Sekkien tulostaminen Excelillä

Jos sinulla on pieni yritys, palkanlaskenta on kallis ja aikaa vievä osa toimintaa. Teknologian ansiosta sinun ei kuitenkaan tarvitse maksaa kolmannen osapuolen palvelusta tai investoida kalliisiin ohjelmistoihin luodaksesi paperipohjaisia ​​shekkejä. Voit tulostaa palkkasekit helposti Excelistä, mutta tulostukseen on oltava oikea paperi ja muste, jotta työntekijäsi voivat tallettaa palkkansa.

Ensimmäinen askel, jos haluat tulostaa palkkasekit Excelistä, on etsiä malli. Löydät nämä helposti verkkohaun kautta. Excelin mukana toimitetut perusmallit eivät sisällä shekkejä, mutta voit löytää hyödyllisiä malleja tukiasiakirjoihin, kuten työaikalomakkeet.

Kun olet löytänyt ja ladannut Excelin sekkitulostusmallin, syötät vastaanottajaa ja maksettavia rahaa koskevat tiedot. Tallennat sekin PDF-tiedostona, jonka voit tulostaa ja jakaa työntekijälle.

Sekkitulostusmallin PDF-tiedosto ei riitä. Rahoituslaitokset ovat ahkerasti estämään petoksia, joten et voi tulostaa sekkiä tavalliselle paperille ja antaa sitä viralliseksi. Jos mahdollista, saada vaatimukset rahoituslaitoksilta, joita työntekijäsi käyttävät varmistaakseen, ettei shekkejäsi evätä. Näitä voivat olla paperin, koon ja fontin tiedot.

Kun olet käyttänyt sekkitulostusmallia Excelissä ja luonut sekit PDF-muodossa, seuraava vaihe on varmistaa, että paperi ja muste, joita sinun on käytettävä shekkeihin, toimivat jo tulostimesi kanssa omistaa. Jos ei, sinun on lähdettävä ostamaan uusi tulostin.

Kun tulostat shekin tulostimelle, sen tulee olla raskaammalle paperille kuin mitä käytät jokapäiväiseen tulostukseen. Esimerkiksi, Amerikan pankki edellyttää, että shekit ovat paperilla, jolla on seuraavat tiedot:

• Koot välillä 7,75 x 2,75 tuumaa ja 8,75 x 3,667 tuumaa
• 24 lb välillä. ja 44 lb. paino
• Paperin rakeet kulkevat vaakasuunnassa.

Hyvä uutinen on, että voit ostaashekkitulostuspaperia joka täyttää useimmat pankkien vaatimukset. Vieraile paikallisessa toimistotarvikeliikkeessä tai osta verkossa ja varmista, että paperi on yhteensopiva käyttämäsi tulostimen kanssa.

Et voi vain ajaa shekkejä tulostimen kautta käyttämällä tavallisia mustepatruunoita. Pankit vaativat Magneettisen musteen merkin tunnistus mustetta tai väriainetta tarkastuksia varten. Jos tulostat mustesuihkutulostimella, tarvitset MICR-mustetta, kun taas sekkien tulostaminen lasertulostimella vaatii MICR-väriainetta.

Jos aiot tulostaa palkkasekit Excelistä, kannattaa huomioida myös pankin mustevaatimukset. Bank of Americassa et voi käyttää kaksipuolista tulostusta shekkien tulostamiseen. Jos palkkasekit ovat kaksipuolisia, takapuolelle on painettava ei-MICR-musteella. Jos hyödynnät turvaominaisuuksia, jotka estävät peukaloinnin, kuten vesileimat tai kemialliset aukot, varmista, että tulostusprosessisi on kohdepankkien sääntöjen mukainen.