Voit ajoittaa useita neuvotteluhuoneita yhteen Outlook-kalenteriin.
Vilkkaassa toimistossa, jossa on useita kokoustiloja, voi olla vaikeaa seurata, mitkä kokoustilat ovat käytössä mihin aikaan. Microsoft Outlookin kalenteria voidaan käyttää kokousten, tapaamisten ja tapahtumien ajoittamiseen, ja sitä voidaan käyttää myös toimiston laajuisiin tapahtumiin, kuten kokoushuoneiden aikatauluihin. Voit määrittää yhden kalenterin aikatauluttamaan kaikki konferenssihuoneet, jotta henkilökunta näkee helposti kokoushuoneiden saatavuuden mihin tahansa aikaan ja päivämäärään.
Vaihe 1
Avaa Microsoft Outlook. Napsauta "Kalenteri" Suosikit-paneelissa. Napsauta hiiren kakkospainikkeella "Kalenteri" ja valitse "Uusi kalenteri". Anna uudelle kalenterille nimi, kuten "Neuvotteluhuoneen aikataulu".
Päivän video
Vaihe 2
Napsauta "Aikatauluta näkymä" nauhakäyttöliittymässä. Napsauta kalenterissa hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Uusi tapaaminen".
Vaihe 3
Napsauta "Categorize" nauhassa ja valitse "Kaikki luokat". Korosta väriluokka ja napsauta "Nimeä uudelleen". Anna nimi kohteelle luokka, kuten "Konferenssihuone 1" tai "Aulan konferenssihuone". Nimeä muut väriluokat uudelleen, yksi jokaiselle konferenssille huone. Napsauta "OK".
Vaihe 4
Kirjoita kokouksen tai tapahtuman otsikko Aihe-tekstiruutuun. Kirjoita konferenssihuoneen nimi tai numero Sijainti-tekstiruutuun. Syötä kokoushuoneen käytön päivä ja aloitusaika sekä käytön lopetusaika. Jos kokoustilaa tarvitaan useaksi päiväksi, voit muuttaa myös lopetuspäivää.
Vaihe 5
Syötä pääikkunaan neuvotteluhuoneessa ajoitetun kokouksen tiedot. Voit liittää mukaan kokouksen kuvauksen ja luettelon osallistujista.
Vaihe 6
Napsauta "Category" nauhassa ja napsauta kokoushuonetta, jossa kokous pidetään. Tämä värikoodaa kokouksen kalenteriin ja erottaa helposti useita samanaikaisesti käytössä olevia neuvotteluhuoneita.
Vaihe 7
Napsauta "Tallenna ja sulje" sulkeaksesi kokoushuoneen tapahtuman ja palataksesi kalenteriin.
