Avaa Microsoft Word -asiakirjasi ja skannaa jokaiselta sivulta lyhenteitä, jotka haluat sisällyttää luetteloon. Kaksoisnapsauta tai napsauta ja vedä sanan tai lauseen läpi, joka muodostaa tärkeän lyhenteen, valitsemalla sen tekstistä.
Paina "Shift-Alt-X" tai vaihda Microsoft Word -nauhan "References"-välilehteen ja napsauta "Hakemisto"-osion "Mark Entry" -kohtaa luodaksesi hakemistomerkinnän tekstivalintasi perusteella. Napsauta Mark Index Entry -valintaikkunassa "Merkitse" -painiketta lisätäksesi valitsemasi termin. Hakemistomerkinnän merkitseminen lisää piilotettuja koodeja asiakirjaan valinnan tunnistamiseksi. Jatka Merkintä-prosessia merkitäksesi jokainen termi, joka sopii luetteloosi, lisäykseksi hakemistoon.
Paina "Ctrl-End" navigoidaksesi asiakirjan loppuun. Paina "Enter" lisätäksesi tyhjän rivin tekstin päätyttyä. Napsauta "Insert Index" -kohtaa Viite-välilehden Hakemisto-osiossa avataksesi hakemistovalintaikkunan. Napsauta "OK" -painiketta muuttamatta oletushakemistoasetuksia.
Valitse hakemiston teksti. Paina "Ctrl-C" kopioidaksesi sen leikepöydälle. Paina "Ctrl-Alt-V" tai siirry Microsoft Word -nauhan Koti-välilehteen ja napsauta Leikepöytäryhmän "Liitä"-kohteen nuolta päästäksesi "Liitä määräten" -vaihtoehtoon. Valitse liittämistilaksi "Muotoilematon teksti". Valitse liittämäsi teksti ja kopioi se takaisin leikepöydälle.
Luo uusi Microsoft Word -asiakirja ja liitä kopioitu hakemistoteksti siihen. Selaa tekstiä ja etsi hakemistomerkintä, jonka jälkeen on suurin sivunumero. Laske sivunumeron numeroiden määrä.
Paina "Ctrl-H" päästäksesi Etsi ja korvaa. Kirjoita "Etsi mitä" -ruutuun pilkku ja välilyönti. Kirjoita välilyönnin jälkeen yhdistelmä "^#" ilman välimerkkejä kerran jokaiselle luettelon ylimmän sivunumeron numerolle. Jos esimerkiksi viimeinen merkintä esiintyi Word-pääasiakirjan sivulla 53, kirjoita "^#^#" ilman lainausmerkkejä.
Napsauta "Korvaa kaikki" -painiketta poistaaksesi kaikki suurimmat hakemistosivunumerot. Poista viimeinen "^#" Etsi-tekstistä ja napsauta "Korvaa kaikki" -painiketta uudelleen poistaaksesi seuraavan numerosarjan. Jatka Etsi-tekstin lyhentämistä ja hakemistosivunumeromerkkien korvaamista, kunnes poistat ne kaikki.
Paina "Ctrl-C" kopioidaksesi muokatun hakemistotekstin leikepöydälle. Liitä teksti takaisin Word-pääasiakirjaan.
Luo uusi Microsoft Word -asiakirja, jossa voit poistaa sivunumerot hakemistoksi luomastasi tekstistä, jotta voit poistaa numerot Poista kaikki -toiminnolla. Jos suoritat tämän toiminnon Word-tiedostossa, joka sisältää muuta tekstiä, poistat siitä kaiken numeerisen sisällön.
Jos Microsoft Word -asiakirjassasi on jo hakemisto, tee asiakirjasta kopio ja poista olemassa olevat hakemistomerkinnät kaksoistiedostosta. Etsi ja poista indeksimerkit siirtymällä Word-nauhan "Koti"-välilehdelle, etsimällä "Kappale"-ryhmä ja napsauttamalla "Näytä/piilota muokkausmerkit" -kohtaa. Valitse jokainen hakemistomerkintä, mukaan lukien sitä ympäröivät aaltosulut, ja poista se asiakirjakopiosta. Kun olet poistanut alkuperäiset hakemistomerkinnät, voit lisätä omasi merkitsemään lyhenteet.
Sen sijaan, että käyttäisit "Liitä määräten" -komentoa lisätäksesi hakemiston sisällön Word-tiedostoosi tavallisena tekstinä, voit käynnistää tekstinmuokkaussovellus, kuten Notepad, avaa uusi asiakirja ja liitä Wordista kopioimasi hakemistoteksti asiakirjaan ikkuna. Valitse liittämäsi teksti, kopioi se takaisin leikepöydälle, palaa Wordiin ja liitä teksti asiakirjaan. Tämä liittämis-/uudelleenkopiointiprosessi kaappaa merkintöjen tekstin ja katkaisee linkin Word-hakemiston koodattuun sisältöön.
Napsauta "Lisää"-painiketta Korvaa-toiminnossa päästäksesi "Erikois"-painikkeeseen, joka antaa sinulle pääsyn koodeihin, jotka löytävät tekstistäsi erikoismerkkejä ja sarjoja, mukaan lukien koodi, joka löytää minkä tahansa numero. Tämä koodivalinta kirjoittaa "^#" Etsi-kenttään.
Jos kopioit hakemiston tekstin Word-asiakirjasta ja liität sen toiseen Word-tiedostoon, näet viestin "Hakemistomerkintöjä ei löytynyt". Tämä johtuu siitä, että hakemistoteksti liittyy suoraan asiakirjaan. Sen koodattua tekstiä ei käännetä toiseksi Word-asiakirjaksi, koska Word yhdistää sen sisällön vain tiedostoon, jossa luot sen.
Tämän artikkelin tiedot koskevat Microsoft Word 2013:a. Se voi poiketa hieman tai merkittävästi muista versioista tai tuotteista.
