Miten teknologiaa käytetään auttamaan viestintää?

Olitpa sitten videokeskustelussa perheenjäsenen kanssa tai osallistuessasi verkkokonferensseihin työasi varten, huomaat, että teknologia on parantanut ihmisten kommunikointia useilla tavoilla. Sen lisäksi, että voit jakaa tietoja nopeasti ja vähentää kielierojen ja etäisyyden vaikutusta, mutta voit säästää aikaa ja rahaa käyttämällä teknologiaa kommunikoidaksesi ja tavoittaaksesi yhtä laajan yleisön kuin sinä tarve. Samalla se auttaa ymmärtämään joitain mahdollisia sudenkuoppia, joita teknologia ja viestintä ovat tuoneet, jotta voit kommunikoida tehokkaimmin.

Merkittävin tapa, jolla teknologia on auttanut viestintää, on se, kuinka ihmiset voivat nyt kommunikoida livenä missä tahansa. Sen lisäksi, että voit soittaa jollekulle puhelimessa tavalliseen äänikeskusteluun, voit myös hyödyntää live-videochat-sovelluksia. ja konferenssiohjelmisto, joka pystyy käsittelemään tapaamisia henkilökohtaisten yhteyshenkilöidesi, liikekollegoidesi tai kollegoidesi kanssa koulu. Näiden työkalujen avulla voit myös jakaa asiakirjoja ja muita mediakohteita keskustelusi aikana.

Teknologian ansiosta sinun ei enää tarvitse luottaa siihen, että lähetät fyysisiä kirjeitä ja odotat sitten useita päiviä ja ehkä viestisi katoaa postissa. Sen sijaan sinulla on työkalut ääni- ja videopuheluihin välitöntä viestintää varten. Kun reaaliaikainen viestintä ei ole välttämätöntä tai mahdollista, sinulla on silti käytössäsi tekstiviestit ja sähköposti, joihin voit jättää viestejä mihin aikaan päivästä tahansa ja saada vastauksen nopeasti ja luotettavasti. Vielä parempi, nämä sähköiset viestit eivät yleensä katoa, ja voit lähettää ne nopeasti uudelleen, jos ne katoavat.

Kun hyödynnät teknologiaa, voit kommunikoida niin laajan yleisön kanssa kuin tarvitset matkustamatta tapaamaan heitä fyysisesti. Sen sijaan, että antaisit esityksen vain toimistosi kollegoille, voit perustaa virtuaalisen konferenssin, jossa henkilökunta ympäri maailmaa voi katsella ja olla vuorovaikutuksessa reaaliajassa. Voit myös välittää viestisi suurelle yleisölle lähettämällä viestejä sosiaaliseen mediaan ja blogisivustoille tai perustamalla verkkosivuston itsellesi, harrastuksellesi tai yrityksellesi.

Teknologia ja viestintä tuovat etuja, kun on tarkoitus säästää aikaa ja rahaa tiedon jakamisen tai tapaamisten aikana. Sen sijaan, että maksaisit lentolipun ja muut matkakulut vieraillaksesi kaukaisen kontaktin kanssa puhuaksesi, voit käyttää puhe-, teksti- tai videoviestintää vähän tai ilman kustannuksia ja matka-aikaa ei tarvita. Yrityksillä on tuottavampia tiimejä, kun ne käyttävät tekniikkaa kommunikoidakseen toimistossa ilman, että heidän tarvitsee kierrellä huoneesta toiseen tai työpöydältä pöydälle.

Toinen alue, jolla teknologia ja viestintä ovat johtaneet parannuksiin, ovat työkalut, jotka vähentävät kielimuuria kääntämällä. Suosittu Skype-viestintäsovellus voi nyt kääntää teksti- ja äänikeskusteluja reaaliajassa useilla kielillä. Tämä tarjoaa mahdollisuuden olla vuorovaikutuksessa ystävien, perheen ja liikekontaktien kanssa, vaikka et puhu englantia, ja avaa mahdollisuuksia kielten oppimiseen. Teknologia on johtanut ilin kaltaisiin vempaimiin, joiden avulla voit melkein välittömästi kääntää lauseita offline-tilassa, kun olet kasvokkain kommunikoimassa missä tahansa.

Vaikka teknologia ja viestintä tuovat yhdessä etuja, ne voivat myös aiheuttaa ongelmia, kuten:

• Lisää häiriötekijöitä: Puhelimen ja tietokoneen kautta kommunikoivien ihmisten lisääntyessä on helpompaa olla hajamielinen kuin keskittyä viestintään. Tämä voi tarkoittaa verkon selaamista tai sovellusten käyttöä video- tai puhelinkeskustelun aikana tai laitteiden häiritsemistä, kun olet henkilökohtaisessa yhteydessä.
• Väärinkäsitysten mahdollisuus: Tekstiviestintä sähköpostin, tekstiviestien ja chat-sovellusten kautta voi aiheuttaa riitoja ja hämmennystä, kun joku tulkitsee toisen sanat väärin. Tämä voi johtua kirjoitusvirheistä, kielimuurista ja olettamuksista toisen henkilön aikomuksesta. Ystäväsi voi esimerkiksi ottaa vitsiksi tai sarkasmiksi tarkoitetun kommentin väärin, ellet käytä jotakin visuaalista kuvaa, kuten emojia, tai ilmoita aikomaasi. Käännöstyökalut voivat myös aiheuttaa merkityksen hämmentävän työkalun virheiden tai epävirallisen kielen käytön vuoksi, jota työkalu ei pysty kääntämään oikein.
  
• Vähemmän henkilökohtaista vuorovaikutusta: Vaikka tekniikka on helpottanut viestintää, jotkut ihmiset pitävät edelleen kasvokkain tapahtuvasta kommunikaatiosta, koska se luo vahvemmat yhteydet ja mahdollistaa kehonkielen tulkinnan. Videokeskustelut voivat auttaa tekemään viestinnästä teknologian kanssa henkilökohtaisempaa ja vähemmän eristäytyvää, mutta se ei silti vastaa täydellisesti kasvokkain tapahtuvaa kokemusta.