimin omistajan ja tiimin jäsenen. He voivat myös nimetä valvojia hallinnoimaan kanavan sisältöä... virhe, joukkue.

Jokaisella tiimillä on automaattisesti "yleinen" kanava, mutta jos sinulla on liiketoimintaa, haluat todennäköisesti jakaa sen tarkemmin kohdistetuiksi siiloiksi. Toimi näin.

Vaihe 1: Klikkaa Joukkueet -kuvaketta vasemman reunan valikkopalkissa.

Vaihe 2: Klikkaus Liity tiimiin tai luo se näytön alareunassa.

Vaihe 3: Valitse, luodaanko tiimi Tyhjästä tai Ryhmästä tai tiimistä lisätäksesi olemassa olevan ryhmän tai tiimin yhteystiedot.

Vaihe 4: Valitse Yksityinen, Julkinen, tai Organisaation laajuinen tiimisi tietosuojatasolle ja anna sitten nimi ja kuvaus.

Vaihe 5: Valitse Luo tiimi prosessin loppuun saattamiseksi.

Tiedostojen jakaminen Teamsissa

Yksi Microsoft Teamsin erottuvista ominaisuuksista on mahdollisuus jakaa suuria ja pieniä tiedostoja koko organisaation kanssa. OneDrive ja Sharepoint voidaan upottaa suoraan sovellukseen, jolloin pääset nopeasti käsiksi pilvitiedostoihisi kaikilla laitteilla.

Vaihe 1: Valitse chat-ikkunasta Liittää paperiliitintä muistuttava kuvake ja napsauta jompaa kumpaa OneDrive tai Lataa tietokoneeltani. Voit myös Kopioi ja liitä jakamisen URL-osoite viestin kirjoituskenttään.

Vaihe 2: Tiedostojen jakaminen on täsmälleen sama kanaville, mutta Liitä-vaihtoehdot sisältävät myös Viimeisimmät- ja Selaa tiimejä ja kanavia.

Vaihe 3: Kun tiedosto on liitetty, valitse Lähettää jakaaksesi tiedostosi.

Kuinka käyttää taulua Teamsissa

Valkotaulun käyttöoikeus on yksi uusimmista lisäyksistä Microsoft Teamsiin, ja se tekee alustasta tuottavuuden voimanpesän yrityksille ja organisaatioille. Voit ideoida, tehdä kaavioita ja piirtää mielettömästi kaikkien katsoessa.

Whiteboard-toiminto on käytettävissä vain tiimikokouksen aikana. Järjestelmänvalvojien on kuitenkin ensin otettava ominaisuus käyttöön.

Vaihe 1:(Vain järjestelmänvalvojat) Vieraile Microsoft Teamsin hallintakeskuksessa – avautuu web-sivulle.

Vaihe 2: Klikkaus asetukset.

Vaihe 3: Valitse Palvelut ja lisäosat.

Vaihe 4: Vieritä alas kohtaan Valkotaulu.

Vaihe 5: Vaihda Ota Whiteboard käyttöön tai poista se käytöstä koko organisaatiossa "päälle".

Vaihe 6: Suuntaa kohteeseen Joukkueet -kuvaketta Teams-sovelluksen vasemman reunan valikkopalkissa.

Vaihe 7: Etsi tiimi (alias kanava), jonka kanssa haluat jakaa taulun.

Vaihe 8: Napsauta Team-chatin oikeassa yläkulmassa olevaa *Tapaa nyt * -kuvaketta (se näyttää filmikameralta).

Vaihe 9: Nimeä kokouksesi ja paina Liity nyt.

Vaihe 10: Kun olet kokouksessa, valitse Jaa.

Vaihe 11: Valitse Whiteboard-osiossa Microsoft Whiteboard.

Tapahtumien ajoittaminen Teamsissa

Voit helposti ajoittaa kokouksia ja live-tapahtumia Teamsissa. ja jokaiselle jäsenelle ilmoitetaan. Kun he hyväksyvät, kokous tai tapahtuma näkyy heidän Microsoft 365 -kalenterissaan. Voit tehdä tämän myös toistuvien tapahtumien kanssa.

Vaihe 1: Siirry kohtaan Joukkueet -välilehti vasemman reunan valikkopalkissa.

Vaihe 2: Valitse joukkue, jonka kanssa haluat tavata.

Vaihe 3: Klikkaa Sopia kokouksen ajankohta chat-laatikon alla.

Vaihe 4: Valitse Kalenteri kokouksen ponnahdusikkunan vasemmalla puolella.

Vaihe 5: Klikkaa Uusi kokous.

Vaihe 6: Valitse ponnahdusikkunasta kokouksen päivämäärä ja aika.

Vaihe 7: Valitse Tallentaa.

Vaihe 8: Vaihtoehtoisesti voit käyttää ajoitusavustajaa, joka auttaa sinua löytämään parhaan ajan tapaamiseen kaikkien tiimin jäsenten kanssa.

Scheduling Assistant on se, mitä Microsoft on tehnyt Cortanalle, heidän nyt poistuneelle virtuaaliselle avustajalleen. Valitse tämä vaihtoehto, niin avustaja näyttää sinulle tiimisi jäsenten vapaat ja kiireiset ajat.

Videopuhelujen soittaminen Teamsissa

Teamsin avulla voit soittaa kahdenkeskisiä videopuheluita tai ryhmävideopuheluita jopa 100 osallistujan kanssa. Kaikki voivat keskustella, jakaa tiedostoja ja työskennellä taululla näiden puhelujen aikana.

Vaihe 1: Valitse chat-luettelosta Uusi chat -painiketta.

Vaihe 2: Kirjoita yhteystietojesi nimi tai nimet kohtaan Vastaanottaja -kenttään chatin yläosassa.

Vaihe 3: Valitse Videopuhelu kameraa muistuttava painike puhelun aloittamiseksi.

Näytön jakaminen Teamsissa

Voit jakaa näyttösi tiimin jäsenten kanssa Teams-videopuhelun aikana. Prosessi on helppo. Toimi näin.

Vaihe 1: Kun olet Teams-kokouksessa, napsauta Jaa näytön keskellä ja valitse jaettava ikkuna, asiakirja tai näyttö.

Vaihe 2: Kun olet valmis, napsauta Lopeta jakaminen oikeassa alakulmassa.

Huomaa, että kaiken aktiivisesti jakamasi sisällön ympärillä näkyy punainen reunus.

Viestisi ja ilmoituksesi tarkistaminen Teamsissa

Toimintasyöte toimii keskitetysti kaikkien viestien tarkastelussa riippumatta siitä, oletko liittynyt tai saitko tiimin hallinta, vastaukset viesteihisi sekä viesteihin, joista olet tykännyt, ehdotettuja viestejä ja trendaavia viestejä viestit. Saat ilmoituksen sekä Chat-valikkoon että toimintosyötteeseen, kun saat viestin, mutta muut ilmoitukset löytyvät vain Aktiviteeteista.

Kaikki yksilöiden tai ryhmien välillä lähetetyt viestit pysyvät yksityisinä, kun taas viestin lähettäminen kanavalla aiheuttaa ilmoituksen, joka näkyy toimintasyötteessäsi. Kanavaviestien avulla voit myös lähettää esikatselukortteja, joissa kerrotaan Teams-sovelluksen toiminnoista.

Kuinka muuttaa asetuksiasi Teamsissa

Vaikka Teams tarjoaa lukuisia vaihtoehtoja, kuten kielen, pikanäppäimet ja sovellusasetukset, voit määrittää kolme tärkeintä asetusta seuraavasti. Nimittäin kuinka vaihtaa profiilikuvasi, määrittää yksityisyysasetukset ja valita teema.

Vaihe 1: Valitse omasi Tilikuvake oikeassa yläkulmassa.

Vaihe 2: Klikkaus asetukset.

Profiilikuvan vaihtaminen Teamsissa

Vaihe 1: alkaen asetukset valikosta, valitse Muokkaa profiilia.

Vaihe 2: Valitse Lataa kuva -painiketta avataksesi Tiedoston lataus -ikkunan.

Vaihe 3: Valitse uusi kuvasi ja napsauta Avata -painiketta ladataksesi valokuvasi.

Vaihe 4: Valitse Tallentaa.

Teamsin tietosuoja-asetusten muuttaminen

Valitse Turvallisuus -välilehti säätääksesi suojausasetuksiasi, mukaan lukien Älä häiritse, ensisijainen käyttöoikeus, puhelujen esto, lukukuittaukset ja kyselyyn osallistuminen.

Huomaa, että jos muutat lukukuittauksen asetuksia, sinun on suljettava kaikki keskustelut, jotta asetukset pysyvät voimassa.

Teeman valinta Teamsissa

Vaihe 1: Valitse Teams-sovelluksesta oma Tilikuvake oikeassa yläkulmassa avataksesi päävalikon ja napsauta Asetukset.

Vaihe 2: Valitse Kenraali välilehteä ja valitse välillä Oletus, Tumma, ja Korkea kontrasti.

Tekstiviestin lähettäminen Teamsille

Hienoa Microsoft Teamsissa on sen kyky lähettää tekstiviestejä muille kuin Teams-käyttäjille. Tämä toiminto on etu sellaisen henkilökohtaisen Teams-tilin käyttöön, jota yrityksillä ei ole.

Vaihe 1: Klikkaa Chat -välilehti vasemmanpuoleisessa valikossa.

Vaihe 2: Valitse Uusi Chat.

Vaihe 3: Syötä vastaanottajan puhelinnumero kohtaan Vastaanottaja: ala.

Vaihe 4: Anna yhteystiedolle nimi. He eivät näe antamaasi nimeä – tämä on vain sinun käyttöösi.

Vaihe 5: Kirjoita viesti ja lähetä se.

Teams on täynnä toimintoja organisaatioille ja yksityishenkilöille. Microsoft on erottanut sen selvästi kilpailijoista, kuten Slackin, lisäämällä joukon ominaisuuksia Whiteboardista tekstiviesteihin. Ei ihme, että Teams on yksi maailman eniten käytetyistä yrityssovelluksista.

Toimittajien suositukset

• Kuinka asentaa Windows 11 tai Windows 10 Steam Deckiin
• Yllätyt kuinka halpa tämä HP: n 17-tuumainen kannettava tietokone on juuri nyt
• Kuinka Intel voisi käyttää tekoälyä ratkaisemaan valtavan ongelman PC-peleissä
• Kuinka testaamme näyttöjä
• Kuinka testaamme PC-komponentteja ja -laitteita