Perinteisen tiedostojen järjestelyn edut ja haitat

Perinteisellä tiedostojen järjestämisellä tarkoitetaan lähestymistapaa tietokonepohjaisten tai sähköisten tiedostojen järjestämiseen. Ennen tietokonetietokantoja monet yritykset yksinkertaisesti järjestivät tiedostoja luomalla kansiorakenteita ja sijoittivat asiakirjat ja tiedostot kansioihin luokan tai tyypin perusteella. Tämä menetelmä on monessa tapauksessa väistänyt tietokantajärjestelmiä. Perinteinen arkistointi on kuitenkin joskus edullista, jos tiedostoja on suhteellisen vähän.

Perinteinen arkistointijärjestelmä on erittäin helppo asentaa ja käyttää, jos ylläpidettävien tiedostojen määrä on pieni. Jos sinulla on esimerkiksi viisi perusasiakirjaluokkaa ja kussakin rajoitettu määrä tiedostoja, et tarvitse tietokantajärjestelmää tiedostojesi helppoon tallentamiseen, ylläpitoon ja hakemiseen. Sinun ei myöskään tarvitse huolehtia ohjelmistojärjestelmän opettelemisesta ja työntekijöiden kouluttamisesta käyttämään sitä.

Jos käytät perinteistä arkistointijärjestelmää, sinun ei myöskään tarvitse tehdä investointia ohjelmistotietokantaan, joka voi sisältää ennakkooston ja jatkuvat lisenssimaksut. Luonnollisesti tarvitset tietokoneen, mikä on melko yleistä liiketoiminnassa riippumatta siitä, tallennatko tiedostoja tai et. Perustiedostorakenne säilyy suoraan tietokoneesi kiintolevyllä. Vaihtoehtoisesti voit ostaa erittäin edullisen ulkoisen kiintolevyn, jonka avulla voit siirtää tiedostoja tietokoneesta toiseen.

Perinteisen arkistointijärjestelmän suuri puute on, että se ei mahdollista tiedostojen välistä tietojen integrointia tai tietojen jakamista. Ohjelmistopohjaisen arkistointijärjestelmän avulla voit ylläpitää erilaisia ​​kansioita, mutta voit tehdä ristiinhakuja hakeaksesi asiakirjoja useissa tiedostoissa. Lisäksi voit sallia useiden työntekijöiden tehdä hakuja jaetuista tiedostoista. Tämä integrointi vähentää aikaa kaikkien yksittäisten tiedostojen etsimiseen, mikä on erityisen tärkeää, jos ylläpidät suurta määrää tiedostoja tai sinulla on suuri asiakaskunta.

Voit myös vaarantaa tietojen päällekkäisyyden, jos et integroi tiedostojasi tietokannan kautta. Perinteisessä järjestelmässä tietokoneesi ei tunnista, että luot samankaltaisia ​​asiakirjoja ja tallennat niitä eri tiedostopaikkoihin. Lisäksi perinteinen arkistointijärjestelmäsi ei tarjoa läheskään sitä suojaustasoa kuin huolellisesti laadittu tietokantajärjestelmä. Salatut tiedot ja nykyinen tietoturva ovat tärkeitä ominaisuuksia, kun yritys kehittää säännöllisesti parannettuja tietokantajärjestelmiä.