Outlookin uudelleenohjaus vs. Eteenpäin

Joissain olosuhteissa – kuten kun olet poissa toimistosta, mutta sinun on tarkistettava sähköpostisi tai kun jongleerit useita sähköpostitilejä — Microsoft Outlook käyttää säännöiksi kutsuttuja komentoja saapuvien viestien edelleenlähettämiseen tai uudelleenohjaamiseen automaattisesti. Postin edelleenlähetystä ja uudelleenohjausta voidaan soveltaa myös yksittäisiin viesteihin ilman sääntöä.

Outlook käyttää ohjelmakomentoja, joita kutsutaan säännöiksi tai suodattimiksi sähköpostin hallintaan, viestien järjestämiseen ja tehtävien hoitamiseen. Sisäänrakennetun ohjatun sääntöjen ja hälytysten avulla käyttäjät voivat määrittää ehdot, joiden täyttyessä Outlook suorittaa automaattisesti yhden tai useamman toiminnon tai tehtävän. Suosittuja sääntöjä ovat viestien siirtäminen tietystä henkilöstä määrättyyn kansioon, viestien merkitseminen tietystä lähettäjältä seurantaa varten ja matkapuhelimen hälytyksen lähettämiseen tiettyjä sisältävän sähköpostin vastaanottamisen jälkeen sanat. Käyttäjän luomien sääntöjen joukossa on komennot saapuvien viestien automaattiseen edelleenlähettämiseen ja uudelleenohjaukseen.

Kun sähköposti lähetetään edelleen, "FW:" näkyy aiherivin alussa, ja oletusarvoisesti sähköpostin runko sisältää alkuperäisen viestin ja viestin historiatiedot. Alkuperäinen viesti jää postilaatikkoosi tai sille varattuun kansioon. Luo sääntö, jolla viestit lähetetään automaattisesti tietystä tilistä tai tilille, jos tietyt tiedot ovat jaetaan säännöllisesti työtovereiden tai muiden osapuolten kanssa ja haluat kertoa olevasi osa viestiä historia. Esimerkiksi viikoittaisten lounaskokousten koordinoinnista vastaava assistentti voi asettaa säännön välittää automaattisesti kirjanpitoon yrityksen pitopalvelun sähköpostit, jotka sisältävät sanan "lasku". osasto.

Viesti ohjataan usein uudelleen, kun se vastaanotetaan virheellisesti. Suurin ero edelleenlähetyksen ja uudelleenohjauksen välillä on se, että edelleenlähetys tekee automaattisesti muutoksia sähköpostiisi ja sisältää tiedot viestistä historia, uudelleenohjaus lähettää erillisen sähköpostin aiotulle osapuolelle alkuperäisessä kirjoituksessaan, jolloin se näyttää siltä kuin se olisi vastaanotettu suoraan alkuperäiseltä lähettäjä. Tämä on hyödyllinen ominaisuus, jos aiotun osapuolen ei tarvitse tietää, että olet vastaanottanut sähköpostin. Uudelleenohjaus jättää myös kopion viestistä postilaatikkoosi tai sille varattuun kansioon. Aseta sääntö postin automaattiselle uudelleenohjaukselle, jos sinun on säännöllisesti reitittävä viestit muille osapuolille. Esimerkiksi ylioppilastutkinnon suorittanut, joka edelleen vastaanottaa koulunsa sähköpostitiliin lähetettyjä viestejä, voi asettaa säännön ohjata sähköpostit automaattisesti uuteen sähköpostiosoitteeseen.

Joskus lähettäjät käyttävät Tietojen oikeuksien hallintaa, Microsoftin vaihtoehtoa, joka antaa luvat sähköpostiviesteihin ja estää vastaanottajia välittämästä, uudelleenohjaamasta tai jakamasta viestiä muilla tavoilla. Paras käytäntö näissä tapauksissa on ilmoittaa lähettäjälle, että et ole aiottu vastaanottaja, jos olet saanut sähköpostin erehdyksessä. Lähettäjä voi poistaa tai muuttaa käyttöoikeuksia tai lähettää viestin uudelleen itse. Myös viestin edelleenlähettäjille, varsinkin jos sähköposti sisältää arkaluontoisia tietoja, uudelleenreititys sähköposti yrityksesi verkon ulkopuoliseen osoitteeseen voi rikkoa sisäisiä käytäntöjä ja tietosuojaa lait.