Mitkä ovat Google-dokumenttien edut ja haitat?

Google tarjoaa Google-dokumentteja ilmaisena vaihtoehtona Microsoft Wordille. Docsin nolladollarin hintalappu antaa sille jalansijaa Wordille, ja Docs on yhteensopiva Word-asiakirjojen kanssa, mutta ilmaisesta tekstinkäsittelyohjelmasta puuttuu joitain ominaisuuksia, kuten useiden sarakkeiden tuki. Docs toimii kokonaan Internetistä, mikä rajoittaa tiedostojen saatavuutta, mutta tarjoaa myös tavan tallentaa jatkuvaa versiota, jotta et koskaan menetä työtäsi.

Toisin kuin Microsoft Word ja useimmat muut tekstinkäsittelyohjelmat, Google Docs toimii verkkoselaimessa – sinun ei tarvitse asentaa Docsia tietokoneellesi. Dokumenttien suorittaminen Internetin kautta mahdollistaa työskentelyn millä tahansa Internetiin yhdistetyllä tietokoneella, mutta tämä sisältää rajoituksen: Jos menetät Internet-yhteytesi, menetät pääsyn ohjelmaan. Kiertokeinona Google tarjoaa Drive-sovelluksen Chromelle ja Drive-työpöytäohjelman, jotka tarjoavat offline-käytön kaikkiin Drive-tiedostoihin, mukaan lukien Docsin tiedostot. Jotta voit työskennellä offline-tilassa, sinun on kuitenkin suunniteltava etukäteen. Jos et määritä Drivea toimimaan offline-tilassa etukäteen, et voi käyttää Docsia offline-tilassa hetkessä.

Kaikki Docsissa muokkaamasi tiedostot tallentuvat automaattisesti Google Driveen aina, kun teet muutoksen, joten jos tietokone kaatuu, voit jatkaa siitä mihin jäit -- Docsissa ei ole edes "Tallenna"-vaihtoehtoa Tiedosto-valikko. Drive tallentaa jokaisen tallennuksen erillisenä versiona, mikä mahdollistaa muutosten perumisen. Google ei laske Docs-tiedostoja Drivessa olevaan tilaan, joten voit säilyttää rajattoman määrän asiakirjoja ja versioita. Vaikka nämä ominaisuudet ovat hyödyllisiä, ne toimivat yksinomaan Google Driven kautta: Docsia ei voi linkittää Dropboxiin, Boxiin, SugarSynciin tai mihinkään muuhun pilvitallennuspalveluun. Jos käytät jo toista palvelua ja haluat jakaa Docs-tiedoston kyseisen palvelun kautta, sinun on ladattava tiedosto ja ladattava se sitten haluamaasi pilvipalveluun.

Google Docs sisältää suurimman osan samoista ominaisuuksista kuin Microsoft Word, mutta kaikki ei toimi samalla tavalla näiden kahden ohjelman välillä. Vuonna 2013 Microsoft julkaisi mainoksia, joissa mainittiin tiettyjä Docsista puuttuvia ominaisuuksia, kuten sarakkeita ja kuvankäsittelytukea. Google kuitenkin lisää toisinaan uusia ominaisuuksia Docsiin, kuten vuoden 2014 puolivälissä lisätyn "Ehdotetut muokkaukset" -ominaisuuden, joka vastaa Wordin Track Changes -ominaisuutta. Joissakin tapauksissa Docs tarjoaa Wordin lisäksi ominaisuuksia, erityisesti yhteistyön osalta: Docsissa useat käyttäjät voivat työskennellä asiakirjan parissa samanaikaisesti ja nähdä muutokset reaaliajassa.

Microsoft Word tarjoaa suuren edun integroimalla sen muuhun Microsoft Office -ohjelmistoon, kuten mahdollisuus liittää laskentataulukon soluja Excelistä Wordiin tai upottaa PowerPoint-dia asiakirja. Docs tukee samanlaisia ​​yhteyksiä Googlen muiden toimisto-ohjelmien, Sheetsin ja Slidesin, kanssa, mutta edistyneemmille Office-ohjelmille, kuten Publisher, Access tai Visio, ei ole Googlen vastaavia. Docs ei myöskään voi linkittää suoraan Outlook-tietoihisi yhdistääkseen tai lukeakseen kalenterisi tietoja.