Microsoft Sharepointin käyttäminen

Kun Internet tekee yhteistyöstä yhä enemmän maailmanlaajuista, Microsoftin SharePoint 2013:n kaltaiset työkalut ovat yhä arvokkaampia tuottavuuden ja ryhmätyön edistämisessä. SharePointin avulla organisaatiot voivat kommunikoida, jakaa asiakirjoja ja tietoja sekä organisoida työnsä ryhmänä. Microsoft tarjoaa myös useita lisätyökaluja SharePointin käyttöönottoa ja kehitystä varten.

SharePointin avulla organisaatiosi voi jakaa ja muokata tärkeitä asiakirjoja yhdestä Internetin käyttöliittymästä. Asiakirjat voidaan tallentaa verkkoon vetämällä ne työpöydältä SharePointiin. Voit käyttää näitä asiakirjoja mistä tahansa tietokoneesta tai mobiililaitteesta, kunhan kirjaudut SharePoint-tilillesi. Voit myös jakaa asiakirjoja työtovereiden kanssa valitsemalla "Jaa"-painikkeen ja kirjoittamalla työtovereiden nimet SharePointiin. Jokainen, jolla on pääsy dokumenttiin, voi katsoa ja muokata sitä riittävin oikeuksin poistuessaan yksi yhtenäinen kopio kaikkien käytettäväksi useiden eri tasoilla olevien kopioiden sijaan editointi. OneDrive for Businessin integroitu tuki mahdollistaa myös tiedostojen synkronoinnin SharePointista laitteillesi.

SharePointissa on myös integroitu sosiaalisen verkostoitumisen käyttöliittymä organisaatiollesi, mikä helpottaa yhteydenpitoa kollegoiden kanssa neuvojen ja mielipiteiden saamiseksi sekä tapahtumien ja määräaikojen koordinointia. Yhteisöt-ominaisuus mahdollistaa myös koko yrityksen kattavan keskustelun ja tuen useista aiheista. SharePoint toimii myös yhdessä Microsoft Officen kanssa mahdollistaen pikaviestinnän ja chatin Office-ohjelmien sisällä ja mahdollisuuden kutsua kollegoita muokkaamaan asiakirjoja ryhmässä.

SharePoint mahdollistaa myös projekti-, tehtävä- tai osastokohtaisen organisaation SharePoint-sivustojen avulla. Näitä sivustoja voivat käyttää vain avustajaluettelossa olevat kollegat, ja niitä voidaan käyttää tärkeiden asiakirjojen ja tiedostojen tallentamiseen, tehtävien määrittämiseen tietyille ihmisille sekä kalenterin ja aikajanan hallintaan. Sivustot voivat myös tallentaa OneNote-muistikirjan asiakirjoja, jotka liittyvät sivustolle määritettyyn tehtävään tai ryhmään. SharePoint-sivustoja voidaan käyttää myös Projectin käynnistämiseen ja monimutkaisempien tehtävien ja projektien järjestämiseen, jotka voidaan sitten synkronoida SharePoint-sivustoon. Sivustoilla on myös omat sähköpostit, jotka integroituvat Outlookiin ja luovat erillisen postilaatikon henkilökohtaisesta sähköpostistasi.

SharePointissa on myös hakutyökalu, jonka avulla voit etsiä ihmisiä, asiakirjoja, projekteja ja sivustoja organisaatiossasi. Hakutyökalu on suunniteltu intuitiiviseksi, se poimii aikaisemmat haut ja käyttäytymisen ja mukautuu niiden mukaisesti. Haulla haettuja asiakirjoja voi esikatsella ja käynnistää suoraan hakuvalikosta, sekä tarkempia tietoja niistä ihmisiä tai luetteloita kenestä tahansa ja kaikkiin tiettyyn projektiin liittyviin asiakirjoihin pääsee myös suoraan hausta valikosta.

SharePointia voidaan käyttää myös organisaatiosi verkkosivustojen kehittämiseen SharePointin sivustojen lisäksi. SharePoint on yhteensopiva monien Web-kehitystyökalujen, kuten Dreamweaverin ja ExpressionBlendin, kanssa, ja sitä voidaan käyttää suoraan koko verkkosivustosi rakentamiseen ja kaikkien sen resurssien hallintaan. Sitä voidaan käyttää myös sivustosi optimointiin toimimaan useilla alustoilla, mukaan lukien erilaiset verkkoselaimet ja mobiililaitteet.

SharePoint tarjoaa useita lisätyökaluja SharePoint-verkon kehittämiseen. SharePoint Foundation on ilmainen paikallinen tarjonta teknologiasta, jolle SharePoint on rakennettu, ja sitä voidaan käyttää suurimman osan sisällöstä, joka löytyy SharePointin maksullisesta versiosta. SharePoint Server lisää työkaluja ja ominaisuuksia paikan päällä tapahtuvaa yrityskäyttöönottoa varten. SharePoint Designer on työkalu sellaisten verkkosivustojen rakentamiseen, jotka käyttävät SharePoint Foundation- ja Server -ohjelmistoa, kun taas SharePoint Workspace on työpöytäohjelma sisällön tallentamiseen SharePoint-verkosta offline-tilassa ajanjaksoiksi, jolloin verkkoyhteytesi on ei saatavilla. Lopuksi SharePoint Online on pilvipohjainen palvelu, joka sisältää kaikki SharePointin samat työkalut ja ominaisuudet ilman paikan päällä tapahtuvaa asennusta.