Numerot ja päivämäärät voivat olla ongelmallisia Microsoft Wordin yhdistämisessä, varsinkin kun tietolähde on Excel-työkirja. Jotkut ongelmat on helpompi ratkaista kuin toiset. Numerot, joissa ei ole desimaaliarvoja, kuten viisinumeroinen postinumero tai kokonaislukumäärä, voidaan muuntaa tekstiarvoiksi Excelissä. Jotta päivämäärät ja numerot desimaalilukuina vältytään, sinun on kuitenkin lisättävä muotoilukoodit näihin yhdistämiskenttiin muotoillaksesi nämä arvot oikein tuotetuissa asiakirjoissa.
Kärki
Muut asiakirjatyypit, joita voidaan käyttää tietolähteinä Wordin yhdistämisessä, ovat:
- A yksitasoinen tietokanta tiedosto
- Taulukko HTML-tiedostosta
- Microsoft Outlookin osoitekirja
- Toinen Microsoft Word -asiakirja, jossa on yksi. datataulukko
- Tekstitiedosto, jonka tietokentät on erotettu pilkuilla. tai välilehdet
Nämä asiakirjatyypit vievät arvoja tekstinä.
Kokonaislukujen yhdistäminen
Kokonaislukujen muotoilu on parasta suorittaa ennen lähdetietojen tuomista Wordiin. Tässä osiossa käsitellään Excelin käyttöä.
Päivän video
Vaihe 1: Avaa tietolähde
Kuvan luotto: Ron Price
Avaa Excel-tietolähdetyökirja ja, jos taulukoita on useita, napsauta yhdistämisen lähdetiedot sisältävän laskentataulukon välilehteä.
Vaihe 2: Muotoile kokonaisluvut tekstiksi
Kuvan luotto: Ron Price
Valitse sarake, joka sisältää kokonaislukuarvoja. Napsauta valittuja soluja hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muotoile solut ponnahdusvalikosta näyttääksesi Muotoile solut valintaikkuna. Klikkaus päällä Teksti valinta kohdassa Kategoria lista. Klikkaus OK ottaaksesi muotomuutoksen käyttöön. Valittujen solujen tiedot ovat nyt tekstimuodossa.
Numeroiden yhdistäminen desimaaliarvoihin
Desimaalilukuja varten voit muotoilla numeron helposti suoraan Wordissa.
Vaihe 1: Näytä yhdistämiskentät
Kuvan luotto: Ron Price
Jos haluat muotoilla desimaalien määrän numeerisessa kentässä, kuten valuutta, prosenttiosuudet tai mikä tahansa luku, jossa on desimaaliarvoja, lisää muotoilukoodit yhdistämiskenttään. Avaa Yhdistelmäasiakirja (kirje, sähköposti jne.) näyttääksesi sen yhdistämiskentät, jotka näkyvät muodossa <
Kuvan luotto: Ron Price
Vaihe 2: Vaihda kenttäkoodit
Yhdistämiskenttä <
Vaihe 3: Lisää muotoilukoodit
Kuvan luotto: Ron Price
<
-
# - Ilmaisee, että muotoilu on seuraava.
-
$ - Määrittää merkin, joka näytetään kentän etuosassa.
-
, (pilkku) - Osoittaa, että pilkut on lisättävä tarvittaessa numeeriseen arvoon.
-
# (numeromerkki) - Ilmaisee näytettävien kiinteiden numeroiden määrän.
- .00 - Osoittaa, että näytetään kahden paikan desimaaliarvo (tässä tapauksessa). Luku ilman desimaaleja näytetään nollilla desimaalien jälkeen.
Prosenttien yhdistäminen
Kuten mikä tahansa Excelin kaavalla laskettu luku, raaka-arvot eivät välttämättä rajoitu vain kahteen kiinteään desimaaliin riippumatta siitä, mitä solussa näkyy. Kuten edellisessä vaiheessa näytettiin, luvun pituus, erityisesti mahdolliset desimaalit, voidaan asettaa kiinteään määrään paikkoja.
Toiminnot koodien muotoilussa
Kuvan luotto: Ron Price
Joissakin tapauksissa tietokenttä on yhdistettävä ennen kuin siihen voidaan ryhtyä toimiin. Esimerkin "Pct"-kenttä on esimerkki. Jotta nämä tiedot näkyvät yhdistetyssä asiakirjassa kahden desimaalin prosenttiosuutena vähintään yhdellä merkitsevällä numerolla ja prosenttimerkillä, tarvitaan kaksi toimenpidettä.
Vaihe 1: Hae tiedot
Korvaa olemassa oleva MERGEFIELD-käsky uuden käskyn sisimmällä toiminnolla MERGEFIELD "Pct". Tämä lauseke hakee tiedot tietolähteestä ja asettaa ne muun muotoilukoodin saataville. Kun olet syöttänyt sisimmän lauseen, käytä CTRL-F9 avaimet sulkeaksesi lausunnon aaltosulkeisiin.
Vaihe 2: Alusta tiedot
Syötä yhtäläisyysmerkki ("=") ennen vaiheessa 1 annettua lausuntoa. Tämä kertoo Merge-funktiolle, että käsky sisältää operaattorin. Kirjoita seuraavaksi loput muotoilukoodista, *100 # "#0.00%", välittömästi sisemmän lauseen oikeanpuoleisimman aaltosulukkeen takana. Tämä lauseke kertoo yhdistämisarvon 100:lla (siirtääkseen desimaalin), muotoilee arvon kahden desimaalin prosenttiosuudeksi ja näyttää prosenttimerkin. Tässä vaiheessa yhdistämiskentän pitäisi olla ={ MERGEFIELD "Pct"}*100 # "#0,00%". Käyttää CTRL-F9 sulkea koko lauseen aaltosulkeisiin ja aktivoida se.
Yhdistäminen päivämäärät
Jos haluat yhdistää päivämäärän Excelistä muodossa M/d/v, esimerkiksi 15.6.2015, et tarvitse erityistä muotoilua. Tämä päivämäärämuoto sulautuu hyvin. Jos kuitenkin haluat näyttää päivämäärän jossakin muussa muodossa, kuten 15. kesäkuuta 2015, tarvitaan joitakin muotoilukoodeja.
Jos haluat yhdistää päivämääräkentän ja näyttää sen päivänä, kuukautena, vuotena, muotoilukoodi on "@ "MMMM d, yyyy", jossa "@" tarkoittaa päivämäärämuoto ja "MMMM d yyyy" ilmaisee kuukauden tekstissä, päivän ilman etunollaa ja vuoden nelinumeroisena määrä
Kuvan luotto: Ron Price
Kärki
Kun muotoilet päivämääriä yhdistämisessä, kuukauden paikkamerkit ja muotokoodit käyttävät isoa M-kirjainta. Pieniä kirjaimia "m" käytetään edustamaan minuutteja.
