Tiedot voivat tulla sinulle monissa eri muodoissa monista eri lähteistä. Olipa kyseessä yhteystietoluettelo, tilitietueiden taulukko tai varastohakemisto, joskus sinun on saatava tiedot Microsoft Wordista Microsoft Access -tietokantaan. Tuonti on tehokkain tapa siirtää tietoja Word-asiakirjasta Access-taulukkoon tai tietokantaan. Nämä ohjeet koskevat Microsoft Word 2010:tä ja Microsoft Access 2010:tä.
Vaihe 1
Valmistele Word-asiakirjasi tiedot tuontia varten. Järjestä tiedot joko rajattuun tai kiinteäleveiseen muotoon. Erotetut muodot erottavat kentät yhdellä merkillä, kuten pilkulla tai puolipisteellä. Kiinteän leveyden muodot järjestävät tiedot siten, että kunkin kentän leveys pysyy vakiona osoittamaan, milloin yksi kenttä päättyy ja seuraava alkaa. Molemmat muodot edellyttävät, että jokainen tietue on erillisellä rivillä. Nämä muodot kertovat Accessille, minne tiedot sijoitetaan tuonnin jälkeen.
Päivän video
Vaihe 2
Tallenna Word-asiakirja pelkkänä tekstitiedostona. Access voi lukea vain teksti-, CSV- tai Excel-muodossa olevia tietoja. Kun tiedosto on tallennettu, sulje se.
Vaihe 3
Käynnistä Microsoft Access ja avaa uusi tietokanta tai olemassa oleva tietokanta, johon tallennat tuodut tiedot. Valitse uusi tai olemassa oleva taulukko, johon tiedot tallennetaan. Jos valitset olemassa olevan taulukon, Access liittää tiedot olemassa olevaan taulukkoon olemassa olevassa muodossa. Tuotujen tietojen on vastattava olemassa olevan taulukon muotoa ja rakennetta.
Vaihe 4
Siirry "Ulkoiset tiedot" -välilehteen, etsi "Tuo"-ryhmä ja napsauta "Tekstitiedosto"-kuvaketta. Tämä avaa "Hae ulkoiset tiedot - tekstitiedosto" -valintaikkunan.
Vaihe 5
Selaa tai kirjoita aiemmin laatimasi tekstitiedoston nimi "Tiedostonimi" -ruutuun. Määritä, minne haluat tallentaa tiedot. Jos haluat uuden taulukon, napsauta "Tuo lähdetiedot uuteen taulukkoon nykyisessä tietokannassa". Olemassa olevalle taulukko, klikkaa "Liitä tietueiden kopio taulukkoon" ja valitse sopiva taulukko pudotusvalikosta lista.
Vaihe 6
Napsauta "OK" jatkaaksesi ja avaa "Import Text Wizard". Access skannaa tiedot ja suosittelee tiedostorakennetta. Vahvista tai valitse vaihtoehto, joka vastaa tiedostosi muotoa: "Delimited" tai "Fixed Width". Napsauta "Seuraava".
Vaihe 7
Jos käytät erotettua muotoa, valitse merkki, jota käytetään kenttien rajaamiseen. Jos tiedosto sisältää tekstin tarkenteen, valitse "Tekstin tarkenne" -ruudusta käyttämäsi tarkenne. Jos Word-asiakirjan ensimmäinen rivi sisältää kenttien nimet, valitse "Ensimmäinen rivi sisältää kenttien nimet". Jos olet käyttämällä kiinteäleveä muotoa, tarkasta näytettävät tiedot ja rakenne ja säädä sarakkeen sijoittelua tarvittaessa. Napsauta "Seuraava".
Vaihe 8
Tarkista tiedot ja rakenne vielä kerran ennen kuin jatkat. Jos haluat määrittää lisätietoja jostakin kentästä, napsauta kentän otsikkoa ja syötä tarvittavat tiedot Kentän nimi- ja Tietotyyppi-kohtaan. Jos haluat luoda indeksin valitulle kenttään, aseta "Indeksoitu" arvoksi "Kyllä". Jos haluat jättää valitun kentän tuonnin ulkopuolelle, valitse "Älä tuo kenttää (Ohita)" -valintaruutu. Klikkaus "Seuraava."
Vaihe 9
Määritä ensisijainen avain, jos tuot uuteen taulukkoon. Voit valita "Anna Accessin lisätä ensisijaisen avaimen", joka täyttää automaattisesti tunnussarjan, valita oman ensisijaisen avaimesi jostakin lähdekentästä tai valita "Ei ensisijaista avainta". Napsauta "Seuraava".
Vaihe 10
Jos kyseessä on uusi taulukko, vahvista tai muokkaa uuden taulukon nimi "Tuo taulukkoon" -ruudussa. Napsauta "Valmis" tuodaksesi tiedot. Näyttöön tulee valintaikkuna, joka ilmoittaa tuonnin tilan.
Asiat, joita tarvitset
Tietokone
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
