Kuinka tallentaa sähköpostit ulkoiselle kiintolevylle

Sähköpostiarkiston tallentamiseen pitkäaikaista säilytystä varten on useita strategioita. Ulkoisista kiintolevyistä on tullut yleinen ratkaisu tietoarkistointiin, koska ne tarjoavat helpon siirrettävyyden, suuret tietorajoitukset, luotettavuuden ja yleensä alhaiset kustannukset. Riippuen siitä, mitä sähköpostiohjelmaa käytät, arkiston luomiseen on eri vaiheita. Kun sinulla on arkistosi, sen tallentaminen ulkoiseen tallennusvaihtoehtoon on yhtä helppoa kuin arkistotiedoston siirtäminen tai kopioiminen kiintolevyllesi tiedostonhallinnan avulla.

Ulkoiset kiintolevyt ovat houkutteleva ratkaisu pitkän aikavälin tiedontallennustarpeisiin äärimmäisen helppokäyttöisyyden vuoksi. Melkein kaikissa tapauksissa sinun tarvitsee vain kytkeä kiintolevy tietokoneeseesi USB-kaapelilla ja asema näkyy sinulle tiedostonhallinnassa. Tästä eteenpäin sinun tarvitsee vain vetää ja pudottaa datatiedostosi, kuten sähköposti-arkistot, suoraan tälle asemalle ja ne kopioidaan. Ainoat mahdolliset ongelmat näihin laitteisiin liittyvät, jos matkustat niiden kanssa tai liikutat niitä usein. Sisällä on vain yksi kiintolevy, ja sen luotettavuus riippuu siitä, kuinka tarkkuudella aseman mekaaniset osat pystyvät lukemaan levyä. Aseman pudottaminen voi aiheuttaa sisäisiä mekaanisia vaurioita, jotka voivat joissain tapauksissa johtaa tietojen menetykseen.

Network Attached Storage (NAS) -laitteet ovat hieman monimutkaisempia kuin yksinkertaiset USB-pohjaiset ulkoiset kiintolevyt. Tämä johtuu siitä, että NAS-laitteet sisältävät mahdollisuuden muodostaa yhteyden kotisi verkkoon joko Wi-Fi- tai Ethernet-yhteyden avulla ja tarjota data-arkiston pääsyn mille tahansa kotiverkkoosi liitetylle tietokoneelle. Tällaisista laitteista voidaan tehdä ulkoista kiintolevyä luotettavampia, koska voit konfiguroida joihinkin malleihin erilaisia ​​RAID-asetuksia tietojen menettämisen riskin minimoimiseksi. RAID-kokoonpano on sellainen, jossa jokainen levy monilevyisessä järjestelmässä on varmuuskopio kumppaneilleen; jos yksi levy epäonnistuu, sen tiedot voidaan palauttaa toiselta. On myös mahdollista luoda NAS-ratkaisu itse, jos kotonasi on pöytätietokone, jossa on sisäinen kiintolevypaikka, joka ei ole käytössä. Edullisen kiintolevyn lisääminen tällaiseen koneeseen on ratkaisu, jota voit harkita, jos pidät ajatuksesta NAS-laitteesta, mutta et ehkä pidä lisäkustannuksista.

Internet-pilvitallennusvaihtoehdot ovat suosittu tallennusratkaisu, koska näitä palveluita voi käyttää miltä tahansa verkkoselaimelta lähes minkä tahansa tyyppisellä laitteella. Lisäksi jotkin palvelut, kuten Dropbox ja Box.net, tarjoavat myös älypuhelimille sovelluksia, jotka helpottavat tietojen käyttöä. Monet näistä palveluista tarjoavat jonkin verran ilmaista tallennustilaa ja tarjoavat myös suurempia tallennusrajoituksia tilausmaksua vastaan. Näiden palveluiden käytön etu on helppokäyttöisyyden lisäksi se, että tietosi tallennetaan turvallisesti etäpalvelimelle. Odottamattomissa katastrofeissa, kuten kodin tulipalossa tai laitteidesi varkaudessa, tietojesi tallentaminen etäpalvelimelle olisi korvaamatonta.

Jos käytät web-sähköpostipalvelua, kuten mMail, Yahoo Mail tai Outlook.com, sinulla on jo huomattava määrä ilmaista tallennustilaa. Kun nämä palvelut tarjoavat niin paljon tallennustilaa ilmaiseksi, voit todennäköisesti tallentaa vuosia sähköposteja tarvitsematta poistaa viestejä tai murehtia vanhojen viestien arkistointia ulkoiseen tallennustilaan. Kuten pilvipohjaiset tallennusvaihtoehdot, monet näistä sähköpostipalveluntarjoajista tarjoavat lisätallennustilaa maksua vastaan, mikä voi olla hyödyllistä, jos siirrät rutiininomaisesti suuria tiedostoja sähköpostiisi.