20 Ninja-vinkkiä, joiden avulla saat kaiken irti Gmailista

Gmail ylitti 900 miljoonan käyttäjän vuonna 2015. Ei huono projektille, jonka koodinimi tuli Dilbertin sarjakuvasta. Kun se julkaistiin, kukaan ei uskonut sitä - se debytoi aprillipäivänä.

Osittain Gmailin järjettömän käyttöliittymän vuoksi ihmiset harvoin vaivautuvat oppimaan sen monia ominaisuuksia. Loppujen lopuksi se on jo niin helppoa. Gmailista tulee kuitenkin paljon tehokkaampi työkalu niille, jotka ottavat aikaa oppiakseen sen puolensa. Tässä on 20 vinkkiä, joiden avulla pääset Gmailin ninjaksi.

Tämä on tärkein yksittäinen työkalu Gmailissa liikkumiseen. Jos olet kuten useimmat ihmiset, et todennäköisesti ole koskaan käyttänyt sitä. Klikkaa Gear -- sijaitsee Gmail-näytön oikeassa yläkulmassa -- ja astu rohkeaan uuteen maailmaan.

Ensimmäinen asia, jonka huomaat, kun napsautat Gear on useita vaihtoehtoja otsikon alla Näytön tiheys. Tämä säätää tiukkuutta, jolla sähköpostit näkyvät vierekkäin. Siitä on hyötyä, kun työskentelet erikokoisten näyttöjen kanssa. Valitse sinulle parhaiten sopiva vaihtoehto.

Voit myös valita, kuinka monta sähköpostia sivulla näytetään. Klikkaa Gear ja sitten Asetukset > Yleiset. Alla Sivun enimmäiskoko voit valita keskustelujen (eli sähköpostien) määrän sivua kohden 10 - 100.

Muista, että aina kun teet muutoksia asetuksiin, sinun on mentävä sivun alareunaan ja valittava Tallenna muutos tai muutoksiasi ei säilytetä.

Teeman valitseminen on yksi dramaattisimmista visuaalisista muutoksista, joita voit tehdä Gmailiin. Siirry kohtaan Gear ja valitse Teemat. Sinua tervehtii monenlaisia ​​taustoja. Värikäs tausta antaa sinulle tunteen, että työskentelet suoraan työpöydältä selaimen sijaan. Voit myös valita yhden omista kuvistasi taustaksesi.

Jos haluat palata Gmailin oletustaustalle, valitse merkitty tausta Kevyt.

Voit myös valita tekstityylisi. Siirry kohtaan Gear ja valitse Asetukset > Yleiset ja tulet näkemään Tekstin oletustyyli. Täällä voit valita tekstisi fontin, tyylin ja värin.

Kuinka maksat langoistasi? Emme tarkoita vaatteita. Kierteet on monien sähköpostiohjelmien ominaisuus, joka ryhmittelee viestit niiden vastauksiin. Saatat pitää tästä tai ei; ehkä haluat nähdä jokaisen sähköpostin erikseen. Jos et halua sähköpostikeskustelujesi olevan sisäkkäin, voit poistaa ominaisuuden käytöstä. Suuntaa kohteeseen Gear ja valitse Asetukset > Yleiset ja sitten Keskustelunäkymä. Valitse vieressä oleva valintanappi Keskustelunäkymä pois päältä lopettamaan ketjut.

Voit myös muuttaa postilaatikon tyyliä. Siirry kohtaan Gear ja valitse Asetukset > Saapuneet. Valitse vieressä oleva pudotusvalikko Saapuneet-kansion tyyppi. Se on asetettu oletusarvoksi, mikä näyttää sähköpostit saapumisjärjestyksessä. Mutta ehkä haluat mieluummin toisen tavan. Ehkä haluat nähdä ensin lukemattomat sähköpostit tai tähdellä merkityt sähköpostit tai jopa tärkeät sähköpostit yläreunassa.

Mutta kysyt: Kuinka Gmail voi tietää, mikä on tärkeää? Loistava kysymys! Ja se vie meidät seuraavaan vinkkiimme.

Voit opettaa Gmailille, mitkä viestit ovat sinulle tärkeitä. Jokaisen sähköpostin vieressä on pieni lippumainen kuvake, joka muuttuu keltaiseksi, kun sitä napsautetaan (katso lisätietoja kuvakaappauksesta). Napsauttamalla sitä kerrot Gmailille, että se on tärkeä. Jonkin ajan kuluttua Gmail ottaa kiinni ja alkaa automaattisesti tunnistaa nämä sähköpostit tärkeiksi. Esimerkiksi jokainen pomosi lähettämä sähköposti merkitään tärkeäksi. Toisaalta voit poistaa niiden sähköpostien valinnan, jotka eivät ole tärkeitä, mutta jotka Gmail vahingossa tunnistaa tällä tavalla. Pian saat Gmailin lajittelemaan sähköpostisi puolestasi.

Kun järjestät sähköpostisi visuaalisesti, voit tunnistaa tärkeät sähköpostit, kun annat postilaatikkosi nopeasti. Gmailin kaksi tärkeintä työkalua tähän ovat tarrat ja tähdet. Aloitetaan tunnisteilla, jotka toimivat myös kansioina Gmailissa. Luodaksesi tarran, siirryt ikkunan yläosaan ja valitset Muuttaa kansion muotoinen kuvake.

Kun napsautat sitä, saat avattavan valikon. Valitse Luo uusi. Anna uudelle tarrallesi nimi ja napsauta Luoda.

Kuten mainitsimme, tunnisteet ovat oikeastaan ​​vain nimi, jota Gmail käyttää kansioille. Ne näkyvät postilaatikon vasemmalla puolella -kohdan alla Säveltää -painiketta. Voit saada tunnisteilla merkityt sähköpostit näyttämään enemmän määrittämällä niille värin. Jos viet hiiren tunnisteen nimen päälle, näet pienen nuolen oikealla. Napsauta sitä ja ruutu tulee näkyviin. Laatikon yläosassa näet Etiketin väri. Napsauta sen oikealla puolella olevaa nuolta ja tarran värin valintaruutu tulee näkyviin. Napsauta vain haluamaasi väriä ja se on tarrasi väri.

Tähdet ovat toinen loistava tapa saada sähköpostisi erottumaan visuaalisesti. Katso postilaatikkosi sähköpostilistan oikeasta reunasta, ja sinun pitäisi nähdä onttoja tähtiä. Kun napsautat tähteä, se muuttuu keltaiseksi. Boom, olet nyt merkinnyt viestin. Se voi tarkoittaa mitä haluat; tähdellä merkityt sähköpostit saattavat merkitä sähköpostin tärkeäksi, seurantaa vaativaksi tai joksikin muuksi. Se on sinusta kiinni.

Keltainen on hienoa, mutta valittavana on myös paljon enemmän värejä, mikä laajentaa huomattavasti näiden pienten kuvakkeiden organisatorista arvoa. Joka kerta kun napsautat tähteä, se kiertää yhtä käytettävissä olevista väreistä.

Mutta tässä on temppu: sinä hallitset, mitkä värit (ja jopa muodot) ovat käytettävissä. Klikkaa Gear ja valitse Asetukset > Yleiset. Vieritä alas kohtaan Tähdet. Voit vetää tähtiä (ja muotoja) Ei käytössä- ja Käytössä-osien välillä, jolloin saat kaiken vallan määrittääksesi, mitä tapahtuu, kun napsautat tähtiä takaisin postilaatikossa.

Kun olet valinnut haluamasi, älä unohda napsauttaa Tallenna muutokset.

Kun olet palannut postilaatikkoosi, voit valita haluamasi tähden (tai muun kuvakkeen) värin napsauttamalla toistuvasti sähköpostisi vieressä olevaa tähtikuvaketta. Se käy läpi värivaihtoehtosi peräkkäin.

Suodattimien luominen on loistava tapa parantaa Gmailin tuottavuutta. Käytännössä luot sääntöjä, jotka automatisoivat Gmailin vastauksen saapuviin sähköposteihin. Tämä säästää aikaa, koska sinun ei enää tarvitse käsitellä jokaista sähköpostia erikseen. Säännöt voivat olla mitä tahansa, sähköpostien siirtämisestä niiden edelleenlähettämiseen ja valmiin vastauksen lähettämiseen.

Valitse ensin sähköposti, jolle haluat luoda suodattimen. Valitse sitten Lisää ylävalikosta ja siirry alas kohtaan Suodata tällaiset viestit.

Alla olevassa esimerkissä olemme valinneet markkinointisähköpostin Phoenix-sinfoniasta. Ensimmäisessä esiin tulevassa laatikossa on Lähettäjä: rivi täytetty. Napsauta kohtaa, jossa lukee Luo suodatin tällä haulla.

Kun olet valmis, sinut viedään toiseen ruutuun, jossa voit luoda haluamasi säännön tai suodattimen. Tässä tapauksessa luomme kaksi sääntöä: ohita postilaatikko ja luokittele tämäntyyppiset sähköpostit tarjouksiksi. Kun olet valinnut säännöt, napsauta Luo suodatin. Kun tämä on tehty, kaikki Phoenix-sinfonian markkinointiosaston sähköpostit kulkevat postilaatikon ohi ja suoraan Kampanjat.

Näet tässä ruudussa, että sinulla on useita vaihtoehtoja suodattimen luomiseen. Voit merkitä tähdellä kaikki lähettäjältä tulevat sähköpostit (tässä tapauksessa phoenixsympony.org) lisätä tunnisteen, merkitä ne luetuiksi tai poistaa ne muun muassa.

Luomalla suodattimia saat postilaatikkoosi virtauksen, joka pitää sähköpostit liikkuvana haluamaasi suuntaan, mikä lisää merkittävästi sähköpostisi tehokkuutta.

Kun luot suodattimen, sillä ei ole mitään vaikutusta jo vastaanottamiisi sähköposteihin – ellet valitse Käytä myös suodatinta vastaaviin keskusteluihin joka on valintaruutu heti -kohdan oikealla puolella Luo suodatin -painiketta.

Olet todennäköisesti lähettänyt ainakin yhden sähköpostin, jonka toivoisit saavasi takaisin.

Haluatko, että voisit napsauttaa Kumoa hetkiä sen jälkeen, kun olet napsauttanut Lähetä? Onneksi Gmailissa voit tehdä juuri sen. Klikkaa Gear sitten Asetukset > Yleiset. Ota käyttöön napsauttamalla valintaruutua Kumoa lähetys ja valitse aika, jonka haluat antaa itsellesi. Muista, että mitä pidempään asetat kumoamisajan, sitä kauemmin jokaisen sähköpostin lähettäminen lähtevistä kansioista kestää, joten 10 tai 20 sekuntia on todennäköisesti riittävä.

Pikanäppäimet ovat loistava työkalu Gmailin nopeampaan liikkumiseen. Voit käyttää niitä Gmailissa liikkumiseen ja viestien lajitteluun. Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on ottaa pikanäppäimet käyttöön, koska niiden oletussijainti on poistettu käytöstä. Voit tehdä tämän napsauttamalla sitten Gear-kuvaketta Asetukset > Yleiset. Mene Pikanäppäimet ja valitse vieressä oleva valintanappi Pikanäppäimet käytössä.

Saat täydellisen luettelon Gmailin pikanäppäimistä: käy täällä. Löydät myös Gmail-huijausarkin tässä.

Useimmilla meistä on useampi kuin yksi sähköpostitili. Ja on mahdollista lisätä nämä tilit Gmailiin, joten sinun ei tarvitse kirjautua useille tileille tarkistaaksesi sähköpostisi, kunhan ne ovat tavallisia POP3-tilejä.

Sinun on tiedettävä lisättävien sähköpostitilien asetukset. Kun olet saanut nämä tiedot, siirry Geariin Asetukset > Tilit ja tuonti. Valitse sitten Lisää omistamasi POP3-sähköpostitili.

Syötä täältä tiedot, joita Gmail pyytää. Gmail yrittää täyttää osan tästä automaattisesti, mutta se voi mennä pieleen. Sinun on parempi tietää nämä tiedot etukäteen ja syöttää ne manuaalisesti. Huomaat myös painikkeen vieressä Jätä kopio haetuista viesteistä palvelimelle. Valitse tämä, jos tarkistat usein kyseisen tilin posteja muista paikoista. Kun olet täyttänyt tiedot, napsauta Lisää tili. Olet nyt määrittänyt Gmailin vastaanottamaan sähköposteja toiselta tililtäsi.

Sinulta kysytään myös, haluatko myös pystyä lähettää sähköpostit tältä tililtä. Jos valitset Kyllä, huomaat seuraavassa laatikossa, että sinulta kysytään, haluatko Käsittele aliaksena. Tämä on henkilökohtainen valinta, joka vaikuttaa hakuasetuksiin enemmän kuin mikään muu. Voit tutustua tarkemmin tässä. Pohjimmiltaan, jos valitset Käsittele aliaksena, kun teet haun "Lähettäjä: Minä", Gmail käsittelee tätä uutta osoitetta myös nimellä "Minä" eli sinä - ja hakee kaikki sähköpostisi uudesta lisäämästäsi tilistä.

Sinua pyydetään myös täyttämään lähtevän postin palvelimen tiedot ja salasana. Kun napsautat seuraavaa, sinulta saatetaan pyytää vahvistuskoodia, joka todistaa, että todella omistat kyseisen tilin. Se lähetetään joko sähköpostitse tai tekstiviestillä puhelimeesi. Kun tämä vaihe on suoritettu, olet valmis lähtemään. Näet uuden sähköpostin alla Lähetä sähköposti nimellä: sisään Tilit ja tuonti asetusten alla.

Kun seuraavan kerran lähetät sähköpostin, näet avattavan ruudun Lähettäjä: rivi sähköpostiisi. Sen avulla voit valita, haluatko lähettää sähköpostin alkuperäisestä Gmail-tilistäsi vai lisäämästäsi uudesta tilistä. Sinun kannattaa olla varovainen, että lähetät osoitteesta, josta haluat lähettää. Sisällä on asetus Tilit ja tuonti jonka avulla voit Vastaa samasta osoitteesta, johon viesti lähetettiin. Kun tämä on valittuna, sinun tulee välttää virheitä, jos tavoitteenasi on, että saat: ja mistä: aina sama.

Muiden sähköpostitilien lisääminen voi olla hieman monimutkaista. Joten seuraamme sitä yksinkertaisella vinkillä, joka voi säästää sinua pahenemisiltasi. Ehkä olet huomannut, että olet kerännyt jumalattoman määrän mainossähköposteja. On aika suudella heitä näkemiin ja käyttää arvokasta 15 Gt tilaa, jonka Gmail antaa sinulle tärkeämpiin asioihin.

Saatat jo tietää sen, jos napsautat Valitse kaikki -kuvaketta ylävalikkopalkin vasemmassa reunassa, vain 100 sähköpostia (tai kuinka monta sähköpostia olet asettanut yhdelle sivulle) valitaan. Jos sinulla on paljon sähköposteja, kestää kauan poistaa niitä 100 kerrallaan.

Osoittautuu, että ratkaisu on piilossa näkyvissä - etkä luultavasti ole koskaan huomannut sitä. Kun valitset kaikki ja tässä kansiossa tai tunnisteessa on enemmän sähköposteja kuin nykyiselle sivulle mahtuu, voit aina valita kaikki sähköpostit. Napsauta keltaisessa viestissä olevaa linkkiä valitaksesi kaikki.

Kun olet valinnut sähköpostit, napsauta Poistaa. Tehty ja tehty!

Hakuoperaattorit ovat hakumaailman pikanäppäimiä. Niiden oppiminen nyt säästää paljon seulomista myöhemmin. Ne auttavat tarkentamaan hakuasi, kun etsit kyseistä sähköpostia heinäsuovasta.

Gmailin hakuoperaattoreita ovat mm Lähettäjä: jonka jälkeen nimi löytää automaattisesti kaikki sähköpostit kyseiseltä henkilöltä. Samoin on Vastaanottaja: joka määrittää vastaanottajan. Jos esimerkiksi haluat löytää nopeasti kaikki fanipostisi sarjakuvalegenda Stan Leelle, kirjoitat Vastaanottaja: Stan Lee ja luettelo ilmestyisi postilaatikkoosi. Voit myös etsiä aiheen mukaan Aihe: Sarjakuvat. (Huomaa, että kaksoispisteen ja hakutermin välissä ei voi olla välilyöntiä.) Voit myös etsiä tunnisteiden mukaan (Tunniste:) ja lajittele sähköpostit liitteiden mukaan (Sisältää: liite).

On monia muita tapoja etsiä, ja Gmail tarjoaa luettelon hakuoperaattoreista tässä.

Googlen insinöörit lisäävät usein "kokeellisia" asioita parantaakseen Gmailia. Google Labs on paikka, jossa voit kokeilla joitain näistä uusista ominaisuuksista ensin.

Sukella suoraan sisään napsauttamalla Gear ja valitsemalla Asetukset > Labs. Olet juuri saapunut testausalueelle. Täältä löydät esimerkiksi todennuskuvakkeen vahvistettuja lähettäjiä varten (työkalu, joka estää roskapostittajia matkimasta viestejä saadakseen ne näyttämään luotetulta verkkosivustolta). Kokeile sitä napsauttamalla ota käyttöön.

Kokeile mitä haluat; voit aina poistaa käytöstä ne, joita et todella tarvitse.