Kuinka viedä tietoja Excelistä tarrojen tekemiseksi

Microsoft Office -ohjelmistopaketti on kehittynyt merkittävästi sen jälkeen, kun se esiteltiin ensimmäisen kerran vuonna 1990. Suositut ohjelmistopaketit, kuten Excel ja Word, toimivat saumattomasti toistensa kanssa avaten laajan joukon tehtäviä ja toimintoja, joita aiemmin oli vaikea suorittaa.

Vaikka Exceliä pidetään ensisijaisesti tietokantojen ja laskentataulukoiden hallintatyökaluna, tätä ohjelmistopakettia voidaan käyttää myös lisätehtäviin, kuten postitustarrojen luomiseen. Voit käyttää Microsoft Wordin yhdistämisominaisuutta tuodaksesi Exceliin tietoja, jotka voidaan muuntaa postitusetikeiksi. Tämän prosessin loppuun saattaminen vaatii muutaman vaiheen, mutta ne voivat suorittaa henkilöt, joilla on kaikki taidot ja tekninen taitotaso.

Kärki

The Yhdistäminen Microsoft Wordiin sisältyvän ominaisuuden ansiosta on suhteellisen helppoa integroida tiedot, joita tarvitset postitustarrojen tekemisen aloittamiseen. Ennen kuin nämä tiedot voidaan sisällyttää Exceliin, sinun on kuitenkin muotoiltava taulukko ja solut Excel-ympäristössä vastaamaan Wordin yhdistämisprosessin erityisiä puitteita.

Aloita luomalla ja merkitsemällä sarakeotsikot vastaamaan Wordista tuotuja tietoja. Nämä sisältävät seuraavat tarrat (tai vastaavat):

• Etunimi
• Sukunimi
• Osoite
• Kaupunki

Muista, että nämä tunnisteet korvaavat perussarakkeet 1–4, jotka ovat jo käytössä. On myös tärkeää huomata, että sinun on käytettävä erillistä saraketta jokaiselle näistä tietopisteistä. Jos näin ei tehdä, seurauksena voi olla joitain organisatorisia ongelmia prosessin myöhemmässä vaiheessa.

Varmista tässä valmisteluvaiheessa, ettei työtilaan jää tyhjiä rivejä ja sarakkeita. Tarran luontiprosessin aikana nämä tyhjät alueet voivat aiheuttaa muotoiluvirheitä ja estää kaikkien tarrojen tekemisen.

Kun työtilasi on muotoiltu oikein, prosessin seuraava vaihe on paikantaa käyttämäsi osoiteluettelo. Voit tehdä tämän määrittelemällä luettelon nimen selvästi. Voit tehdä tämän valitsemalla koko käyttämäsi osoiteluettelon ja varmistamalla, että sisällytät kaikki otsikot sisältävät solut. Kun olet tehnyt tämän, avaa Kaavat -välilehti, etsi Määritellyt nimet ryhmä ja valitse Määritä nimi vaihtoehto.

Kun tämä on tehty, kirjoita mukautettu nimi osoiteluettelolle. Tämä nimi on jätetty sinun harkintasi mukaan. Jos hallitset useita osoiteluetteloita, valitse jokin, joka liittyy luettelon tiettyihin nimiin ja sen aiottuun toimintoon. Painamisen jälkeen OK, luettelon uusi nimi on liitetty siihen.

Ennen kuin voit tulostaa tarroja Excelistä, varmista, että kaikki osoitetiedot yhdistetään onnistuneesti. Voit tehdä tämän suorittamalla seuraavat vaiheet Microsoft Wordissa. Avaa tyhjä asiakirja ja siirry kohtaan Postitukset -välilehti. Etsi Aloita yhdistäminen ryhmä ja valitse Aloita yhdistäminen -välilehti.

Valitse näkyviin tulevasta avattavasta valikosta Tarrat -painiketta ja määritä käytettävissä olevat eri tarravaihtoehdot vastaamaan omia asetuksiasi. Voit esimerkiksi valita käyttämäsi tulostintyypin ja tunnistaa tarran toimittajan ja tuotenumeron. Nämä tiedot voivat osoittautua erityisen hyödyllisiksi, jos teet yhteistyötä a kolmas osapuoli, joka voi käyttää näitä tietoja luodakseen nopeasti sopivan tulostuskehyksen sinulle asiakirjoja.

Yksi tärkeä osa tätä vaihetta on oikean kokoisten tarra-arkkien valitseminen. Vuonna Tuotenumero -ruutuun, valitse Yksityiskohdat vaihtoehto ja varmista, että luetellut mitat vastaavat tarrojasi ja tarra-arkkejasi. Jos he eivät, korjaa nämä tiedot ennen kuin jatkat prosessia. Jos näin ei tehdä, lopulliset tarrat voivat tulostua väärin.

Jos syötät omat mitat ja tallennat ne, tietyt tarraparametrit tulevat näkyviin Muu/muokattu luokkaa tässä ikkunassa. Nyt kun olet valinnut sopivat tarraparametrit, paina OK vahvistaaksesi valintasi. Microsoft Wordin pitäisi automaattisesti luoda uusi taulukko, joka luo kuvailemasi asettelun.

Nyt kun sopivat puitteet on luotu sekä Wordissa että Excelissä, on oikea aika aloittaa yhdistäminen. Luo ensin yhteys tarrojesi ja edellisissä vaiheissa luomasi ja nimeämäsi osoiteluettelon välille. Valitse Wordissa Vaihtoehdot alkaen Tiedosto valikko ja valitse Pitkälle kehittynyt -välilehti. Etsi osio nimeltä Kenraali ja valitse Vahvista tiedostomuodon muunnos päälläavata ja valitse käytettävissä oleva ruutu. Paina sitten OK jatkaa.

Valitse seuraavaksi Postitukset -välilehti, avaa Aloita yhdistäminen ryhmää ja napsauta Valitse Vastaanottajat vaihtoehto avattavasta valikosta. Napsauta lopuksi Käytä olemassa olevaa luetteloa jatkaaksesi prosessia.

Näyttöön tulee ikkuna, jossa valitset luettelon, jota aiot käyttää osana yhdistämistä. Käytä tässä vaiheessa aikaa löytääksesi aiemmin nimeämäsi luettelon ja napsauta sitten Valitse Tietolähde laatikko. Sinulle avautuu ikkuna, jossa vahvistat käyttämäsi tietolähteen. Kun olet napsauttanut Näytä kaikki -ruutuun, valitse MS Excel -laskentataulukot DD: n kautta vaihtoehto kohdassa Avoin tietolähde laatikko ennen painamista OK.

Viimeisenä vaiheena valitse näkyviin tulevasta valintaikkunasta tietty solualue ja/tai laskentataulukko, joka sisältää kaikki yhdistettävät tiedot. Paina sitten OK.

Nyt kun osoitetiedot sisältävä laskentataulukko on tunnistettu ja linkitetty tarroihin, lisää tietyt paikkamerkit, jotka määräävät, miten kukin osoite näkyy tarrassa. Näitä erityisiä paikkamerkkejä kutsutaan myös nimellä Yhdistelmäkentät. Jos jokaisessa tarrassa on tekstiä, joka toistuu, voit syöttää sen myös manuaalisesti.

Syy näiden paikkamerkkien luomiseen on merkittävä. Nämä tiedot koreografoivat tietojen siirron osoiteluettelosta taulukkoon. Paikkamerkit toimivat oppaina, jakavat tiedot ja sijoittaen jokaisen elementin paikoilleen tarrojen kokonaisuuden puitteissa.

Kun olet luonut paikkamerkit, varmista, että Word on kohdistanut paikkamerkkien jokaisen elementin oikein luettelon vastaaviin tietoihin. Tämä voidaan suorittaa käyttämällä Ottelukentät valintaikkuna. Täällä käyttäjät voivat määrittää, kuinka kukin paikkamerkki liitetään osoiteluettelosta saatuihin tietoihin. Voit esimerkiksi yhdistää Etunimi paikkamerkki kohtaan Etunimi sarakkeen osoiteluettelon sisällä, varmistaen, että nämä tiedot löytävät tiensä oikeaan paikkaan tarrassa.

Muista, että osa sisällöstä, kuten tervehdys tai logo, on lisättävä manuaalisesti, koska se ei ole alun perin osa osoiteluetteloa. Tämä voidaan toteuttaa suhteellisen helposti. Kirjoita vain tietty teksti, jota haluat käyttää tarraan tai lisää kuva, jonka haluat liittää logoksi tai muuksi mediakuvakkeeksi.

Käytä tarvittavaa aikaa varmistaaksesi, että tarrasi on suunniteltu juuri sellaiseksi kuin haluat, ennen kuin aloitat varsinaisen yhdistämisen. Tämä varmistaa, että sinun ei tarvitse muuttaa sisältöä uudelleen, jos unohdat vahingossa sisällyttää keskeiset tiedot tai haluat suunnitella tarran uudelleen.

Kun olet vahvistanut tarran ulkoasun ja tuntuman ja tarkistanut paikkamerkkien tarkkuuden ja niiden suhteen osoiteluettelon tietoihin, voit jatkaa.

Käynnistä yhdistäminen avaamalla Koti -välilehti Microsoft Wordissa ja paina Yhdistäminen -painiketta. Jos aiot tällä hetkellä integroida vain tiettyjä yhteystietoja suuremmasta osoiteluettelosta, voit valita ne tästä. Jos kuitenkin haluat integroida koko luettelon, paina Kaikki yhteystiedot nykyisessä näkymässä. Jos olet valmis käyttämään kaikkia tarralle suunnittelemasi paikkamerkit ja kentät, napsauta Kaikki yhteyskentät -painiketta, joka näkyy seuraavassa valikossa.

Jos haluat luoda yhdistämiselle kokonaan uuden Word-asiakirjan, voit tehdä sen valitsemalla Uusi asiakirja -painiketta. Jos kuitenkin haluat käyttää olemassa olevaa asiakirjaa, paina Olemassa oleva asiakirja -painiketta tässä vaiheessa.

Käytä Postitustarrat -välilehti löytyy sisältä dokumentti tyyppi -valikosta päättääksesi, mitkä yhdistämiskentät tulevat valmiiseen tarraan. Kun olet määrittänyt, miltä lopullinen tarra näyttää, paina Päivitä etiketit -painiketta. Kun tiedot lopulta saapuvat lomakekenttiin, sen ympärillä voi olla näkyviä sulkuja. Jos näin on, napsauta sulkuja hiiren kakkospainikkeella ja paina Vaihda kenttäkoodit -painiketta sammuttaaksesi ne.

Kun tämä prosessi on valmis, olet valmis luomaan tarrojen lopullisen esikatselun ja tulostamaan ne. paina Esikatsele tulokset -välilehti ja selaa tietueita käyttämällä Seuraava levy ja Edellinen ennätys nuolet. Kun olet tyytyväinen tarroihin, siirry kohtaan Postitukset välilehti, napsauta Viimeistele ja yhdistä in Viedä loppuun ryhmää ja napsauta sitten Tulosta asiakirjat -painiketta. Jos tulostetut asiakirjat eivät vastaa haluamaasi sisältöä tai ulkoasua, sinun on ehkä palattava sivulle Postitukset -välilehti ja varmista, että kaikki mitat ja paperikoot vastaavat nykyistä kokoonpanoasi. Jos eivät, on melko todennäköistä, että ongelmia ilmenee.

Voit sitten tallentaa käsittelemäsi asiakirjan varmistaaksesi, että nämä tarrat ovat käytettävissä myöhempää käyttöä varten.