Kuvan luotto: avemario/iStock/Getty Images
Olipa kyseessä työ- tai kotikäyttö, Excel-laskentataulukko on Microsoft Officen paras työkalu tietojen järjestämiseen ja luetteloiden tekemiseen. Vaikka Word-asiakirjat voivat sisältää taulukoita ja sarakkeita, Excel tekee tietojen asettelusta paljon helpompaa. Excelissä on myös joukko toimintoja laskelmia automatisoivien kaavojen suunnitteluun. Vaikka Excel näyttää aluksi pelottavalta, ohjelman ulkoasu on samanlainen kuin muut Office-sovellukset, joten jos olet käyttänyt Wordia, tunnet olosi kotoisaksi ympärillesi katsomisen jälkeen. Saat lisäapua tietylle Excelin nauhan painikkeelle viemällä hiiren osoittimen sen päälle nähdäksesi vinkin.
Solut ja työarkit
Excelin ikkunan pääosa koostuu laskentataulukosta - tai laskentataulukko -- soluista. Aivan kuten paperitaulukossa, jokainen solu voi sisältää mitä tahansa numeroita tai mitä tahansa tekstiä – toisin kuin niiden kanssa Access-tietokanta, Excel antaa sinun yksinkertaisesti napsauttaa mitä tahansa solua ja täyttää sen haluamallasi tavalla hanke. Joissakin tapauksissa, kuten kulutuksen seuraamiseksi, kannattaa käyttää järjestettyä rivien ja sarakkeiden sarjaa. Muina aikoina, kuten tiimin jäsenluettelon luominen, solujen järjestyksellä ja paikannuksella ei ole suurta merkitystä. Yksi Excelin etu on se, kuinka helppoa se tekee tietojen uudelleenjärjestelystä: valitse solu ja vedä sen reunaa siirtääksesi sen uuteen kohtaan arkilla.
Päivän video
Excel-työkirjat
Jokainen Excel-tiedosto, nimeltään a työkirja, sisältää yhden tai useamman laskentataulukon. Voit vaihtaa työkirjan arkkien välillä käyttämällä ikkunan vasemmassa alakulmassa olevia välilehtiä. Excel 2007:n jälkeen useimmat työkirjat käyttävät tiedostopäätettä XLSX, kun taas vanhemmat versiot ovat käytössä XLS tiedostot. Uudet Excel-kopiot voivat lukea nämä vanhat tiedostot, mutta uuden työkirjan avaamiseksi vanhassa versiossa vanha tietokone tarvitsee Office-yhteensopivuuspaketti.
Nauha välilehdet
Kuten muunkin Officen kohdalla vuodesta 2007 lähtien, Microsoft on korvannut Excelin valikot valintanauhavälilehdillä. Voit ajatella välilehtiä visuaalisina valikoina, jotka pysyvät auki – jokainen välilehti sisältää joukon liittyviä ominaisuuksia selittävine kuvakkeineen. Esimerkiksi Koti-välilehti sisältää yleisimmät vaihtoehdot, kuten fontin ja tekstin värin, kun taas Lisää-välilehti tarjoaa tapoja lisätä taulukoita, tekstilaatikoita ja kaavioita. Yksi välilehti, Tiedosto, toimii eri tavalla. Tiedosto sisältää edelleen perustehtäviä, kuten "Uusi", "Avaa" ja "Tallenna", mutta näyttää nämä tehtävät koko näytön alueella lisäasetuksineen. näkymä kulissien taakse. Esimerkiksi "Uusi"-painike backstage-näkymässä tarjoaa haettavan valikoiman malleja uusille työkirjoille.
Kaavat ja funktiot
Pelkän tekstin ja numeroiden lisäksi solut voivat sisältää kaavat, jotka alkavat aina yhtäläisyysmerkillä. Kaavan avulla Excel näyttää yhtälön tuloksen solussa, mutta pitää tuloksen automaattisesti ajan tasalla, kun muutat sen komponentteja. Peruskaava voi korvata laskimen: kirjoita "=2+4" ja Excel näyttää "6". Kaavat toimivat myös muiden solujen tietojen kanssa: "=A1+B1" lisää solujen A1 ja B1 arvot.
Käytä muita kuin suoran aritmeettisia toimenpiteitä varten toimintoja suorittaa erilaisia toimintoja datalle. Funktioiden kyvyt vaihtelevat yksinkertaisesta matematiikasta, kuten "AVERAGE" solualueen keskiarvoon, tekstin muokkaamiseen, kuten "LOWER" rivin muuntamiseen pieniksi kirjaimiksi. Nämä kaksi termiä sekoitetaan usein, mutta muista, että jokainen solu voi sisältää vain yhden kaava, mutta jokainen kaava voi käyttää useita toimintoja, kuten "=KESKIARVO(A1, B1)+SUMMA(A2, B2)", jos haluat lisätä kahden solun summan kahden muun solun keskiarvoon.
