Sisu
- 1. samm: valmistage oma andmed ette
- 2. samm: proovige soovitust
- 3. samm: kohandage oma pivot-tabelit
- 4. samm: looge oma pivot-tabelid nullist
- 5. samm: investeerige õppimisse
Enne alustamist uurige, mille jaoks täpselt pivot-tabelid sobivad? Lihtsamalt öeldes võimaldavad pivot-tabelid vaadata samu andmeid erinevatel viisidel ja erinevate nurkade alt, et oleks lihtsam teha süvaanalüüsi ja märgata olulisi trende. Näiteks müügitulemuste hindamisel võiksite vaadelda konkreetset inimest, konkreetset toodet või kindlat ajavahemikku. Pivot-tabeli abil saate luua ühe teabekogumi ja seejärel hõlpsalt muuta fookust ühelt asjalt teisele – analüüs, mida oleks tüütu käsitsi teha.
Soovitatavad videod
Pange tähele, et teil on vaja Excel 2016 täisversioon Pivot-tabelite kasutamiseks. Universaalne Windowsi platvorm (UWP) Exceli Windows 10 versioon ei sisalda seda ja paljusid muid Exceli täiustatud funktsioonid. Lõpuks, kui soovite proovida uusi Exceli funktsioone, liituge Office Insider programm ja võib-olla olete esimene, kes kogeb uut liigendtabeli funktsiooni.
Seotud
- Kuidas leida oma Windows 11 tootenumber
- Microsoft haldab teie kontorit. Microsoft 365 Personal soovib juhtida ka teie perekonda
1. samm: valmistage oma andmed ette
Võib-olla on kõige olulisem samm Exceli pivot-tabelite kasutamisel andmete hoolikas korraldamine. Lihtsaim viis seda teha on kasutada Exceli tabelid, mis võimaldab teil lisada ridu, mis lisatakse teie liigendtabelisse alati, kui vajutate nuppu Värskenda. Kuid vähemalt soovite, et teie andmed oleksid tabeli kujul koos informatiivsete veerupäiste ja järjekindlate andmetega veergudes.
Oletame näiteks, et soovite analüüsida oma ettevõtte müügiteavet. Teil on kuus müüjat, kes müüvad kolme toodet mitmes piirkonnas. Teie tooted on kohandatud iga kliendi jaoks ja seetõttu on hinnad erinevad. Siin on näidistabel väljamõeldud teabega, mis annab teile aimu, kuidas andmeid liigendtabelit silmas pidades korraldada.
Tabel loodi lihtsalt esmalt andmete sisestamisega, seejärel kogu vahemiku valimisega ja seejärel valikuga Lisa > Tabel. Jällegi, te ei pea seda sammu tegema, kuid see on soovitatav, kui soovite hiljem lisada rohkem andmeridu ja hõlbustada pivot-tabeli värskendamist.
Mark Coppock/Digitaalsed trendid
2. samm: proovige soovitust
Excel on täis vahvaid nippe, mis muudavad andmetega töötamise lihtsamaks ja võimalusel proovib see ära arvata, mida soovite saavutada, ja seejärel automaatselt sooritada mõned sammud. Seda abistavat olemust demonstreerib siin tööriist Recommended PivotTables, mis vaatab teie andmeid ja pakub mõningaid loogilisi võimalusi asjade analüüsimiseks ja esitamiseks.
Soovitatud pivot-liigendtabeli kasutamiseks avage lihtsalt Sisesta > Soovitatavad PivotTable-liigendtabelid. Excel pakub teile kaalumiseks mõningaid võimalusi. Meie näites pakub Excel luua 10 erinevat pivot-tabelit, mis vaatavad meie müügiandmeid mitme erineva nurga alt. Pange tähele, et veergude sildistamine on oluline. Excel loeb neid päiseid ja pakub soovitusi, mis on kõige mõistlikumad. Kui soovite vaadata näiteks müügihindu, ärge kasutage terminit "kulu", sest Excel lähtub oma soovituses sellest lähtuvalt.
Üks soovitus on "Kliendi müügi kogusumma". Kui valime selle valiku, jätkab Excel pivot-tabeli loomist.
Mark Coppock/Digitaalsed trendid
Pange tähele, et liigendtabel kuvab ainult neid andmeid, mis on meie praeguse analüüsi jaoks asjakohased. Paremal küljel leiate kriteeriumid, mida Excel kasutas selle loomisel dialoogiaknas PivotTable Fields. Seda, mida igaüks neist väljadest tähendab, käsitleme järgmises kohandamise jaotises.
3. samm: kohandage oma pivot-tabelit
Kõik selle dialoogi üksused on teie pivot-tabeli toimimise määramiseks olulised. Klõpsake konfiguratsiooni hammasrattal, et muuta selle dialoogi välimus teie jaoks kõige paremini sobivaks.
Väljade valik
Siin saate valida, millised veerud oma liigendtabelisse kaasata. See, kuidas need andmed liigendtabelisse sisestatakse, sõltub nende esindatavate andmete tüübist – Excelist selgitab välja, kas lisada liigendtabelisse veerg või lisada välja andmed tabelisse laud. Näiteks kui valite „Üksused”, eeldab Excel, et soovite lisada iga kliendi jaoks üksuste arvu.
Mark Coppock/Digitaalsed trendid
Teisest küljest, kui valite "Kuupäev", paigutab Excel andmed tabelisse ja korraldab müügid nende toimumise aja järgi.
Mark Coppock/Digitaalsed trendid
Kui töötate oma pivot-tabelitega, saate katsetada, et näha, kuidas väljade lisamine ja eemaldamine kuvatavaid andmeid mõjutavad. Näete, et Excel teeb mõistlike valikute tegemisel suurepärast tööd, kuid saate ka asju muuta, kui Exceli valikutel pole mõtet.
Filtrid
Kui soovite kuvatavaid andmeid piirata, lohistage üksused väljade valikuloendist jaotisesse „Filtrid”. Näiteks kui lohistate jaotise "Filtrid" jaotisesse "Kliendi", saate hõlpsalt kuvada ainult ühe või teatud kliendi andmeid.
Mark Coppock/Digitaalsed trendid
Veerud
Lohistates välju jaotisesse „Veerud”, saate laiendada andmete esitamise viisi. Jällegi, kui lohistate välja sellesse jaotisse, proovib Excel välja selgitada, kuidas soovite andmeid esitada. Näiteks kui lohistate "Kuupäev" jaotisesse "Veerud", kuvab Excel müügid kokkuvõtlikult kõige loogilisema ajaperioodi kohta, mis antud juhul on kuus. See oleks kasulik, kui teie peamine mure oleks igakuiselt müüdud summa, võttes arvesse klientide ostuharjumusi.
Mark Coppock/Digitaalsed trendid
read
Samamoodi saate lohistada välju jaotisesse „Read”, et manustada liigendtabeli ridadesse erinevaid andmeid. Jällegi, kui lohistame "Kuupäeva" jaotisesse "Read", jagab Excel müügid klientide lõikes kuus, kuid andmed võetakse kokku klientide, mitte kuude lõikes, nagu eelmises näites. Sel juhul muretsete peamiselt selle pärast, kui palju igale kliendile müüsite, kuid soovite ka näha ajapõhiseid suundumusi.
Mark Coppock/Digitaalsed trendid
Väärtused
Lõpuks määrab jaotis „Väärtused”, kuidas te oma andmeid analüüsite. Kõigis meie senistes näidetes oleme vaadelnud kogumüüki. Kui klõpsate selles jaotises allanoole klahvi, saate konfigureerida väärtusvälja sätteid, et vaadata teistsugust arvulist arvutust.
Mark Coppock/Digitaalsed trendid
Oletame näiteks, et soovite kogumüügi asemel vaadata müügi keskmisi näitajaid. Valige väärtusvälja seadete dialoogis lihtsalt „Keskmine”. Saate määrata ka numbrivormingu, et tulemused oleksid kõige mõistlikumad.
Mark Coppock/Digitaalsed trendid
Nüüd, selle asemel, et võtta arvesse klientide kogumüüki ja seejärel kogusummat arvutada, vaatame keskmist müüki ettevõtete kaupa ja seejärel kogu ettevõtte keskmist müüki. See aitaks hinnata, millised kliendid on näiteks müügis keskmisest kõrgemad või madalamad ja kes väärivad seetõttu kõige rohkem (või vähem) tähelepanu. Võib-olla ei vääri meie näites Acme Engineering ja Jones Roofing nii palju müügitähelepanu kui teised.
On selge, et pivot-tabelid pakuvad hulgaliselt võimalusi andmete viilutamiseks ja kuubikuteks lõikamiseks. Pivot-tabelite tõhusa kasutamise nipp seisneb selles, et enne valikute rakendamise alustamist tuleb täpselt otsustada, mida soovite näha. Samuti soovite veenduda, et teie andmed vastaksid sellele, kuidas olete tabeli üles seadnud ja kuidas olete oma päiseid nimetanud. Mida hoolikam olete asjade seadistamisel, seda tõhusamad on teie pivot-tabelid.
4. samm: looge oma pivot-tabelid nullist
Kui olete pivot-tabeli funktsiooniga ringi mänginud ja saanud veidi arusaama sellest, kuidas erinevad valikud teie andmeid mõjutavad, võite alustada pivot-tabeli loomist nullist. Protsess sarnaneb soovituse kasutamisega, ainult valite Sisesta > PivotTable ja valite seejärel esimese sammuna käsitsi andmed.
Meie puhul tähendab see tabeli 1 valimist, kuid võime valida ka andmevahemiku või hankida välisest andmeallikast. Samuti saame otsustada, kas tahame luua uue töölehe või paigutada pivot-tabeli oma andmete kõrvale kindlasse kohta olemasoleval töölehel.
Mark Coppock/Digitaalsed trendid
Kui oleme valiku teinud, kuvatakse meile tühi pivot-tabel ja meie PivotTable-liigendtabeli väljade dialoog.
Mark Coppock/Digitaalsed trendid
Enda pivot-tabeli loomine on siis lihtsalt väljade valimine ja andmete arvutamise ja kuvamise viiside määramine. Oletame, et tahame näha, kuidas müügimeestel kuus toimis ja aasta müügitulu kogusumma. Valiksime väljad "Müügimees", "Kuupäev" ja "Kogu müük", lohistaksime välja "Müügimees" jaotisesse "Filtrid" ja konfigureeriksime valuutana kuvatavad väärtused. Excel lisab asjakohased kuupäevaüksused automaatselt jaotisesse „Read” ja eeldab, et tahame näha summasid.
Mark Coppock/Digitaalsed trendid
Vaikimisi näitab Excel kõigi müügiinimeste kõiki andmeid. Samuti saame valida ühe müüja, kes näeb ainult tema andmeid. Sel juhul näeme, et Judy Frenchil oli müük vaid kolme kuuga, kuigi tema müügisumma oli märkimisväärne. See võib tähendada, et tema müügiprotsess oli pikem, kuna ta püüdis kalade asemel vaalu – see on väärtuslik järeldus, kui see on täpne. Võib-olla oleks hea mõte investeerida assistendisse, et aidata Judyl müüki kiiremini lõpetada.
Mark Coppock/Digitaalsed trendid
5. samm: investeerige õppimisse
Kui tahad saada tõesti oskab Exceli pivot-tabeleid kasutada, pühendage veidi aega erinevate andmetüüpide kasutamise kohta. Microsoft pakub oma koolitusressursse ja neid on hulk kolmanda osapoole koolitajad kaaluma.
Üldiselt tähendab see aga Excelisse süvenemist viisil, mis ei kuulu selle juhendi reguleerimisalasse. Loodetavasti näete nüüd, kuidas pivot-tabelid võivad olla võimas tööriist teie andmete analüüsimisel ja alustamine on suhteliselt lihtne, kui teie andmed on õiget tüüpi konfigureeritud laud. Ja me ei saa piisavalt rõhutada, kui oluline on enne alustamist teada, mida soovite oma pivot-tabeliga saavutada.
Toimetajate soovitused
- Kas kasutada Office'i? Selle Microsofti muudatuse tõttu võib teie arvuti olla ohus
- Kuidas kaitsta Exceli faili parooliga
