Porrastetun käyttöönottosuunnitelman edut

Jos olet lanseeraamassa uutta tuotetta, palvelua, järjestelmää tai prosessia, sinun on päätettävä, miten se otetaan käyttöön. Joissakin tapauksissa on järkevää ottaa täysi käyttöönotto, mikä tekee välittömän yrityksen laajuisen muutoksen. Toisissa tapauksissa saattaa olla parempi käyttää porrastettua käyttöönottoa käyttämällä vaiheittaista julkaisuprosessia. Tällä lähestymistavalla on joitain etuja. Se voi esimerkiksi vähentää riskejä ja minimoida kielteisiä vaikutuksia tuottavuuteen. Se antaa myös aikaa tehdä parannuksia ja saada sidosryhmät mukaan muutokseen.

Porrastettu käyttöönotto vähentää riskiä ja antaa sinun testata muutosta ennen kuin siirryt täysimääräiseen käyttöön. Esimerkiksi jos vähittäiskauppayritys haluaa avata myymälöitä ulkomaille, se vähentää riskiä mm kokeilemalla ensin yhtä kauppaa yhdessä paikassa, vaikka sen pitkän aikavälin suunnitelma olisi maanlaajuinen verkosto myymälöissä. Sen jälkeen se voi arvioida markkinoiden elinkelpoisuutta ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä siitä, miten tai siirrytäänkö täysimääräiseen käyttöön.

Porrastetun käyttöönoton avulla voit kokeilla muutosta erillisillä liiketoiminta-alueilla. Voit testata sen toimintaa, kerätä sidosryhmien mielipiteitä ja tehdä parannuksia edetessäsi. Esimerkiksi, jos yritys on ottamassa käyttöön uutta ohjelmistojärjestelmää, se voi vaiheittain toteuttaa osastoittain. Virheet ja käyttöliittymäongelmat voidaan korjata missä tahansa vaiheessa ilman aikapaineita. Kun järjestelmä on täysin toteutettu, sen pitäisi olla käyttäjäystävällinen, virheetön ja toiminnallisesti tehokas.

Uuden sisäisen järjestelmän tai prosessin käyttöönotto voi vaikuttaa tuottavuutesi. Jos porrastetaan käyttöönottoa, voit rajoittaa sen yhdelle yrityksesi alueelle kerrallaan. Jos esimerkiksi haluat ottaa käyttöön uuden talousraportointiprosessin, voit siirtää sen ensin yhteen toimistoon. Käyttöönoton aikana kyseinen ryhmä ei välttämättä ole yhtä tuottava kuin tavallisesti, ja heidän suorituskykynsä voi laskea, kun he saavat koulutusta ja tottuvat vaihtoon. Tyypillisesti se toimii normaalisti muissa toimistoissasi. Täysin käyttöönoton aikana kaikki työntekijäsi siirtyvät uuteen järjestelmään samanaikaisesti, mikä saattaa vaikuttaa tuottavuuteen koko yrityksen tasolla.

Porrastettu käyttöönottosuunnitelma antaa sidosryhmille enemmän aikaa omaksua muutos ja hyväksyä se. Tämä on erityisen hyödyllistä työntekijöille, jotka saattavat vastustaa muutoksia. Jos he näkevät, että uusi käyttöönotto toimii muille työntekijöille kussakin vaiheessa, he suhtautuvat siihen myönteisemmin. Jos uusi järjestelmä tai prosessi toimii hyvin tai sitä muutetaan ongelmien korjaamiseksi käyttöönottovaiheiden aikana, sitä käyttävät työntekijät ovat innostuneempia siitä. Tämä innostus lisää luottamusta ryhmiin, jotka käyvät läpi myöhemmin.