Pääsytyökalut taulukoiden linkittämiseen ovat välttämättömiä työryhmille, joilla on suuria tietokantoja.
Microsoft Access on sovellus tietojen luomiseen, hallintaan ja muotoiluun. Accessia valmistava Microsoft jakelee sovellusta osana Microsoft Office -pakettia. Accessin tärkeimmät työkalut sisältävät näytöt tietojen syöttämistä, kyselyjen suorittamista, raporttien tuottamista ja muita toimintoja varten. Accessin ohjelmointikieli on myös elintärkeä, koska sen avulla käyttäjät voivat laajentaa sovelluksen oletustoimintoja.
Tiedonsyöttöominaisuudet
Intuitiivinen tapa syöttää tietoja Access-tietokantaan on manuaalinen syöttäminen. Olennainen Accessin ominaisuus, jonka käyttäjät valitsevat tätä toimintoa varten, on työkalu taulukoiden luomiseen. Käyttäjät luovat uuden taulukon napsauttamalla työkalupalkin painiketta ja määrittävät sitten sarakeotsikot taulukon kentille.
Päivän video
Accessin navigointiruutu on ominaisuus, jonka avulla käyttäjät voivat napsauttaa nopeasti valitakseen luomiaan ja tallentamiaan taulukoita. Navigointiruudussa käyttäjät voivat myös valita muita objekteja, mukaan lukien raportit ja kyselyt.
Tuonti ja vienti
Ominaisuus olemassa olevien tietojen tuomiseen on "Ulkoiset tiedot" -valikon otsikon alla olevat työkalut. Yksi näistä työkaluista on nimeltään "Excel". Napsauttamalla sitä Access-käyttäjät näyttävät ohjatun toiminnon, joka opastaa heitä siirtämään tietoja Excel-laskentataulukosta Access-tietokantaan. Asiaan liittyvä ominaisuus on työkalusarja Access-tietojen viemiseksi muotoihin, joita muut sovellukset voivat lukea, mukaan lukien Word, Excel ja Web-selaimet. Accessin tuonti- ja vientityökalut ovat elintärkeitä työryhmille, joiden tiedot on tallennettu eri muodoissa.
Raportit
Ohjattu raporttitoiminto on Access-ominaisuus, joka luo raportin valitusta taulukosta tai muusta tietolähteestä yhdellä napsautuksella. Käyttäjät napsauttavat taulukkoa siirtymisruudussa ja napsautat sitten työkalupalkin Ohjatun raporttitoiminnon kuvaketta suorittaakseen ohjatun toiminnon, joka pyytää käyttäjiä määrittämään raportin parametrit. Käyttäjät voivat sitten käyttää muita Access-ominaisuuksia mukauttaakseen raportin ulkoasua ja toimintoja. Ilman raportteja Access-käyttäjien mahdollisuudet tarkastella tietojaan olisivat rajallisia.
Kyselyt
Kyselyruudukko on Accessin ominaisuus, jonka avulla käyttäjät voivat hakea tietoja luomistaan taulukoista. Access näyttää luettelot taulukoista, joista käyttäjät voivat valita taulukon, jota he voivat kysyä ruudukon avulla. Käyttäjät kirjoittavat taulukon sarakkeiden nimet ruudukkoon. He myös kirjoittavat ruudukkoon kriteerit, jotka tietojen on täytettävä, jotta Access voi sisällyttää ne kyselyn tuloksiin. SQL-ikkuna on Accessin ominaisuus, joka tarjoaa vaihtoehdon kyselyruudukolle. Käyttäjät, jotka tuntevat SQL-syntaksin, voivat kirjoittaa lauseensa tähän ikkunaan ja suorittaa ne sitten napsauttamalla työkalupalkin "Suorita"-painiketta. Ohjattu kyselytoiminto on toinen ominaisuus tietojen hakemiseen. Kun käyttäjä napsauttaa tämän ominaisuuden painiketta, Access luo SQL-käskyt vastauksena käyttäjän syötteisiin ohjatun toiminnon näytöissä. Access-käyttäjät luottavat tähän työkaluun ja kyselytaulukkoon tallennettujen tietojensa noutamisessa.
