Excel 2013 liittää työkirjan automaattisesti sähköpostiisi.
Kuvan luotto: Kuva Microsoftilta.
Jotkut laskentataulukot ovat liian tärkeitä pitääksesi omana tietonasi. Haluatpa sitten tehdä yhteistyötä työtovereiden kanssa, lähettää tiedoston asiakkaalle tai näyttää ystävillesi, että olet vihdoinkin luetteloinut kaikki sarjakuvasi, Excel 2013 tarjoaa useita vaihtoehtoja työkirjan jakamiseen ilman, että sinun tarvitsee avata toinen sovellus. Lähetä linkki mihin tahansa OneDrive-kansiossasi olevaan Excel-tiedostoon tai lähetä se sähköpostilla liitteenä PDF-, XPS- tai Excel XLSX -tiedostona.
Vaihe 1
Poista epäolennainen laskentataulukko napsauttamalla sen välilehteä hiiren kakkospainikkeella.
Kuvan luotto: Kuva Microsoftilta.
Avaa työkirja Excelissä. Tarkista koko työkirja, mukaan lukien jokainen laskentataulukko, varmistaaksesi, että se sisältää vain jaettavat tiedot. Jos esimerkiksi lähetät asiakkaalle hintaerittelyn, varmista, etteivät myös kulut ole mukana. Voit poistaa laskentataulukon napsauttamalla sen välilehteä ikkunan alareunassa ja valitsemalla Poista.
Päivän video
Vaihe 2
Tallenna kopio OneDriveen, jos aiot lähettää linkin sähköpostitse.
Kuvan luotto: Kuva Microsoftilta.
Tallenna työkirja uudella tiedostonimellä, jos teit siihen muutoksia, napsauttamalla "Tiedosto"-valikkoa ja valitsemalla "Tallenna nimellä". Jos päätät lähettää linkin sähköpostin liitteen käyttämisen sijaan, tallenna kopio OneDrive-kansioosi mieluummin kuin omasi tietokone.
Vaihe 3
Napsauta "Sähköposti" Jaa-asetuksissa.
Kuvan luotto: Kuva Microsoftilta.
Napsauta "Tiedosto"-valikkoa, valitse "Jaa" ja napsauta "Sähköposti". Sinulla on neljä vaihtoehtoa lähettää sähköposti Excel: liitteenä Excel-tiedostona, liitteenä PDF-tiedostona, liitteenä XPS-tiedostona tai linkkinä OneDriveen tiedosto.
Vaihe 4
Sähköpostiviestiin liitetty Excel-tiedosto.
Kuvan luotto: Kuva Microsoftilta.
Napsauta "Lähetä liitteenä" -vaihtoehtoa. Excel käynnistää Outlook-ikkunan, johon on jo liitetty XLSX. Kirjoita yksi tai useampi vastaanottajan nimi "Vastaanottaja"-tekstikenttään, lisää viesti ja napsauta "Lähetä". Outlook-ikkuna sulkeutuu automaattisesti.
Vaihe 5
Excel lisää linkin laskentataulukkoon avoimeen sähköpostiikkunaan.
Kuvan luotto: Kuva Microsoftilta.
Napsauta "Lähetä linkki" -kuvaketta Share-ikkunan Sähköposti-asetuksissa vain, jos tiedosto on tallennettu OneDrive-kansioosi. Excel luo automaattisesti linkin kyseiseen tiedostoon ja liittää sen sähköpostiviestiin. Kun lähetät tämän linkin vastaanottajalle, se avautuu Excel Onlinessa. Jos vastaanottajalla ei ole ilmaista Microsoft-tiliä, sama linkki antaa hänelle mahdollisuuden luoda sellainen.
Vaihe 6
Valitse PDF- tai XPS-vaihtoehto sähköpostin liitteille.
Kuvan luotto: Kuva Microsoftilta.
Valitse "Lähetä PDF-muodossa" tai "Lähetä XPS-muodossa" -kuvakkeet, jos et halua vastaanottajan pystyvän muokkaamaan tiedostoa. Windows 8.1 avaa sekä PDF- että XPS-tiedostoja Reader-sovelluksellaan. Nämä ovat myös hyviä valintoja, jos et ole varma, että vastaanottajalla on Microsoft-tili, koska se säästää hänet vaivan hankkimisesta nähdäkseen laskentataulukkosi.
Vaihe 7
Excelin Hanki jakamislinkki -vaihtoehdot.
Kuvan luotto: Kuva Microsoftilta.
Napsauta "Hae jakamislinkki" -kuvaketta Jaa-asetuksissa, jos haluat lähettää linkin sähköpostitse käyttämällä eri sähköpostitiliä tai viestipalvelun kautta. Huomaa, että sinulla on kaksi vaihtoehtoa tässä. Voit saada linkin, jonka avulla vastaanottaja voi muokata dokumenttia, tai linkin, joka on vain katseltavissa. Napsauta "Luo linkki" -painiketta ja kopioi sitten annettu linkki ja liitä se viestiin tai sähköpostiin.
Vaihe 8
Määritä, haluatko käyttäjien muokata tiedostoa vai ei.
Kuvan luotto: Kuva Microsoftilta.
Napsauta "Kutsu ihmisiä" -jakovaihtoehtoa, jos haluat tehdä laskentataulukkoa yhteistyössä muiden kanssa. Kirjoita työtovereiden nimet ja määritä, haluatko heidän muokata tiedostoa vai vain tarkastella sitä. Tämä on samanlainen kuin Get a Sharing Link -vaihtoehto, kahdella tärkeällä erolla. Ensinnäkin, jos käytät SharePointia toimistossasi, voit vaatia vastaanottajia kirjautumaan sisään ennen asiakirjan käyttöä napsauttamalla valintaruutua. Toiseksi, jos et enää halua kenenkään pääsevän tiedostoon, voit palata tähän samaan näyttöön ja napsauttaa "Poista käyttäjä".
