Sähköpostin käyttö liiketoiminnassa

Sähköposti on yksi yleisimmistä yritysten viestintävälineistä viime vuosina. Sähköpostia liiketoiminnassa käytetään kommunikointiin työtovereiden ja asiakkaiden kanssa, tapaamisten ajoittamiseen, automaattisten ilmoitusten lähettämiseen ja uutiskirjeiden jakamiseen vanhojen ja uusien asiakkaiden kanssa. Yksi sähköpostin eduista yritysviestinnässä on, että se on niin yleinen, että jokainen olettaa, että kuka tahansa, jolla on Internet-yhteys, voi lähettää ja vastaanottaa sähköpostia. Jotkut huijarit ja hakkerit ovat myös käyttäneet sähköpostia viime vuosina, joten on tärkeää olla valppaana petollisten viestien varalta.

Sähköpostin tärkeä rooli yritysviestinnässä on ihmisten yhdistäminen samassa yrityksessä tai organisaatiossa. Sähköpostia käytetään usein kysymään työkavereilta joutumatta häiritsemään heitä puhelulla tai napauttamalla olkapäätä. Niitä käytetään kokousilmoitusten ja -pöytäkirjojen lähettämiseen, tärkeiden lomakkeiden jakamiseen ja työpaikkakyselyjen tekemiseen.

Monissa toimistoissa on erilaisia sisäiset postituslistat joille ihmiset voivat lähettää viestejä saadakseen ne tietylle yrityksen yksikölle, olipa kyse sitten kaikista ihmisistä työskentelevistä resursseja, joiden on ehkä nähtävä lomakäytäntöpäivitys tai kaikki tietyssä kerroksessa työskentelevät, joiden pitäisi tietää, että kyseessä on työtoverin syntymäpäivä. Sähköpostia käytetään usein myös integroitujen kalenterityökalujen kanssa palveluntarjoajilta, kuten Microsoftilta ja Googlelta, tapaamisten ja muiden tapahtumien ajoittamiseen.

Sähköposti liitteet käytetään yleisesti tiedostojen jakamiseen Microsoft Word -dokumenteista mainosmateriaalinäytteisiin, kuten logoihin tai jingleihin.

Ihmiset tarkistavat yhä enemmän yrityksen sähköposti henkilökohtaisissa laitteissa, kuten älypuhelimissa, jonka avulla he voivat pitää yhteyttä työtovereihin toimiston ulkopuolella. Tämä voi olla sekä positiivista että negatiivista: ihmiset voivat helpommin työskennellä kotoa tai kirjautua sisään nopeasti aamutyömatkan aikana, mutta heillä voi myös olla vähemmän todellisia vapaa-aikoja, kun he eivät ole toimistossa.

Sähköpostin tärkeä rooli yritysviestinnässä ei ole yllättävää, että sähköpostin ympärille on kehittynyt muodollisia ja epävirallisia etikettisääntöjä.

Ihmiset yrittävät yleensä lähettää sähköposteja a tietyn tason ammattitaidolla, varmista, että sinulla on selkeä ja ytimekäs aiherivi jonka avulla sähköpostit on helppo havaita postilaatikossa ja kiinnittää niihin ainakin jonkin verran huomiota kielioppi, oikeinkirjoitus ja isot kirjaimet. Useimmat ihmiset yrittävät Vältä tekemästä mitään epävärisiä kommentteja yrityssähköposteissa, mukaan lukien kyseenalaisen makuiset vitsit, viittaukset politiikkaan ja uskontoon tai työnantajia vastaan.

Jotkut ihmiset yrittävät myös näyttää iloisilta yrityksen sähköposteissa, koska on vaikea määrittää sävyä katsomalla pelkästään kirjoitettua viestiä. Tämä voidaan tehdä käyttämällä huutomerkkejä tai emojia, vaikka sen liioitteleminen voi tuntua epäammattimaiselta. Yleensä haluat seuraa muiden organisaatiossasi olevien esimerkkiä kun kyse on sähköpostien luonnosta työtovereille tai asiakkaille.

Monilla organisaatioilla on omat sähköpostikäytäntönsä, kuten vaatimuksena, että jokaiseen lähtevään sähköpostiin on liitettävä tietty allekirjoitusmuoto. Joillakin työpaikoilla on käytäntöjä siitä, milloin yrityksen sähköpostia voidaan käyttää henkilökohtaisiin syihin, jos koskaan. Monilla on myös käytäntöjä siitä, milloin sähköpostit tulee säilyttää tai poistaa turvallisuuden vuoksi.

Automaattisten sähköpostiviestien vastaanottamisesta organisaatioilta, joiden kanssa käytät liiketoimintaa, on tullut yleistä. Verkkokaupat lähettävät myyntiilmoituksia, ostovahvistuksia ja päivityksiä toimitusaikatauluista. Sanomalehdet ja muut mediaorganisaatiot lähettävät automaattiset sähköpostit otsikoineen ja tarinapäivityksineen.

On olemassa useita yrityksiä, jotka voivat lähettää automatisoituja sähköposteja yrityksille, mukaan lukien markkinointisähköpostit ja oston laukaisemat sähköpostit, joskus ns. tapahtumasähköpostit. Tietyt lait säätelevät, milloin yritykset voivat tallentaa ihmisten sähköpostiosoitteita, milloin niiden on sallittava ihmisten kieltäytyä sähköpostista ja milloin he voivat lähettää markkinointiviestejä. Varmista, että noudatat lainkäyttöalueesi sääntöjä ja mahdollisesti paikoissa, joissa ihmiset, joille lähetät sähköpostia, työskentelevät tai asuvat.

Jotkut kaupalliset sähköpostipalveluntarjoajat voivat auttaa sinua hallitsemaan kieltäytymisasetuksia, tilausluetteloita ja muita tietoja. Tee ostoksia löytääksesi tarpeisiisi sopivan tuotteen haluamaasi hintaan.

Sähköposti uutiskirjeitä ovat tulleet yhä suositummiksi viime vuosina. Jotkut yritykset käyttävät niitä tavoittaakseen asiakkaita ja kertoakseen heille myynnistä, uusista tuotteista tai olemassa olevista palveluista. Esimerkiksi uima-altaan siivousyritys voi lähettää uutiskirjeen, joka muistuttaa ihmisiä palveluistaan ​​kesällä lähestymistapoja, tai podcast-studio saattaa lähettää sähköpostiuutiskirjeitä, joissa kerrotaan uudesta sarjasta tai uudesta kaudesta olemassa olevassa näytä.

Muissa tapauksissa uutiskirje itsessään on tuote. Jotkut mediaorganisaatiot ja muut ryhmät ovat menestyneet maksullisilla uutiskirjeillä, jotka sisältävät tietoa, jota ei ole saatavilla muualta. Jotkut näistä luodaan erikoistuneilla alustoilla tai joukkorahoitustyökaluilla, kuten Patreon.

Muiden kaupallisten sähköpostien tapaan, jos lähetät sähköpostiuutiskirjeen, varmista, että sinulla on erillinen suostumus ihmisiltä, ​​joille lähetät viestejä ja että he ovat helppo tapa peruuttaa tilaus. Voit kutsua ihmisiä tilaamaan uutiskirjeen, kun he vierailevat sivustollasi tai esimerkiksi suorittavat tapahtuman. Jos tarjoat maksullisen uutiskirjeen, sinun on luonnollisesti varmistettava, että ihmisillä on helppo tapa peruuttaa tilauksensa ja lopettaa laskutus.

Sähköpostipetos, joka tunnetaan usein nimellä phishing, on yleistynyt viime vuosina. Huijarit lähettävät sähköposteja ihmisille, jotka esiintyvät luotettavina instituutioina tai jopa yksittäisiä työtovereita, jotka yrittävät huijata vastaanottajia lähettämään rahaa tai antamaan arvokkaita tietoja, kuten käyttäjätunnuksia ja salasanoja. Joissakin tapauksissa näitä sähköposteja lähetetään massalla suurelle määrälle vastaanottajia, mutta toisissa tapauksissa ne on kohdistettu nimenomaan tietyille vastaanottajille.

Haittaohjelmia levitetään joskus myös sähköpostitse, yleensä sähköpostiviestien sisältämien liitteiden tai linkkien kautta. Joissakin tapauksissa, jos epäilty tiedosto avataan, se saastuttaa vastaanottajan tietokoneen ja käyttää hänen sähköpostiohjelmistoaan lähettääkseen lisää kopioita itsestään alkuperäisen vastaanottajan yhteyshenkilöille.

Välttääksesi joutumasta sähköpostihuijausten uhriksi, katso tarkasti osoitteita, joista viestit tulevat ja varmista, että ne todella vastaavat ihmisiä tai instituutioita, joista he väittävät olevansa peräisin. Tarkista, että sähköpostissa olevat linkit menevät sivustoille, joihin he väittävät linkittävänsä. Jos saat odottamattoman sähköpostin, jossa on liite, tarkista, että se on todella henkilöltä, jolta se väitetään tulevan, vaikka sinun pitäisi soittaa tai muuten lähettää viestiä tälle henkilölle vahvistaaksesi henkilöllisyyden.

Monilla yrityksillä on viruksentorjuntaohjelma tarkistaa saapuvat ja lähtevät sähköpostit haittaohjelmien varalta, mutta on silti hyvä olla valppaana huijausten välttämiseksi.

Joissakin toimistoissa sähköposti on lisääntynyt korvattu pikaviestiohjelmistolla, kuten Microsoft Teams tai Slack. Yritykset käyttävät myös viestityökaluja ja sosiaalisen verkostoitumisen ohjelmistoja keskustellakseen asiakkaiden kanssa, usein automatisoitujen chat-ruutujen tai yritysten verkkosivuille sijoitettujen linkkien kautta.

Nämä reaaliaikaiset alustat voivat usein olla nopeampia ja kätevämpiä kuin sähköpostin käyttö. Monet helpottavat myös tiedostojen jakamista tai jopa ääni- ja videoneuvotteluistuntojen määrittämistä, mitä ei voi tehdä suoraan sähköpostitse.

Silti on epätodennäköistä, että nämä alustat korvaavat sähköpostin kokonaan pian.