Käyttöoikeuskyselyt auttavat käyttäjiä vastaamaan tietoja koskeviin kysymyksiin.
Access on tietokantaohjelmisto, jonka avulla käyttäjät voivat säilyttää suuren määrän tietoa. Tietokannan komponentteja ovat taulukot, kyselyt, lomakkeet, raportit ja makrot. Taulukot antavat käyttäjälle mahdollisuuden säilyttää raakadataa. Kyselyt käsittelevät taulukoiden tietoja. Lomakkeilla voidaan syöttää tietoja taulukoihin ja navigoida tietokannassa. Raportit on tarkoitettu tietojen esittämiseen tulostinystävällisessä muodossa, ja makrot auttavat automatisoimaan tietokantatehtäviä. Tietokannan keskeisin osa on kyselyt. Kuten nimestä voi päätellä, kyselyn avulla käyttäjä voi tiedustella taulukoiden tietoja.
Kyselytyypit
Accessissa on useita yleisesti käytettyjä kyselytyyppejä: valitse, liitä, päivitä, poista, tee taulukko. Kyselyn tavoite määrittää käytettävän kyselyn tyypin. Valintakysely auttaa käyttäjää yksinkertaisesti hakemaan tietoja taulukosta käyttäjän määrittämien tarpeiden perusteella. Esimerkiksi valintakysely voi eristää asiakkaiden nimet, jotka alkavat M-kirjaimella. Lisäyskysely luodaan tietojen lisäämiseksi taulukkoon. Päivityskyselyllä voidaan muokata taulukkotietueita käyttäjän tarpeiden mukaan. Poista kyselyt poistavat tietueet taulukosta. Luo taulukko -kyselyn avulla käyttäjä voi luoda uuden taulukon valituista tietueista.
Päivän video
Toiminnot
Kyselyjen avulla käyttäjä voi laskea yksittäisiä kenttiä. Käyttäjä voi suorittaa peruslaskelmia, kuten kenttien yhteenlasku- tai kertolaskutoimituksia tai monimutkaisempia laskelmia suunnittelu- tai tilastollisiin tarpeisiin. Accessin sisäänrakennetut laskelmat ovat samat kuin Microsoft Excelissä. Kyselyn kautta kohteita voidaan myös ryhmitellä tai lajitella käyttäjän määrittämien kriteerien mukaan.
Tietolähde
Kyselyn tiedot haetaan usein tietokannan taulukoista. Taulukko voi olla nykyisessä tietokannassa, toisessa tietokannassa tai yritysjärjestelmästä, kuten AS/400. Kyselyyn voidaan sijoittaa useampi kuin yksi taulukko. Kyselyt voivat myös poimia tietoja muista kyselyistä. Toisin sanoen kyselyt voidaan upottaa kyselyihin. Taulukoiden tapaan kaksi tai useampi kysely voi olla yhdessä kyselyssä. Access-kyselyssä taulukot ja kyselyt on linkitetty kullekin yhteisillä kentillä.
Velho
Kysely voidaan rakentaa ohjatun toiminnon avulla (vaiheittainen opas) tai alusta. Uusien Access-tietokantojen tulisi ihanteellisesti käyttää ohjattua toimintoa. Sen avulla käyttäjä voi tottua kyselyihin ja linkkien luomiseen tietokannan käyttämien taulukoiden ja kyselyjen välille.
Varoitus
Päällekkäisyyden estämiseksi valitse taulukkokenttä, joka on ensisijainen avain. Tämä ensisijainen avain on kenttä, joka sisältää ainutlaatuisia tietoja kustakin tietueesta. Esimerkiksi kokoelmatietokannan ensisijainen avain voi olla laskun numero tai asiakastilinumero. Jos ensisijainen avain valitaan, tietueiden kopiointimahdollisuus on pienempi kyselyä suoritettaessa.
