Kuinka ottaa automaattinen tallennus käyttöön Excelissä

Microsoft Office tarjoaa ominaisuuden nimeltä AutoSave auttaa sinua välttämään työttömyyden, koska tietokoneesi kaatui tai unohdit tallentaa sen ennen sovelluksen sulkemista. Se on saatavana vain Office 365, ohjelmistopaketin tilausversio, joka sisältää pääsyn Exceliin, Wordiin ja PowerPointiin. Jos sinulla on Officen aiempi versio, automaattinen palautus -ominaisuutta voidaan käyttää tietojen palauttamiseen, kun Excel-asiakirjaa ei ole tallennettu.

Kun automaattinen tallennustoiminto on käytössä Office 365 -sovelluksissa, nykyinen tiedosto tallennetaan automaattisesti taustalle muutaman sekunnin välein. Tiedostoille, jotka on tallennettu Microsoft Cloud OneDrivessa tai SharePoint Onlinessa automaattinen tallennus on oletusarvoisesti käytössä. Jos AutoSave näkyy harmaana, se johtuu luultavasti siitä, että tiedostoa tallennetaan johonkin muuhun sijaintiin sen sijaan, että se ei olisi pilveen, kuten tiedostopalvelimeen tai paikalliseen hakemistoon, kuten Documents pöytätietokoneeseen tai kannettavaan tietokoneeseen.

Jos olet Office 365 -tilaaja ja sinulla on uusin Excel-versio asennettuna, voit tarkistaa, onko automaattinen tallennus käytössä, tarkistamalla sovellusikkunan vasemmasta yläkulmasta. The AutoSave-kytkin näytetään joko Päällä tai Vinossa. Jos haluat tehdä muutoksia tiedostoon ilman, että niitä on tallennettu automaattisesti, siirrä kytkin kohtaan Vinossa asemaa. Voit sitten käyttää Tallentaa tallentaaksesi muutokset milloin sinulle sopii.

Office 2016:ssa ja aiemmissa versioissa, jotka eivät tue automaattista tallennusta, Automaattinen palautus -ominaisuutta voidaan käyttää Excel-tiedoston palauttamiseen sen jälkeen, kun sovellus on sammunut ennen kuin nykyinen tiedosto voidaan tallentaa. Kun Office-sovellukset havaitsevat kaatumisen, Asiakirjan palautus -valintaikkuna tulee näkyviin, kun sovellus käynnistetään seuraavan kerran. Valintaikkunassa voit valita, haluatko tallentaa tai hylätä palautustiedostoja, jotka sisältävät tallentamattomia tietoja. Palautustiedoston luomispäivämäärä ja -aika näkyvät tiedoston nimen vieressä, jotta voit päättää, haluatko palauttaa sen. Voit myös avata minkä tahansa luettelossa olevan tiedoston ja tarkistaa sen ennen tallentamista.

Automaattisen palautuksen avulla tiedostosta palautettavissa olevien tietojen määrä riippuu siitä, kuinka usein tietoja tallennetaan. Voit hallita tätä ja muita automaattisen palautuksen asetuksia Vaihtoehdot valikosta Tiedostot -välilehti. Alla Tallentaa, voit ottaa automaattisen palautuksen tiedostojen tallennuksen käyttöön tai poistaa sen käytöstä ja määrittää, kuinka usein palautustiedot tulee tallentaa. Voit myös määrittää, tallennetaanko viimeisin automaattisesti tallennettu versio Excelin sulkemisen jälkeen ja minne palautustiedosto tallennetaan.

Jos et halua menettää paljon työtä sovelluksen kaatumisen vuoksi, sinun tulee asettaa tiedostotietojen tallennuksen minuuttiväli pieneksi arvoksi, kuten viisi tai 10. Suorituskyky on kuitenkin kompromissi, koska sovellus voi pysähtyä hetkeksi tiedoston tallennuksen ajaksi. Jos suorituskyky on tärkeämpää kuin tietojen tallentaminen, aseta väli 20 minuutiksi tai pidemmäksi.

Jotkut ihmiset luovat uuden Excel- tai Word-tiedoston, joka on samanlainen kuin olemassa oleva tiedosto avaamalla olemassa olevan tiedoston, muuttamalla sitä ja käyttämällä sitten Tallenna nimellä sen tallentamiseksi eri nimellä kuin alkuperäinen. Ongelma ilmenee, kun otat automaattisen tallennuksen käyttöön. Muutokset, jotka on tehty ennen käyttöä Tallenna nimellä tallennetaan automaattisesti alkuperäiseen tiedostoon, mikä ei ehkä ole tarkoituksesi. Microsoft tunnistaa tämän ongelman ja on korvannut Tallenna nimellä komento kanssa Tallenna kopio Office 365 -sovelluksissa. On suositeltavaa, että käytät tätä komentoa samanlaisen tiedoston luomiseen ennen kuin teet muutoksia alkuperäiseen, jotta voit kiertää automaattisen tallennuksen ongelman.