Tarrojen tulostaminen Wordin avulla

Postilaatikko
Kuvan luotto: Pexelit

Microsoft Word on jo pitkään sisältänyt malleja tulostettaville tarra-arkeille sekä tavallisille asiakirjoille, kuten kirjeille. Eri toimittajien tarra-asettelujen avulla Word voi joko tulostaa yksittäisen merkinnän tietylle tarralle tai tuottaa koko tarra-arkin kerralla.

Jos Outlook-osoitekirjassasi tai Excel-laskentataulukossa tai Access-tietokannassa on yhteystietoluettelo, Yhdistäminen voi tuoda tiedot luodakseen sarjan tarroja automaattisesti. Vaihtoehtoisesti voit luoda oman postituslistan suoraan Wordissa yhdistämisen aikana. Microsoftin yhdistäminen ei ole taikuutta, mutta se voi toimia melkein niin nopeasti.

Päivän video

Ilmeisesti Yhdistäminen sisältää paljon etuja postitustaloille ja suuryrityksille, jotka suorittavat massapostituksia. Mutta se on jopa erittäin kätevä tavalliselle ihmiselle. Jos sinun ei enää tarvitse lähettää jokaista kirjekuorta käsin, perheesi voi palata takaisin henkeen lähettää kauniita (paperipohjaisia) lomakortteja joka joulukuu. Jos autat paikallisen PTA: n tai partiojoukon johtamisessa, Yhdistämisestä voi olla hyötyä lentolehtisten lähettämisessä.

Kuinka yhdistäminen toimii?

Yhdistämiseen liittyy kolme asiakirjaa. Mitä tulee tarroihin, pääasiakirja on se, jota käytät asettelun määrittämiseen, mukaan lukien yrityksen logo tai palautusosoite lähetystarroissa, jos haluat sisällyttää ne. Tietolähde on postituslistasi, joka sisältää tarroihin tulostettavat osoitteet. Nämä kaksi asiakirjaa yhdessä tuottavat osoitetarrat. Tässä on kaavio:

Yhdistelmäkaavio
Kuvan luotto: Microsoft

On joitain odottamattomia "huijauksia".

Jos käytät esimerkiksi Exceliä, Outlookia tai Accessia tietolähteenä, sinun on noudatettava tiettyjä sääntöjä, jotka eivät välttämättä ole heti ilmeisiä. Kun esimerkiksi käytät Excel-laskentataulukkoa, sinun on varmistettava, että postinumeroiden tai postinumeroiden sarake on muotoiltu tekstiksi, jotta et menetä nollia.

Et voi myöskään käyttää Outlook-yhteystietojasi tietolähteenä, ellet ole määrittänyt Outlookia oletussähköpostiohjelmaksi.

Voi olla yksinkertaisempaa käyttää vain Wordia tietolähteenä, varsinkin jos sinulla on kokemusta Wordin käytöstä, mutta et ole syvästi perillä Microsoftin muista toimiston tuottavuustyökaluista.

Näin voit nopeasti luoda ja tulostaa peruspostitustarroja useimmissa Wordin versioissa, kaikki Wordissa ilman enemmän aikaa vievää ohjattua vaiheittaista yhdistämistoimintoa.

Vaihe 1. Valmistele pääasiakirja tarroja varten

Siirry Wordissa Tiedosto-valikkoon. Valitse Uusi asiakirja ja sitten Tyhjä asiakirja.

Siirry Postitukset-välilehdellä Aloita yhdistäminen -ryhmään ja valitse Aloita yhdistäminen, Tarrat. Tarkista Tarra-asetukset-valintaikkunasta, aiotko käyttää jatkuvan syöttötavan vai arkkisyötön tulostinta.

Merkkien valinta

Kuvan luotto: Jacqueline Emigh/Techwalla

Valitse sitten Tarran tiedot -kohdasta etiketin toimittaja ja tuotenumero, joka vastaa käyttämääsi tarrapakettia. Paina OK.

Vaihe 2 Määritä postituslista Wordissa

Siirry kohtaan Valitse vastaanottajat ja valitse Kirjoita uusi luettelo.

Kirjoita näkyviin tulevassa Uusi osoiteluettelo -valintaikkunassa tiedot jokaisesta postituslistasi jäsenestä kuhunkin sarakkeeseen tarpeen mukaan. (Olemme tehneet tämän alla lyhyellä luettelolla kuvitteellisista hahmoista.)

Kuvitteellinen postituslista

Kuvan luotto: Jacqueline Emigh, Techwalla

Tab-näppäimen avulla voit joko siirtyä sarakkeesta toiseen tai edetä taulukon seuraavalle riville. Luo uusi rivi taulukkoon valitsemalla Uusi merkintä tai painamalla ALT+N.

Helppokäyttöinen ominaisuus nimeltä Mukauta sarakkeita antaa sinulle paljon joustavuutta postitustarroihisi sisällytettävien tietojen suhteen. Kuten alla on osoitettu, voit poistaa sarakkeita, kuten otsikko tai osoiterivi 2. Voit yhtä hyvin poistaa puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet, koska niitä ei yleensä tarvita osoitetarroissa.

Sarakkeiden poistaminen postituslistalta

Kuvan luotto: Jacqueline Emigh, Techwalla

Myös Mukauta sarakkeita -kohdassa voit lisätä uusia sarakkeita, nimetä uudelleen olemassa olevia sarakkeita tai muuttaa sarakkeiden järjestystä luettelossa. Kun olet tehnyt kaikki haluamasi muutokset sarakkeisiin, valitse OK.

Kun olet lisännyt kaikki haluamasi ihmiset luetteloosi, napsauta OK.

Anna uudelle tiedostolle nimi Tallenna osoiteluettelo -valintaikkunassa ja valitse sitten Tallenna.

Kun olet lisännyt kaikki osoitteet postituslistallesi, saat lopulta luettelon yhdistämisen vastaanottajista, joka näyttää tältä:

Yhdistämisen vastaanottajaluettelo

Kuvan luotto: Jacqueline Emigh, Techwalla

Vaihe 4. Lisää osoitteet tarroihisi

Word ei välttämättä tiedä, miten haluat tarrasi suunniteltavan. Siirry seuraavassa vaiheessa kohtaan Osoitelohko määrittääksesi, missä osoitteiden tulee näkyä tarroissa.

Kun olet valinnut Osoitelohkon, napsauta OK. Word lisää osoitelohkon sivun ensimmäiseen osoitetarraan. Valitse sen jälkeen Päivitä kaikki tarrat, jos haluat kopioida osoitekirjan kaikille sivun tarroille.

Vaihe 5. Esikatsele ja tulosta tarrat

Esikatselutulokset -sivulla sinun pitäisi nähdä esikatselu kaikista sivulla olevista osoitteista.

Jos kaikki näyttää nuuskaalta, siirry Valmis ja yhdistä -kohtaan ja tulosta tarrat. Jos olet törmännyt hankaluuksiin tai jos olet päättänyt, että haluat hienomman näköisiä tarroja, palaa Tiedosto-valikkoon ja aloita uusi Tyhjä asiakirja.

Palaa Aloita yhdistäminen -ryhmään, tällä kertaa valitsemalla ohjattu toiminto - tietenkään se, joka on Yhdistämisohjelmassa, ei se, joka on Dorothy's Land of Ozissa.