Vaikka Microsoft Excel 2013:ssa on mahdollisuus avata ja muuntaa PDF-laskentataulukoita, se on äärimmäisen sotkuinen tapaus, joka johtaa aina riveihin hölynpölyyn. Muunna PDF ensin Wordiksi. Tämä reitti on vain hieman sotkuinen, mutta se ei ole mitään verrattuna juna-onnettomuuteen, jonka saat, kun yrität muuntaa PDF-tiedoston suoraan Exceliksi.
PDF-tiedoston muuntaminen Exceliksi
Vaihe 1: Avaa PDF Wordissa
Napsauta PDF-tiedostoa hiiren kakkospainikkeella Resurssienhallinnassa ja valitse Avaa ja napsauta Sana. Kun Word käynnistyy, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa sinua pyydetään vahvistamaan, että olet tiedoston muuntaminen muokattavaan Word-asiakirjaan. Klikkaus OK.
Päivän video
Avaa PDF-tiedosto Microsoft Wordissa
Kuvan luotto: Kuvakaappaus Microsoftin luvalla.
Vaihe 2: Kopioi ja liitä Exceliin
Lehdistö Ctrl-A, sitten Ctrl-C kopioidaksesi kaikki Word-asiakirjan tiedot. Avaa uusi, tyhjä Excel-työkirja ja napsauta solua A1. Lehdistö Ctrl-V liittääksesi tiedot Exceliin.
Korosta kaikki tiedot Wordissa ja kopioi ne.
Kuvan luotto: Kuvakaappaus Microsoftin luvalla.
Vaihe 3: Säädä solujen kokoa
Lehdistö Ctrl-A valitaksesi koko laskentataulukon, jotta voit muuttaa kaikkien sarakkeiden kokoa kerralla. Kun laskentataulukko on kokonaan harmaa, vedä minkä tahansa kahden sarakkeen kirjaimen välinen viiva oikealle, kunnes näet kaikki tiedot. Muuta rivien kokoa tarvittaessa vetämällä rivi kahden rivinumeron väliin.
Hashtagit näkyvät, kun solut ovat liian pieniä niiden hallussa oleville tiedoille.
Kuvan luotto: Kuvakaappaus Microsoftin luvalla.
Vaihe 4: Säädä muotoilua
Kun muunnat PDF-tiedostoa Exceliksi, on yleistä, että muotoilu näkyy huonosti. Esimerkiksi jotkut solut voidaan tasata vasemmalle, kun taas toiset on tasattu keskelle. Korosta solut, jotka on muutettava, napsauta Koti -valikosta ja muuta kohdistusta nauhan kuvakkeiden avulla. Tee muut tarvittaessa muutokset, kuten kirjasinkoko.
Tässä solujen kohdistus ei ole johdonmukainen riveillä B ja D.
Kuvan luotto: Kuvakaappaus Microsoftin luvalla.
Vaihe 5: Oikolue tiedot
Vaikka Excelin tiedot näyttävätkin kunnossa, saattaa esiintyä ongelmia, joita et näe ennen kuin vertaat laskentataulukkoa alkuperäiseen PDF-dokumenttiin. Vedä alkuperäinen PDF-tiedosto verkkoselainikkunaan avataksesi sen ja muuta ikkunoiden kokoa vertaillaksesi niitä vierekkäin tai ylös- ja alaspäin. Kiinnitä erityistä huomiota kaikkiin tietoihin, joissa käytettiin kaavoja. Esimerkissämme kaikki tiedot tulivat hyvin, paitsi summa- ja keskiarvorivi, jotka yhdistettiin yhdeksi soluksi. Voit korjata tietoongelmia kirjoittamalla tiedot uudelleen soluihin tai käyttämällä Excel-kaavoja.
Yksi solu A29 sisältää kaksi riviä tietoja ja se on korjattava.
Kuvan luotto: Kuvakaappaus Microsoftin luvalla.
PDF-tiedoston upottaminen objektiksi
Jos sinun ei todellakaan tarvitse muuntaa kaikkia PDF-tiedoston tietoja laskentataulukoksi, voit upottaa sen objektina kyseiseen laskentataulukkoon. Voit tehdä tämän napsauttamalla Lisää valikosta, valitse Teksti ja sitten Esine. Klikkaa Luo tiedostosta -välilehti ja valitse sitten PDF. Aina kun napsautat upotettua pikkukuvaa, PDF-tiedosto avautuu oletusarvoiseen PDF-katseluohjelmaasi.
Lisää PDF objektina, jotta pääset tarvittaessa käsiksi sen tietoihin.
Kuvan luotto: Kuvakaappaus Microsoftin luvalla.
