Paperityön pitäminen yhtenäisessä järjestelmässä tarkoittaa, että se ei hajoa.
Arkistointijärjestelmä on tapa järjestää paperityötä ja asiakirjoja säilytystä varten. Säilytetään kaappi tai laatikko, joka sisältää paperiversiot asiakirjoista, kun taas sähköinen järjestelmä säilyttää tiedot tietokoneella. Nämä tiedot voivat olla sähköposteja tai skannattuja papereita. Kun järjestelmä on asennettu, on tärkeää, että sitä ylläpidetään, jotta se pysyy kunnossa ja päivitetään säännöllisesti. Järjestelmän ylläpitämiseksi sinun on luotava menettely molempien järjestelmien käyttöä varten.
Paperikopioiden arkistointi
Vaihe 1
Merkitse jokainen kansio, tiedosto ja laatikko tai laatikko. Otsikon tulee sisältää asiakirjan aihe sekä paperityön alkamispäivämäärä. Esimerkiksi "Kuitit kesäkuu 2010 - nykyinen" tai "Henkilöresurssien kansio helmikuu 2008".
Päivän video
Vaihe 2
Luo uusia kansioita, tiedostoja ja laatikoita tai laatikoita, kun sinulla on uusi paperityöluokka tallennettavaksi tai kun vanhemmat kansiot, tiedostot ja laatikot ovat täynnä. Käytä värikoodausta erottaaksesi vuodet tai kuukaudet.
Vaihe 3
Lisää uusia asiakirjoja tärkeimpään kansioon tai laatikkoon. Asiakirjojen satunnainen sijoittaminen kansioihin pilaa arkistointijärjestelmän, koska tietoja haetaan väärästä paikasta. Jos järjestelmä järjestää asiakirjat aakkosjärjestyksessä, jatka tämän prosessin käyttöä sen sijaan, että vaihtaisit toiseen muotoon.
Vaihe 4
Poista vanhat, tarpeettomat asiakirjat vuosittain. Kun jatkat tiedostojen lisäämistä, osa tiedoista muuttuu merkityksettömiksi ja vanhentuneiksi. Silppua se ja vapauta ylimääräistä tallennustilaa.
Sähköinen arkistointi
Vaihe 1
Luo kansioita tai hakemistoja tietokoneellesi. Yhdistä tiedot säännöllisesti, jotta ne eivät hajoa. Useiden verkkoasemien tai samankaltaisia tietoja sisältävien kansioiden käyttö ei ole tehokas tapa järjestää tietoja.
Vaihe 2
Varmuuskopioi tiedot säännöllisesti. Käytä tähän DVD-levyjä, USB-asemaa, ulkoista kiintolevyä tai ulkopuolista yritystä. Tämä suojaa tietoja katoamiselta.
Vaihe 3
Suojaa tiedot lukitsemalla jokainen tiedosto, myöntämällä käyttöoikeudet valtuutetuille käyttäjille tai lisäämällä salasana tiedostoa avattaessa. Tämä estää tietojen väärinkäytön, petokset tai luvattoman käytön. Lisäksi voit olla varma, että vain järjestelmän toiminnan tietävät ihmiset käyttävät sitä.
Vaihe 4
Kirjoita menettelytapa sähköisen arkistointijärjestelmän käyttöön. Sisällytä vaiheittaiset ohjeet tietojen etsimiseen, viittaukseen, luokitteluun ja arkistointiin, jotta jokainen käyttäjä käyttää järjestelmää samalla tavalla. Pidä se ajan tasalla, jos tarkennat järjestelmää käyttäjien välisten sekaannusten välttämiseksi.
Vaihe 5
Tarkista arkistointijärjestelmä kahden vuoden välein. Tarkista, että se toimii hyvin – tämä voidaan määrittää sen mukaan, kuinka tehokas arkistointi on, kuinka helppoa se on löytää ja kuinka organisoitu se on. Poista myös ei-toivotut tiedostot ja minimoi sähköinen sotku.
Asiat, joita tarvitset
Arkistokaappi tai laatikko
Kansiot
Tyhjät etiketit
Kynät tai tussit
Tietokone
Kärki
Järjestä ryhmäkoulutuspäivä, jossa kerrotaan, miten kukin arkistointijärjestelmä toimii, jotta sitä voidaan hallita ja ylläpitää päivittäin.
Pyydä palautetta arkistointijärjestelmän kehittämisestä käyttäjäystävällisemmäksi tai paremmin organisoiduksi.
