Mitä yhtäläisyyksiä Excel- ja Access-laskentataulukoiden välillä on?

Microsoft Office -tuotepaketin parhaan hyödyn saaminen edellyttää kaikkien tietojen tallennusvaihtoehtojen ymmärtämistä. Sekä Microsoft Excel että Access tarjoavat tietosivuja, joissa on rivejä ja sarakkeita, joiden avulla voit tallentaa, lajitella ja muotoilla tietueita. Excel-laskentataulukot sisältävät tehokkaita työkaluja tietojen tallentamiseen ja kaavojen käyttämiseen. Pääsytaulukot ovat tietokannan perusta ja tarjoavat lähtökohdan tietojen syöttämiselle ja katselemiselle. Molemmat ohjelmat tarjoavat monia samoja perusominaisuuksia.

Microsoft Excel-laskentataulukot ja Access-taulukot tarjoavat molemmat muodon tietojen tallentamiseksi yhteen joukkoon tai useisiin sarjoihin. Excelissä useita tietojoukkoja voidaan sijoittaa saman Excel-tiedoston eri välilehtiin. Vastaavasti voit jakaa tiedot useiksi Access-taulukoiksi Access-tietokannassa. Excel-laskentataulukoissa ja Access-taulukoissa on samat tunnistettavat ominaisuudet, kuten sarakkeisiin ja riveihin järjestetyt solut, sarakeotsikot ja rivivalinnat.

Excel-laskentataulukoiden ja Access-taulukoiden avulla voit mukauttaa tapaa, jolla tietosi näytetään. Voit lajitella aakkosjärjestyksessä tai numeerisesti yhden tai useamman sarakkeen mukaan. Voit esimerkiksi lajitella tuoteluettelon tuotetunnusnumeron, sitten nimen ja jälleenmyyjän mukaan molemmissa ohjelmissa. Voit myös tarkastella rajoitettua määrää tietoja suodattamalla taulukkoasi tai laskentataulukkoasi. Tämä ei poista tietueita, mutta näyttää tietueet tilapäisesti kriteerien perusteella.

Voit määrittää tietyt tietotyypit soluille ja sarakkeille sekä Excel-laskentataulukoissa että Access-taulukoissa. Tietotyypin asettaminen parantaa tietojoukon luettavuutta, koska käyttäjä voi erottaa erityyppiset tiedot. Molempien ohjelmien oletustietotyyppi on teksti, joka ei vaadi mitään erityistä muotoilua. Mutta saatat haluta, että sarake "Kulut" sisältää valuuttaperusteisia numeroita. Jos asetat tietotyypiksi valuutan, oikea muoto tulee näkyviin.

Excel-laskentataulukot ja Access-taulukot hyötyvät mukautetusta tekstin ja solujen muotoilusta. Molemmissa ohjelmissa voit asettaa tekstin muotoilun, solun korkeuden ja sarakkeen leveyden. Voit myös asettaa tekstin tasauksen vasemmalle, keskelle tai oikealle. Ruudukkoviivat voivat auttaa erottamaan solut toisistaan, ja ne voidaan asettaa näytettäväksi pysty-, vaaka- tai molemmissa. Näiden muotojen mukauttaminen parantaa laskentataulukoiden ja taulukoiden käytettävyyttä ja antaa laskentataulukollesi ammattimaisen ulkonäön.