Toimistoautomaation edut ja haitat

Toimistoautomaatiolla tarkoitetaan nykyään paljon muutakin kuin kirjoituskonetta ja kopiokonetta. Elektroninen ja digitaalinen tieto on nykyaikaisen toimistoautomaation ydin. Se voi koostua puhtaasti sisäisistä tietokoneista tai, todennäköisemmin, sisältää maailmanlaajuisen digitaalisen verkon Internetin kautta ja ulkopuolisen pilvitallennustilan. Kun kuljet läpi 2000-luvun, kohtaat sekä toimistoautomaatiolle ominaisia ​​etuja että haittoja kaikissa sen muunnelmissa.

Toimistoautomaation käyttöönoton jälkeen laitteet ovat antaneet yrityksille mahdollisuuden säästää aikaa ja rahaa. Sen sijaan, että odottaisit asiakirjan saapuvan asiakkaalle postitse, voit ampua sen muutamassa minuutissa faksilla. Nyt tietokoneiden kehitys ja Internet ovat tehneet viestinnästä välitöntä. Aina kun säästät aikaa, säästät rahaa. Maantieteelliset rajoitukset eivät rajoita sinua, mikä säästää matkustamiseen käyttämiäsi resursseja. Lisäksi, vaikka saatat silti tehdä paperikopioita monista asiakirjoista, digitaalisen tallennustilan avulla voit säästää aikaa ja rahaa paperissa ja tallennustilassa.

Vaikka on totta, että kone on vain yhtä tehokas kuin sen luoneet ihmiset ja digitaalisesti kerätty tieto on vain tarkkoja kuin sen lähettäjä, kun virheet on poistettu ohjelmista, ne ovat äärettömän luotettavampia kuin ihmisiä. On olemassa ohjelmistoja esimerkiksi laskentataulukoiden ja budjettien lukujen laskemiseen, jotka löytävät aina oikean saldon eivätkä luota kirjanpitäjän sormiin summauskoneessa. Malleja voidaan luoda ja käyttää uudestaan ​​ja uudestaan, jotta vältytään virheiltä vakiodokumentaatiossa.

Yritykset, jotka luottavat yksinomaan automaatioon tietojärjestelmiensä toiminnassa ja pyörittämisessä, voivat joutua paniikkiin, kun kyseiset järjestelmät epäonnistuvat. Rikkoutuneiden järjestelmien korjaamisen tai vaihtamisen kustannukset voivat olla kohtuuttomia. Et voi vain ottaa pyyhekumia ja tehdä korjauksia. Sinun on joko palkattava teknikot pysyäksesi ajan tasalla päivityksistä sekä ohjelmisto- ja laitteistohäiriöistä tai luotettava huoltopalvelu, joka voi soittaa hetkessä. Sitten sinulla on koko luottamuksellisuus- ja turvallisuuskysymys. Voit pitää liikesalaisuuksia ja kertoa vain muutamalle luotettavalle henkilölle, mutta jos tiedot päätyvät verkkoon, niitä ei voi ottaa takaisin.

Kun toimistoautomaatio kehittyy jatkuvasti ja sisällytät uusia tekniikoita järjestelmiisi pysyä kilpailukykyisenä ja kannattavana, haittana on, että sinun on koulutettava uudelleen koko joukkosi käyttäjiä. Kaikkien sihteeristäsi tilausvirkailijaan ja asiakkaistasi tuotteesi tai palvelusi toimittaviin myyjiin on opittava uudet järjestelmät. Monet ihmiset eivät opi helposti uusia järjestelmiä, ja toiset ovat itsepäisiä tekemään asioita kuten aina. Joten vaikka sinulla on uudelleenkoulutukseen liittyvät kulut, sinulla on myös loppukäyttäjien asenteet taistella.