Excel voi vähentää virheitä automatisoimalla laskelmia.
Kuvan luotto: rgbdigital/iStock/Getty Images
Excelillä on maine käytettäväksi kirjanpitoosastoilla, ja vaikka sen matemaattiset toiminnot ovat tärkeitä kirjanpidon kannalta, ohjelman laskentataulukot ja kaaviot auttavat kaikessa päivittäistavaraluettelon laatimisesta tieteelliseen analysointiin levyjä. Päivittäisten tehtävien suorittaminen Wordista Exceliin saattaa aluksi tuntua pelottavalta, mutta kun olet tottunut työskentelemään laskentataulukon parissa, Excel tekee järjestämisestä ja laskemisesta paljon yksinkertaisempaa.
Tee luettelo kotiin tai töihin
Yksi Excelin yksinkertaisimmista mutta kuitenkin perustavimmista kyvyistä on tietojen järjestäminen. Excel ei voi kilpailla Microsoft Access monimutkaisten tietokantojen rakentamiseen, mutta jokapäiväiseen järjestelyyn Excelissä on runsaasti ominaisuuksia ja se on paljon helpompi käyttää. Jos haluat tehdä luettelon, kirjoita mihin tahansa soluun - tarvitsetko perus kaksisarakkeen päivittäistavaraluettelon tai varaston tai
koko kirjastosi luettelo, Excel auttaa pitämään tietosi paikoillaan ja tarjoaa lajittelun ja haun.Päivän video
Upea asettelu ilman ylimääräistä työtä, aloita mallista etsimällä Tiedosto-valikon "Uusi"-sivulta Excel 2010 tai 2013. Microsoft tarjoaa lukuisia ilmaisia malleja luetteloiden rakentamiseen urheilulistoista laskuihin ja puhelinluetteloihin.
Piirrä tietosi kaavioon
Syötä joukko tietoja Exceliin ja ohjelma voi visualisoida sen automaattisesti kaaviona tai kaaviona. Kun olet kirjoittanut tietosi, valitse ne ja valitse yksi kaaviotyyleistä Lisää-välilehdeltä. Excel 2013 tekee prosessista entistä helpompaa "Suositellut kaaviot" -painiketta, joka skannaa tietosi ja esikatselee tärkeimmät kaaviot.
Datan oikea asetteleminen kaaviota varten vaatii harjoittelua. Jos haluat esimerkiksi luoda ympyräkaavion, käytä kahta saraketta: ensimmäinen sisältää tunnisteet ja toinen prosenttiosuudet. Vastaavasti viivakaaviossa on vain kaksi saraketta: yksi tarroille ja toinen Y-akselin pisteille. Jos tietosi sisältävät X- ja Y-koordinaatit, käytä sen sijaan hajontakaaviota.
Automatisoi kirjanpito toiminnoilla
Excelin toiminnot automatisoivat matemaattisia kaavoja, mikä yksinkertaistaa kirjanpitoa, kirjanpitoa ja muuta tiedon seurantaa. Yksi yleisimmistä funktioista, SUM, lisää muita soluja yhteen, ja siinä on yhden painikkeen pikakuvake: valitse soluryhmä ja paina "Alt-Equals" täyttääksesi summan. Jotkut toiminnot analysoivat solujen sisältöä ja voivat jopa toimia tekstin kanssa. Esimerkiksi EXACT tarkistaa, onko kahdella solulla sama sisältö, ja palauttaa "TRUE" tai "FALSE".
Kun haluat syöttää funktion, kirjoita yhtäsuuruusmerkki, funktion nimi ja avoimet sulutja täytä sitten sen muuttujat napsauttamalla muita soluja viitataksesi niiden sisältöön. Jos haluat opastetun selityksen minkä tahansa funktion käyttämiseen, valitse se Kaavat-välilehden Funktiokirjastosta.
Laske monimutkaisilla kaavoilla
Saadaksesi kaiken irti Excelin toiminnoista, yhdistä ne moniosaisiin kaavoihin suorittaa monimutkaisia laskelmia. Lähes kaikki toiminnot voivat toimia yhdessä. Lisää esimerkiksi solusarake ja pyöristä se sitten lähimpään sataan yhdistämällä SUM ja ROUND: =PYÖRISTÄ(SUMMA(A1:A5), -2) pyöristää solujen A1-A5 summan kahdelle pisteelle desimaalin vasemmalle puolelle, jolloin tuloksena on pyöreä sadan paikka.
Kaavat voivat viitata myös muihin kaavoihin. Yksi käyttötarkoitus on seurata nopeasti yrityksesi laskutusta ja maksuja. Summaa asiakkaan laskut yhteen sarakkeeseen, summaa maksut toiseen sarakkeeseen ja anna sitten yksinkertainen vastaus IF-funktiolla: =JOS(B10>=A10"MAKSUTTU","MAKSUTTAmaton") tarkistaa, vastaako B10:n maksujen summa A10:n maksujen summaa tai ylittääkö sen, ja ilmoittaa joko "MAKSUTTU" tai "MAKSAMATON" selväkielisenä.
